Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.De digitalisering van onze maatschappij heeft in 2020 een flinke sprong moeten maken: als het niet nodig is om bij elkaar te komen, doen we dat op dit moment ook niet. Voor branches waarbij voornamelijk met de handen gewerkt wordt, is dit een relatief nieuw fenomeen en zorgt het ook voor uitdagingen. Vandaag bekijken we één van die uitdagingen: hoe zorg je dat je veilig blijft werken met VCA, nu en in de toekomst?
VCA, we kennen er verschillende varianten van. Maar dat weet je vast al. Wil je toch nog even de verschillen weten?
VCA staat voor VGM (Veiligheid, Gezondheid en Milieu) Checklist Aannemers. Voor werknemers is er de B-VCA (Basisvaardigheden) en voor leidinggevenden de VOL-VCA (Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden). Wil je als opdrachtgever laten zien dat je veiligheid serieus neemt, dan doe je dat met de VCO (VGM Checklist Opdrachtgevers) en in de uitzendbranche kennen we de VCU voor uitzendkrachten en de VIL-VCU voor intercedenten en leidinggevenden. Het zijn nogal wat certificeringen die allemaal één gezamenlijk doel hebben: veilig, gezond en duurzaam werken.
Binnen verschillende branches is een VCA certificaat verplicht, voor organisaties en werknemers, maar ook voor zelfstandigen. Nadat je het certificaat gehaald hebt, is dit te vinden in het Centraal Certificaten Register én is het belangrijk dat je je kennis up-to-date houdt. Jaarlijks wordt er bij organisaties een externe audit gehouden om te checken hoe het ervoor staat. Daarnaast hebben de certificaten een geldigheid:
Eenmaal behaald blijft er werk aan de winkel: een organisatie moet jaarlijks laten zien hoe de vlag erbij hangt en certificaten moeten na verloop van tijd vernieuwd worden.
Via de VCA-organisatie kun je checklists downloaden of fysiek bestellen voor de verschillende certificeringen, inclusief toelichting. Maar zo’n boekje of download raak je gemakkelijk kwijt, vooral ‘in het veld’. Nu kun je dit als organisatie ook opslaan in een documentmanagementsysteem, samen met alle relevante informatie en documenten die erbij horen.
Maar het kan nog gemakkelijker. Zoals veel normkaders is ook VCA standaard in te stellen in ons kwaliteitsmanagementsysteem. Daardoor zijn de documenten eenvoudig beschikbaar te maken in het DMS, maar je kunt ook gemakkelijk checklists inladen of inspecties uitvoeren die aan de voorwaarden van VCA voldoen. Zo ga je ook goed voorbereid de jaarlijkse audit in.
Binnen de VCA-norm is het verplicht voor organisaties om incidenten te melden en analyseren en om daar eventueel verbetermaatregelen voor in te stellen. Om de meldingsbereidheid te verhogen bij medewerkers, aannemers en andere uitvoerders is het belangrijk dat er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.
Een belangrijk punt hierin is dat er psychologische veiligheid ervaren wordt. Dit komt erop neer dat men zich niet bezwaard moet voelen om een melding te maken, of het nu gaat om een (bijna-)incident, een klacht of iets anders.
Maar evenzo belangrijk is dat het proces van melden, maar ook het opvolgen van meldingen en eventueel analyseren hiervan, zo laagdrempelig mogelijk wordt gemaakt. Een (bijna-)incident doet zich vrijwel altijd op locatie voor en niet als je achter een bureau zit. Meldingen kunnen maken met een app op smartphone of tablet draagt eraan bij dat dit gemakkelijk en snel, altijd en overal, gedaan kan worden. De mogelijkheid om vanuit de app foto’s van de situatie te maken en toe te voegen draagt bij aan de duidelijkheid van een melding.
Een handig dashboard maakt vervolgens in één oogopslag duidelijk welke meldingen er zijn gedaan, welke nog openstaan en waar actie vereist is. En van wie. Maar het maakt het ook mogelijk om eenvoudig meldingen te groeperen, bijvoorbeeld om een incidentanalyse op uit te voeren. Zie dit allemaal maar eens voor elkaar te krijgen met een ouderwetse Excel-lijst!
Een andere vereiste binnen VCA voor organisaties is het houden van toolbox meetings. Dit zijn meetings met een bepaald thema omtrent veiligheid, gezondheid en duurzaamheid en zijn bedoeld om de kennis op te frissen en het veiligheidsbewustzijn te verhogen.
Deze bijeenkomsten bestaan traditioneel uit lesmateriaal dat klassikaal doorgenomen wordt, waarna elke deelnemer een handtekening moet zetten op een presentielijst die bewaard moet blijven. Maar hoe ga je om met dit soort verplichtingen in een periode waarin fysiek samenkomen, vooral binnen in grotere groepen, niet wenselijk is?
Toolbox meetings laten zich perfect omzetten in e-learnings, met laagdrempelige software die bijvoorbeeld ook door onderwijsinstellingen gebruikt wordt. Door middel van beeldmateriaal kan de stof overgedragen worden en in plaats van een presentielijst kan iedere deelnemer een korte kennistoets maken. Naast dat dit telt als handtekening op een presentielijst, wordt hiermee ook direct gecheckt of de stof een beetje is overgekomen. Dat maakt van een toolbox meeting een leermoment waarbij niet alleen aanwezigheid telt, maar evenzogoed of er opgelet wordt. En de presentielijst is direct digitaal vastgelegd en kan gemakkelijk bewaard én getoond worden.
Het leek voor veel organisaties misschien een uitdaging om het proces rondom VCA te digitaliseren, toen dat ineens nodig was. Maar zoals dat wel vaker gaat met dingen die door externe factoren ineens omgegooid moeten worden, bleek al snel dat dit helemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn. Sterker nog: het komt het proces zelfs ten goede om het veel meer digitaal uit te voeren. Al was het maar omdat je op die manier alle informatie op één plek hebt staan en dat deze ook altijd up-to-date is.
Loopt jouw organisatie ook tegen uitdagingen aan op het gebied van de VCA-norm en wil je hierover eens van gedachten wisselen? Onze experts denken graag met je mee! Wil je liever zelf zien hoe onze software je kan helpen bij de VCA-normering? Vraag dan vrijblijvend een demo aan!
Neem vrijblijvend contact op met onze experts! Wij denken graag met je mee.
