Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Driekwart van de ondernemers probeert de productiviteit binnen hun bedrijf te verhogen. Dit blijkt uit onderzoek van het CBS. Een belangrijk onderdeel hiervan is het invoeren van efficiëntere processen. Door procesmanagement zo effectief mogelijk in te richten, bespaar je waardevolle tijd én zorg je ervoor dat je tijdig kunt inspelen op veranderingen. In dit artikel ontdek je negen stappen waarmee je het beste resultaat bereikt als het gaat om procesmanagement.
De term ‘procesmanagement’ wordt vooral binnen het bedrijfsleven gebruikt wanneer we het hebben over het inrichten, beheren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Belangrijk hierbij is het creëren van een goede samenhang tussen organisatie en omgeving, procescomponenten en de verschillende disciplines. Processen staan niet op zichzelf, maar ondersteunen de hele organisatie.
Er bestaan verschillende invalshoeken om procesmanagement te definiëren. Bijvoorbeeld:
Deze vier definities overlappen grotendeels. Je past niet slechts één insteek toe. Voor optimaal procesmanagement is het belangrijk om ze alle vier in te zetten. Procesoptimalisatie bestaat dus uit verbeteren, modelleren, beheersen en veranderen.
Waarom zou je aandacht besteden aan procesmanagement binnen je organisatie? Procesmanagement stelt je in staat om toegevoegde waarde richting jouw klanten te leveren op het gebied van kwaliteit, snelheid en compliancy. Door het implementeren van procesmanagement werk je als organisatie slimmer, efficiënter en veiliger. Herken je één van de volgende vier situaties binnen je organisatie? Dan is het tijd om aan de slag te gaan!
Merk je dat processen vaak niet goed door kunnen lopen door externe of interne factoren? Het kost vaak extra tijd en werk om dit weer te herstellen, wat de snelheid binnen je organisatie niet ten goede komt.
Gegevens die in meerdere systemen moeten worden ingevuld, dezelfde handelingen meerdere malen moeten uitvoeren en meerdere overleggen over hetzelfde onderwerp: het zijn allemaal voorbeelden van iteratieslagen. Als dit vaak gebeurt, kost dit probleem je organisatie veel tijd.
Zijn de dagelijkse processen binnen je organisatie nog niet in kaart gebracht en heeft niemand een idee hoe deze eruitzien? Dit kan leiden tot verwarring, verspilling en extra werk. Door inzichtelijk te maken welke processen plaatsvinden, wat de bijbehorende stappen zijn en wie verantwoordelijk is, krijg je alle neuzen dezelfde kant op.
Als je onvoldoende aan procesmanagement doet, weet je ook niet waar de zwakke en sterke punten binnen je organisatie liggen. Je moet weten hoe het reilt en zeilt binnen je organisatie om deze punten te herkennen. Weet je dit niet? Dan is je organisatie niet goed beschermd tegen risico’s en mis je wellicht kansen.
In de volgende alinea’s ontdek je hoe je je procesmanagement goed kunt inrichten met procesflows, procesmodellering en de juiste software.
De eerste stap naar gedegen procesmanagement is het in kaart brengen van alle procesflows. Met een procesflow bedoelen we de schematische weergave van alle stappen die nodig zijn om een proces uit te voeren. Aan de hand van zo’n procesflow kun je in één oogopslag zien hoe processen verlopen, welke afdelingen erbij betrokken zijn en waar de risico’s en kansen voor procesoptimalisatie liggen.
Je krijgt met een visueel uitgewerkte procesflow veel meer grip op processen. Wil je aan de slag met procesoptimalisatie? Definieer dan eerst alle bestaande procesflows. We geven je graag een paar tips voor het uitwerken van een overzichtelijke procesflow:
Procesmodellering, een waardevolle tool voor procesmanagement, is een verzameling van methoden om bedrijfsprocessen schematisch in kaart te brengen. Dit doe je aan de hand van een procesmodel. Deze modellen zijn een krachtig middel om processen te visualiseren én om processen te ontwerpen. Je ziet nieuwe mogelijkheden namelijk sneller als je een proces visueel maakt.
Hieronder vind je drie modellen op die jouw organisatie kunnen helpen bij het optimaliseren van processen.
Deze modellen kun je inzetten bij een procesoptimalisatietraject. Met slimme procesmanagementsoftware zorgt je ervoor dat dit traject succesvol wordt. Deze software helpt je onder andere bij het koppelen van verbeteracties en eigenaren, wat helpt als je processen gaat optimaliseren.
Om procesmanagement te optimaliseren, is het fijn om volgens een vast stappenplan te werken. Om je goed op weg te helpen, hebben we deze stappen hieronder voor je uitgewerkt.
Met de procesmanagementsoftware van Zenya kun je eenvoudig procesflows in kaart brengen, bedrijfsprocessen modelleren en eigenaarschap borgen. Dit helpt organisaties om het overzicht te houden en inzicht te krijgen, onder andere met realtime rapportages. Op basis hiervan kun je aan de slag met procesoptimalisatie.
Waarom zou je kiezen voor procesmanagementsoftware?
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
