Veilig werken met en door externen

Iedere organisatie heeft er wel eens mee te maken: externe partijen die specifieke werkzaamheden komen uitvoeren. Je kunt daarbij denken aan een monteur, elektricien, lasser, maar ook auditeurs.

Deze externen moeten hun werk veilig kunnen doen, en als opdrachtgever of inhurende partij ben je daarvoor medeverantwoordelijk. Ook is het belangrijk om zicht te hebben op wie er op welk moment aanwezig is op een locatie, bijvoorbeeld in het geval van calamiteiten.

Veel organisaties hebben daarom een proces voor werkvergunningen. Hiermee wordt de kwaliteit en veiligheid geborgd. Alleen zijn die processen niet altijd even gemakkelijk ingericht, waardoor ze behoorlijk arbeidsintensief kunnen zijn.

Hoe je dit kunt automatiseren zodat de processen wél efficiënt uitgevoerd worden? Dat leggen we je graag uit.

Het proces van werkvergunningen

Wat de aanvraag ook is en binnen welke branche je ook opereert, het proces voor het aanvragen en verstrekken van werkvergunningen ziet er meestal behoorlijk hetzelfde uit. De stappen zijn dan als volgt:

1. Aanvraag – in deze stap wordt geïnventariseerd en vastgelegd wie er komt, wanneer en welke werkzaamheden deze persoon uit gaat voeren. Indien bekend voeg je ook informatie toe over welk gereedschap etc. benodigd is en/of meegenomen wordt.
2. Beoordeling – de beheerder moet de aanvraag beoordelen. Betreft het werk met een verhoogd risico, dan moet er soms een taak-risico-analyse worden uitgevoerd.
3. Goedkeuring of afwijzing – afhankelijk van de informatie uit bovenstaande stappen, wordt de aanvraag goed- dan wel afgekeurd. Bij afkeuring zal het proces in de meeste gevallen opnieuw opgestart worden, want de werkzaamheden zullen toch uitgevoerd moeten worden.

Kennen we deze workflow niet ergens van?

Veel organisaties hebben al diverse meld- en aanvraagprocessen gedigitaliseerd. Bij het proces omtrent werkvergunningen is dat veel minder het geval. Dat is niet alleen qua efficiëntie een gemiste kans; eigenlijk is het ook best vreemd. Want als het proces zo lijkt op dat van bijvoorbeeld het afhandelen van andere meldingen of aanvragen, dan zou het helemaal niet zo moeilijk hoeven te zijn, toch?

Een workflow management systeem als Zenya FLOW kan je hierbij helpen. Gebruik je het systeem al voor het afhandelen van meldingen, incidenten of andere aanvragen, dan is het vaak vrij eenvoudig om een van de bestaande workflows te gebruiken als basis voor het vastleggen van het proces van werkvergunningen. Dat vergt enkele aanpassingen, maar de basis is dan al bruikbaar.

Voordelen van het digitaliseren van het proces van werkvergunningen

Het digitaliseren van werkprocessen kan behoorlijk wat voordelen opleveren. Zo zagen we bij ICL al dat het proces van nieuwe productaanvragen (NPR’s) van weken teruggebracht kan worden naar dagen. Daarbij heeft ook iedere belanghebbende altijd zicht op hoe het met een aanvraag staat, dankzij Zenya FLOW.

De productaanvraag van ICL kan ook vergeleken worden met een aanvraag van een werkvergunning, al is de workflow van ICL wel een stuk complexer. Maar ook hier is de basis gelijk. En dus zijn de voordelen die ICL benoemt, ook heel goed van toepassing op andere digitale workflows, zoals het proces rondom werkvergunningen.

Aan welke voordelen kun je dan zoal denken?

• Uniformiteit: alle aanvragen worden op dezelfde manier ingediend en afgehandeld.
• Snelheid: het aantal administratieve taken wordt verminderd en automatisering levert sowieso meer snelheid op.
• Volledigheid: een aanvraag kan pas worden ingediend of behandeld als deze compleet is. Is het dat niet, missen er gegevens of zijn deze niet correct ingevuld, dan kan de aanvraag eenvoudig worden geparkeerd of teruggezet naar de indiener.
• Verantwoordelijkheid is geborgd: aanvragen blijven niet meer liggen en iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt en wanneer. Dit is ook in te zien. Dat geldt ook voor de gemaakte afspraken, zo blijft je kwaliteit geborgd.
• In- en overzicht: dankzij slimme dashboards heb je altijd inzicht in de voortgang van aanvragen, of deze nu net zijn binnengekomen, in behandeling zijn of al zijn afgehandeld. Ook behoud je een realtime overzicht op wat er speelt.
• Toegankelijkheid: alle informatie van een aanvraag is eenvoudig te raadplegen, op één vaste plek. Zo kun je de geldigheid van een werkvergunning gemakkelijk vastleggen en inzien.

Veilig werken met en voor externen geborgd met workflow management

Het proces rondom werkvergunningen is belangrijk om de veiligheid van de externe partij(en) te borgen, samen met de veiligheid van je eigen medewerkers. Daarnaast is het belangrijk om je kwaliteit te kunnen garanderen.

In veel branches is dit al een standaard onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden, vooral bij organisaties met hoog-risico-werk. Daar is het belangrijk dat de externe ook weet hoe hij/zij veilig kan werken op jouw locatie.

Maar ook voor andere organisaties kan het geen kwaad om hier eens over na te denken. Want weet jij altijd wanneer er externen op jouw locatie zijn? En wat doe je in het geval van een calamiteit, zoals een brand of ander ongeval?

Ook in die gevallen is het goed te weten dat er een externe aanwezig is, zodat je ook van die persoon de veiligheid kunt borgen, wat er ook gebeurt.

Kan jouw proces omtrent werkvergunningen of het registreren van werkzaamheden van externen verbeterd worden? Het digitaliseren van het proces met Zenya FLOW zou ook voor jou een oplossing kunnen zijn.