Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Tegenwoordig streven veel organisaties accreditatie of certificering na. Zo’n accreditatie of certificering is een stempel van goedkeuring waarmee je aantoont dat het interne kwaliteitssysteem van je bedrijf goed georganiseerd is.
Het behalen van zo’n accreditatie of certificaat is nagenoeg altijd een goed idee; het geeft bijvoorbeeld je klanten en leveranciers extra vertrouwen in het reilen en zeilen van jouw bedrijf.
Wanneer er veel verbeterd moet worden, kan het ook veel papierwerk opleveren. Voor sommige bedrijven lijkt zo’n berg aan papierwerk zelfs bijna onhandelbaar te worden. Dit zien wij met name vaak terug in situaties waarbij er nog veel wordt gewerkt met bijvoorbeeld Excel of Word, of in situaties waar werkwijzen en processen nog niet echt zijn geautomatiseerd.
Daar bovenop zijn normen, richtlijnen en wet- en regelgevingen niet statisch. Ze worden regelmatig geüpdatet wat ervoor zorgt dat de vraag of je als bedrijf nog steeds voldoet, terugkerend is. Bijvoorbeeld jaarlijks.
Weet jij precies aan welke normen jouw organisatie voldoet, wanneer nieuwe certificeringen plaats gaan vinden, én weet je daarnaast als geen ander met welke verbeterpunten jouw bedrijf aan de slag kan? Met het compliance overzicht in de Zenya software heb je geen last meer van papierbergen en houd je gemakkelijk en continu overzicht op de laatste stand van zaken.
Het compliance overzicht in Zenya biedt per onderdeel van je organisatie inzicht doordat je normen kunt koppelen aan processen, procedures en checklists. Ook kun je eenvoudig standaardnormen importeren. Uit dit overzicht kun je aflezen hoe een norm of normparagraaf binnen een bepaalde afdeling, cluster, locatie of gehele organisatie wordt gedekt.
Daarnaast kun je verwijzen naar de bijbehorende bewijsvoering. Zo’n bewijsvoering kan bestaan uit zowel fysieke als digitale bronnen, zoals bijvoorbeeld een Pdf’je of een link naar een certificaat.
Zo zorg je ervoor dat jouw compliance met slechts één druk op de knop snel en digitaal inzichtelijk is op het moment dat het ertoe doet.
Als je consistent en consequent interne of externe audits uitvoert dan verzamel je continu objectief bewijs waarmee je laat zien dat een proces of organisatie voldoet aan normen, richtlijnen of wet- en regelgevingen. Het is belangrijk dat deze informatie correct opgeslagen wordt. Want alleen op deze manier kun je pas écht zekerheid en betrouwbaarheid bieden aan betrokken stakeholders.
Tijdens een audit wordt door een aangewezen auditor beoordeeld hoe effectief en succesvol een organisatie voldoet aan bijvoorbeeld een gestelde norm. Dit kan een interne auditor zijn, of een externe auditor. Autorisatie toekennen binnen Zenya is zo geregeld.
De auditor verzamelt alle input en als de audit afgerond is dan krijg je het objectieve bewijsmateriaal uitgereikt. Dit kan bijvoorbeeld een certificaat zijn, maar ook een set aan documenten, registraties of informatie uit interviews.
Meestal ontstaan er uit zo’n audit ook adviezen. Op basis van deze adviezen kun je verbetermaatregelen opstellen en taken uitzetten. Alle informatie en adviezen uit audits kun je overzichtelijk opslaan in Zenya zodat je eenvoudig alles terug kunt vinden wanneer je het nodig hebt.
Omdat audits een terugkerend proces zijn, is het slim om het hele proces van auditen, adviezen verkrijgen, verbetermaatregelen opstellen en doorvoeren goed bij te houden. Dit doe je bijvoorbeeld met periodieke zelfevaluaties als onderdeel van een PDCA-cyclus.
In Zenya kun je dit soort zelfevaluaties of processen vrij eenvoudig automatiseren. Stel bijvoorbeeld in dat collega’s een persoonlijke notificatie of herinnering krijgen op het moment dat een bepaalde taak uitgevoerd kan worden. Je hoeft dan zelf geen mailtje of berichtje te sturen; Zenya doet het voor je.
Komt de volgende audit eraan? Dan scheelt het je waarschijnlijk tijd in voorbereiding daartoe, omdat je dankzij een correcte werkwijze en een volledig compliance overzicht al lang weet hoe het ervoor staat. Je kunt zo jezelf (en collega’s!) soms veel tijd en mogelijk ook stress besparen.
De inrichting van jouw compliance management moet passen bij de organisatiestructuur. Daarom is Zenya flexibel in te richten naar de wensen en eisen van jouw organisatie. Je bepaalt zo bijvoorbeeld zelf het niveau voor de mate waarin aan bewijslast wordt voldaan. Per normelement kun je kiezen of je de interne en/of de externe score wilt vermelden.
Ook is decentraal beheer mogelijk. Hierbij stel je per organisatieonderdeel in welke normen relevant zijn, welke legenda’s worden gebruikt en wie bepaalde gegevens mag zien.
Op deze manieren weet je zeker dat de manier waarop compliance management is ingericht, echt past bij jouw organisatie.
Eén van de kenmerken van de Zenya software suite is dat de modules gemakkelijk met elkaar samenwerken. Het compliance overzicht is hierin niet anders; het sluit naadloos aan bij deze uniforme en efficiënte werkwijze.
Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld eenvoudig het eerdergenoemde bewijsmateriaal uit audits of andere informatie te koppelen aan normen. Plaats het materiaal hiervoor in Zenya DOC. Zo heb je altijd alle relevante documenten en processen bij de hand.
Ook kun je met de module FLOW verbetermaatregelen vastleggen en opvolgen, terwijl je met de module CHECK periodieke checks of zelfevaluaties uitvoert. Koppel dit alles aan de betreffende normparagrafen zodat je direct ziet waar alles al in kannen en kruiken is. Kan een bepaald punt nog wel wat aandacht gebruiken? Ook dit lees je af uit het compliance overzicht.
Het is een feit dat iedere organisatie haar (strategische) doelstellingen kan behalen, zolang zo’n organisatie maar in staat is om continu en aantoonbaar te verbeteren. Door stapsgewijs toe te werken naar gestelde doelen en daarna de lat hoger te leggen wordt élke ambitie waarheid.
De professionele experts van Infoland helpen organisaties graag verder met advies over Zenya en hoe het gebruik ervan jou kan ondersteunen bij compliance management. Ook helpen we je graag bij de implementatie van onze software.
Ben je Zenya gebruiker en vind je het waardevol om te leren van best practices, tips en tricks van andere gebruikers? Je kunt altijd terecht op de levendige Community onder het motto “Samen.Kennis.Delen”.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
