Voordelen van informatiestromen digitaliseren met Zenya DOC

Het digitale tijdperk maakt het mogelijk dat processen versneld en beter gestructureerd kunnen worden. Informatiestromen worden beter georganiseerd en de effectiviteit wordt verhoogd. Werknemers verwachten namelijk een werkplek waarbij iedereen snel toegang heeft tot projectinformatie en alle bijbehorende informatie. Als organisatie kun je er niet meer omheen om dit digitaal te organiseren.

Digitalisering van informatiestromen, wat houdt dit in?

Wanneer we het hebben over informatiestromen, dan hebben we het over alle relevante gegevens die nodig zijn voor professionals bij hun dagelijkse werk. Dit kunnen documenten zijn, maar bijvoorbeeld ook werkinstructies, bewijsmaterialen voor audits, of protocollen.

Informatiestromen digitaliseren stopt niet bij enkel het bieden van een online werkplek voor werknemers. Zo is het is bijvoorbeeld ook goed om te bedenken wat het doet voor de veiligheid van privacygevoelige documenten, zoals bijvoorbeeld belangrijke kwaliteitsstukken of bewijsvoering richting toezichthouders. Zeker wanneer we te maken hebben met documenten met bedrijfsgevoelige informatie, dan is het goed wanneer dit digitaal of in een cloud-omgeving opgeslagen wordt. Een lokale computer kan kapotgaan, een laptop kan verloren raken, en wanneer informatie digitaal wordt opgeslagen dan ben je hiertegen beschermd.

Nog twee andere voordelen van digitalisering van informatiestromen zijn bijvoorbeeld correcte archivering zodat informatie altijd weer makkelijk terug te halen is, en de registratie van verschillende in- en uitgaande stromen.

Het is duidelijk; er zijn veel voordelen. En welke soort software kun je hiervoor dan het beste gebruiken?

Informatiestromen beheren en organiseren in een DMS

Organisaties kunnen ervoor kiezen gegevens en documenten te beheren in een DMS. Een goed DMS stelt je in staat om informatie snel te vinden en te delen, en om te borgen dat professionals alleen met de meest relevante en correcte versies van documenten werken. Je kunt er mappenstructuren mee inrichten, bijvoorbeeld per project, klant of team. Dit helpt om informatiestromen goed en overzichtelijk te organiseren en in kaart brengen. Nog een ander voordeel van een DMS is dat je ervoor kunt kiezen wie toegang heeft tot welke bestanden. Stel de autorisatie correct in, zodat je zeker weet dat informatie alleen terecht komt bij die mensen voor wie het bedoeld is. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat gevoelige informatie naar buiten komt.

Versiebeheer toepassen in een DMS

Een van de belangrijkste functies in een DMS is goed georganiseerd versiebeheer. Bij georganiseerd versiebeheer is het mogelijk om veranderingen in een document in te kunnen zien en te achterhalen wanneer deze veranderingen hebben plaatsgevonden, en door wie de aanpassing is uitgevoerd. Het is mogelijk om vorige versies van een document op te halen en daarnaast kun je vaak ook op eenvoudige wijze correcties aangeven en doorvoeren. Wanneer de documenteigenaar automatisch bericht krijgt van bijvoorbeeld correcties of suggesties, dan is het ook mogelijk om documenten vrij gemakkelijk up-to-date te houden.

Onoverzichtelijke informatiestromen? Zo los je het op

Zenya DOC is een document management systeem dat ervoor zorgt dat organisaties altijd en overal inzicht en controle hebben over hun informatiestromen. Zenya DOC werkt met:

• Slimme algoritmes;
• Eenvoudig document- en versiebeheer;
• Het mogelijk maken van delen en borgen, intern en extern;
• Interactieve documenten.

Hierdoor blijven documenten en gegevens altijd up-to-date, is informatie snel vindbaar door het toepassen van filters en zoekfuncties, kunnen documenten eenvoudig gedeeld worden met betrokkenen en zijn documenten direct te vinden door het stellen van gerichte vragen. Zo houd je informatiestromen binnen je organisatie inzichtelijk met Zenya DOC.