Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Persoonsgegevens van klanten die op straat belanden: dat wil geen enkel organisatie. Naast reputatieschade kunnen de gevolgen voor zowel je organisatie als voor de slachtoffers ernstig zijn. Gelukkig zijn er manieren om een datalek voor te zijn. Hoe voorkom je een datalek? En wat moet je doen als het toch mis gaat?
We leggen je uit hoe je een datalek voorkomt met een goed documentmanagementsysteem (DMS). Met de juiste software bescherm je je organisatie, je medewerkers én je klanten.
Bij een datalek vallen persoonsgegevens in handen van mensen die er geen toegang tot mogen hebben. Het gaat hierbij om gegevens als een telefoonnummer, naam of adres. Ben je vertrouwelijke persoonsgegevens verloren of heb je deze zonder toestemming vernietigd? Ook dan spreken we van een datalek.
Er zijn drie soorten datalekken die inbreuk maken op:
Een datalek kan ontstaan door personeel dat niet voorzichtig genoeg omgaat met informatie, of door zakenpartners of leveranciers die persoonsgegevens niet goed beheren. De wet- en regelgeving over de beveiliging en het beheer van data is in de afgelopen jaren aangescherpt en wordt steeds strenger. Een datalek kan namelijk enorme schade aanrichten aan de reputatie van een organisatie. Organisaties willen er dan ook alles aan doen om een lek van gevoelige gegevens te voorkomen.
De gevaren van een datalek kunnen groot zijn en helaas komen ze steeds vaker voor. Volgens de datalekkenrapportage van de Autoriteit Persoonsgegevens waren er in 2022 wel 21.151 meldingen van een datalek. Bij meer dan 6.500 meldingen ging het om cyberaanvallen die schadelijk waren voor mensen en organisaties. Er zijn diverse gevaren van datalekken. Hieronder zetten we ze voor je op een rijtje.
Zowel voor slachtoffers als voor organisaties kan er financiële schade ontstaan als gevolg van een datalek.
Als er bij een datalek bijvoorbeeld creditcardgegevens zijn gelekt, bestaat de kans dat criminelen online bestellingen plaatsen op kosten van het slachtoffer. Hierdoor kunnen slachtoffers rekeningen ontvangen van contracten die zij nooit hebben afgesloten.
Is er bij jouw organisatie een datalek ontstaan? Dan zijn er financiële risico’s. Zo kan een hacker hoge bedragen eisen om informatie weer vrij te geven. Als werkzaamheden stil komen te liggen, zijn hier ook kosten aan verbonden. Beschikt je organisatie over gevoelige data die is gelekt? Dan kan openbaarmaking van deze data leiden tot schadeclaims.
Directe lichamelijke schade zal niet vaak voorkomen bij een datalek. Er zijn echter wel een paar scenario’s denkbaar. Zijn er medische gegevens gewist of aangepast waardoor iemand een foute diagnose krijgt? Of langer moet wachten op de juiste zorg? Dan spreken we van lichamelijke schade.
Naast financiële en lichamelijke schade kan er ook immateriële schade ontstaan. Denk hierbij aan reputatieschade voor de organisatie waar het datalek is ontstaan. Als klantgegevens op straat belanden, brengt dit schade toe aan het vertrouwen in de organisatie.
Ook kan er inbreuk op iemands persoonlijke levenssfeer ontstaan. Criminelen kunnen vertrouwelijke persoonsgegevens op diverse manieren misbruiken. Als gevoelige gegevens in verkeerde handen vallen, kunnen gegevens over bijvoorbeeld schulden of verslaving openbaar worden gemaakt.
De gevolgen van een datalek kunnen dus vrij ernstig zijn. Gelukkig kun je wat maatregelen nemen om datalekken te voorkomen.
Kijk kritisch naar de informatie die je over personen verzamelt. Heb je al deze gegevens echt nodig? Verzamel alleen de benodigde gegevens van een persoon.
Zorg ervoor dat medewerkers zich bewust zijn van hun rol als het gaat om informatiebeveiliging. Maak bijvoorbeeld duidelijk welke informatie zij mogen delen en wat ze moeten doen als er toch informatie is gelekt. Regelt een externe partij de verwerking van persoonsgegevens? Sluit dan met hen een verwerkersovereenkomst af.
Ben je erachter gekomen dat je veel informatie hebt die je niet per se nodig hebt? Of heb je bepaalde gegevens niet langer nodig? Verwijder ze dan.
Heb je gevoelige persoonsgegevens opgeslagen? Zorg dan dat enkel bevoegden toegang hebben tot deze informatie. Dit regel je bijvoorbeeld met een documentmanagementsysteem.
Door alle gevoelige informatie op een centrale plek op te slaan, regel je eenvoudig wie er toegang heeft tot de gegevens. Zo bewaar je het overzicht en is informatie ook makkelijk terug te vinden.
Met de juiste software beveilig je de opgeslagen persoonsgegevens. Kies je bijvoorbeeld voor documentmanagementsoftware? Dan breng je persoonsgegevens veilig onder op een centrale, veilige plek en regel je gemakkelijk wie toegang heeft tot deze gegevens en wie ze mag bewerken.
Zenya DOC, een SaaS-oplossing van Infoland, helpt je om het risico op datalekken binnen jouw organisatie te minimaliseren. Hiermee houd je altijd en overal de controle over informatiestromen. Ook kun je Informatie veilig en eenvoudig delen met externen. Zenya DOC zorgt er niet alleen voor dat de juiste informatie snel beschikbaar is; het garandeert je ook een volledige kwaliteitsborging. En omdat dit een SaaS-oplossing is, ben je ervan verzekerd dat de kwaliteit en betrouwbaarheid van de software geborgd is.
Lentis GGZ koos voor Zenya om ervoor te zorgen dat zorgverleners toegang hebben tot de juiste patiëntinformatie. En dat deze informatie goed beveiligd is. Bovendien blijven belangrijke documenten nu makkelijk up-to-date dankzij de ingestelde meldingen binnen Zenya. Zo werkt Lentis op een veilige manier met actuele gegevens.
Dankzij Zenya heeft de organisatie ook meer bewustwording gecreëerd omtrent informatiebeveiliging en weten medewerkers nu waar zij een melding kunnen doen van bijvoorbeeld phisingmails.
Een groot deel van de medewerkers wist niet hoe ze een melding moesten maken van een valse e-mail. Ik ben zelf gaan kijken in Zenya DOC en vond daar meteen het juiste document. Die link heb ik met onze mensen gedeeld.”
Is het toch misgegaan binnen je organisatie en is er een datalek ontstaan? Dan kun je de volgende stappen volgen om de impact zoveel mogelijk te beperken.
Nu je de gevolgen en risico’s van een datalek kent, wil je dit natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen. Zenya helpt je daarbij. Met onze software heb je één centrale plek om alle persoonsgegevens veilig op te slaan. Handig voor je medewerkers én veiliger voor jouw organisatie.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
