Steeds meer organisaties maken gebruik van een documentmanagementsysteem (DMS). Maar bij de aanschaf van een dergelijk systeem, spookt er vaak een hele belangrijke vraag door het hoofd, namelijk: ‘als ik kies voor een DMS, moet ik dan afscheid nemen van SharePoint?’. Het antwoord hierop is ‘nee’. Sterker nog: misschien is het wel slim om ze beide in te zetten. Er heersen behoorlijk wat misverstanden en halve waarheden over hoe het werkt. Tijd om deze eens onder de loep te nemen en op te helderen. En wie kan ons beter uitleggen hoe dat in elkaar steekt dan Hilbert Leijen, Technisch Directeur bij Infoland?

Hilbert, kan je ons eerst even uitleggen wat een DMS nu eigenlijk is?

“Natuurlijk, een documentmanagementsysteem is een software oplossing voor het opslaan en beheren van documenten. Het is vooral bedoeld om verschillende processen rondom documenten efficiënter te maken. Er zijn verschillende oplossingen voor documentbeheer. Laten we beginnen bij SharePoint. Hoewel SharePoint vaak wordt weggezet als een alternatief voor een fileserver, is het veel meer dan dat. SharePoint is namelijk een documentmanagementsysteem, waarbij je de mogelijkheid hebt om een geavanceerde mappenstructuur aan te brengen, versiebeheer toe te passen en die ook een goede zoekfunctie biedt. Daarnaast is rechtenbeheer mogelijk en samenwerken in documenten is voor professionals een groot voordeel van werken met SharePoint.”

Dat klinkt als een prima product?!

“Dat is het ook. Microsoft heeft sinds de introductie in 2002 behoorlijk aan de weg getimmerd met SharePoint. De versie uit 2010 werd op dat moment neergezet als dé oplossing voor alle documentbeheer problemen. En ook sinds 2010 is het product verder ontwikkeld en verbeterd. Maar toch is er in de markt behoefte aan andere oplossingen. Organisaties hebben wensen op het gebied van kwaliteitsmanagement en auditmanagement waaraan SharePoint niet altijd kan voldoen, tenminste niet in de meeste configuraties. En dat heeft geleid tot de opkomst van andere documentmanagement oplossingen.”

Is een DMS als Zenya dan een concurrent voor SharePoint?

“Dit wordt inderdaad vaak gedacht, maar wij zien dat anders. In principe is elk DMS een concurrent voor SharePoint, maar wij zien dat SharePoint vooral een vrij algemene oplossing is. Een DMS als Zenya DOC is een documentmanagementsysteem met een specifiek doel, namelijk up-to-date documenten aanbieden aan professionals waarmee kwaliteit geborgd kan worden.

Zenya DOC kent een aantal verschillen ten opzichte van SharePoint.

De belangrijkste drie zijn:

Interactieve documenten: in plaats van statische, lange documenten met procesbeschrijvingen, protocollen etc. biedt Zenya DOC je de informatie op een interactieve manier aan. Aan de hand van enkele vragen komt de gebruiker op de juiste plek binnen het document uit, zonder te hoeven zoeken. Daarnaast voegen foto’s en filmpjes extra gebruikersgemak toe.
De learning loop: de professionals die met de documenten in Zenyawerken, kunnen hier over het algemeen geen wijzigingen in aanbrengen. Dit is ook niet wenselijk vanuit kwaliteits- en compliance oogpunt. Maar er is wel een wens om feedback op documenten te kunnen geven, zodat er een learning loop ontstaat. Zodra een professional terugkoppeling geeft op een bepaald document, ontvangt de beheerder/eigenaar van het document een bericht. Als de terugkoppeling is verwerkt, gaat er een bericht naar de aanvrager.
Een specifieke oplossing: Zenya DOC is een product specifiek bedoeld voor kwaliteitsmanagement. Een product dat ook nog eens gebruiksvriendelijk en intuïtief werkt, waarvoor technische kennis, ook als beheerder, geen vereiste is.

Bedoel je dan dat Zenya prima in combinatie met SharePoint gebruikt kan worden?

“Organisaties die nog geen SharePoint gebruiken, hoeven dit uiteraard niet te doen als ze voor Zenya kiezen. Aangezien dit een eigen ontwikkeling van Infoland is, die geen gebruik maakt van SharePoint technologie, kan dit standalone draaien. Organisaties die wel gebruik maken van SharePoint, of dit overwegen te gaan doen, hoeven absoluut geen afscheid te nemen van SharePoint. Het gebruik heeft namelijk ook voordelen. Voor bijvoorbeeld documenten met een korte levensduur, die niet van belang zijn voor kwaliteitsmanagement, is SharePoint een goede oplossing. Voor documenten waar beheer, compliance en borging van kwaliteit wél van belang is, denk aan werkinstructies, protocollen en procesbeschrijvingen, kan dan een specifiek DMS gebruikt worden.”

Vinden professionals het niet vervelend om meerdere systemen te gebruiken?

“Dit is een terecht punt. Een eindgebruiker wordt inderdaad niet gelukkig van een overdaad aan verschillende systemen en apps. Vandaar dat wij een integratie tussen SharePoint en Zenya, maar ook met diverse intranetoplossingen, aanbieden. Hierdoor maak je als organisatie gebruik van het beste van twee werelden binnen DMS, maar bied je het aan je eindgebruikers als één oplossing aan.

Omdat steeds meer organisaties overstappen op, of beginnen met, SharePoint Online, ligt daar onze focus wat betreft integratie. Maar ook in andere situaties zijn er mogelijkheden.

“Hoe je jouw documentmanagementsysteem namelijk ontsluit voor de professionals, maakt verschil in hoe zij de software gebruiken en ervaren. Voor de kwaliteitsmanager is het belangrijkste dat de documenten die ertoe doen, op de juiste manier gebruikt worden. Zodat ook voor een audit geborgd is dat de juiste documenten aan de juiste personen op het juiste moment worden aangeboden. Voor de gebruiker is het prettig als alle documenten, vanuit welk systeem dan ook, zoveel mogelijk op één plek gevonden kunnen worden.”

Hilbert, bedankt voor je heldere uitleg! Een specifiek DMS is dus vooral een aanvulling op SharePoint en kiezen is niet nodig!

Benieuwd hoe Zenya DOC binnen jouw organisatie het verschil kan maken? Onze experts gaan hier graag met je over in gesprek.