Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Ben je wel eens verwikkeld geraakt in de zoektocht naar dat ene document? Of bestaan er meerdere versies van één document en is het niet duidelijk welke versie de juiste is? In elke organisatie zijn vaak ontzettend veel documenten in omloop. Hierdoor kun je snel het overzicht verliezen. Ook is niet altijd duidelijk wie toegang mag hebben tot bepaalde documenten en wie ze mag bewerken.
Hoe los je dit op? Met digitaal documentbeheer! We leggen je graag uit hoe Zenya jou helpt om maximale controle te krijgen over de inforamtiestromen in je organisatie.
Documentbeheer is het zo efficiënt mogelijk inrichten en beheren van digitale documenten. Het uiteindelijke doel is dat iedereen in je organisatie en waarmee je samenwerkt snel documenten kan vinden, bewerken en delen. Ga je aan de slag met documentbeheer? Stel jezelf dan de volgende vragen:
Documenten die in mailboxen en op USB-sticks zijn opgeslagen, verwarring over de meest recente versie en onduidelijkheid over wie bepaalde documenten in mag zien: het zijn veelvoorkomende problemen binnen organisaties. Met documentbeheer los je deze problemen op. Vraag je je af of digitaal documentbeheer van waarde is voor jouw organisatie? Gedegen documentbeheer biedt veel voordelen – we sommen ze hieronder voor je op.
Dankzij documentbeheer kun je aan goed versiebeheer doen. Met versiebeheer zorg je ervoor dat je maar één versie van een document hebt, en dat de juiste versie altijd voor iedereen beschikbaar is. Zo ontstaat er geen verwarring over welke versie van een document de meest recente is. Dit schept duidelijkheid.
Met documentbeheer is het makkelijker om informatiebeveiliging te borgen. Met de documentmanagementsoftware van Zenya stel je in wie toegang heeft tot welke documenten. Zo hebben alleen bevoegden toegang tot vertrouwelijke informatie. Dit verkleint tevens de kans op een datalek.
Uit onderzoek van Harris Interactive blijkt dat 83% van het kantoorpersoneel dagelijks tijd verliest aan inefficiënte documentsamenwerking. Waarschijnlijk herken je dit zelf ook: je bent tijd kwijt aan het zoeken van de juiste documenten of je werkt in een verouderd document omdat je niet wist dat er een nieuwe versie is.
Met documentmanagementsoftware bespaar je tijd. In plaats van verdwaalde papieren en losse mappen heb je één digitale plek voor alle documenten. Zo kun je snel aan de slag met actuele informatie.
Documentbeheer maakt het makkelijker om aan de AVG te voldoen. AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit is de Nederlandse variant van de Europese GDPR: General Data Protection Regulation. Deze privacywet regelt dat organisaties persoonsgegevens zorgvuldig verwerken. Je regelt namelijk per document de toegang voor elke werknemer. Zo komt gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, niet in handen van onbevoegden.
Wil een collega een document inzien of bewerken, omdat je samen ergens aan werkt, of omdat jij er misschien even niet bent? Ook dit is geen probleem, mits deze collega over de correcte autorisatie beschikt.
Je staat nooit meer voor het probleem dat je niet in een document kunt werken omdat het toevallig ergens op een harde schijf of bureaublad staat, waar je net even niet bij kunt. Dit kan veel frustratie schelen. Digitaal documentbeheer kan ook werkprocessen versnellen. Het kan zelfs helpen om verstoring van werkprocessen te voorkomen in tijden van afwezigheid.
Inmiddels weet je waarom een documentbeheersysteem handig is voor jouw organisatie, maar hoe realiseer je dit? Met deze stappen kom je tot een succesvolle uitrol!
Werken met een documentbeheersysteem levert veel voordelen op, maar de manier van werken verandert voor de medewerkers. Neem hen mee in de ontwikkelingen en luister naar hun wensen en ideeën. Wist je dat hier speciale software voor bestaat? Met Zenya BOOST neem je medewerkers mee in je nieuwe documentmanagementsysteem. Zo vergroot je het draagvlak in je organisatie op een laagdrempelige manier.
Om goed documentbeheer te bereiken, moet je eerst begrijpen hoe processen in je organisatie nu verlopen. Beantwoord daarom de volgende vragen:
Op basis van de resultaten van stap twee stem je jouw doelen af. Wat wil je bereiken met het nieuwe documentmanagementsysteem? Bepaal hoe je informatiestromen wilt digitaliseren en wie toegang heeft tot welke documenten.
Heb je niet de kennis of capaciteit in huis om een documentmanagementsysteem op te zetten? Wij helpen je graag verder met onze documentmanagementsoftware Zenya DOC. We begeleiden je van A tot Z bij de implementatie van de DMS-software. Ook na de livegang staan we voor je klaar met support.
Zorg er voor de livegang voor dat de medewerkers goed overweg kunnen met de software. We ondersteunen je hier graag bij met Zenya BOOST: hiermee kun je het gebruik van je nieuwe DMS laten landen bij medewerkers. Onderzoek ook zeker hoe zij het nieuwe documentmanagementsysteem ervaren en of ze nog ideeën voor verbetering hebben – ook dit is mogelijk in BOOST. Zo kom je tot een oplossing die voor iedereen werkt.
Het moment is eindelijk daar: de uitrol van het documentbeheersysteem. Ga aan de slag met de software. Loop je tegen vragen aan? Laat je dan door ons ondersteunen en laat de software voor jou werken!
Is jouw organisatie er klaar voor om over te stappen naar het werken met een digitaal documentbeheersysteem? Lees meer over starten met digitaal documentmanagement of neem contact met ons op.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
