nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Is het digitaliseren van documenten voor jouw organisatie een hot topic? Of heeft jouw organisatie te maken met versnippering of vervuiling van documenten omdat er altijd meerdere versies van documenten in de omloop zijn? Dit is een herkenbare, vaak voorkomende situatie.

Het goede nieuws is; de oplossing is meestal niet zo gecompliceerd. In dit artikel gaan we dieper in op termen als document management en document- en versiebeheer, en onderzoeken we wat de voordelen zijn van document management software.

Wat verstaan we onder document management?

Wanneer organisaties aan de slag gaan met digitalisering van documenten, dan heeft men vaak te maken met een brij aan informatie. Zeker bij kennisintensieve organisaties kan na verloop van tijd versnippering of vervuiling optreden. Er kunnen bijvoorbeeld meerdere versies van documenten ontstaan waardoor onduidelijkheid ontstaan. Er kan een wirwar aan protocollen, procedures, werkinstructies, of procesbeschrijvingen ontstaan. Je ziet door de bomen het bos niet meer.

Met document management kun je documenten goed of beter ordenen en categoriseren. Ook kun je ze beter vindbaar maken. Je voorkomt hiermee dat men onnodig veel of lang moet zoeken, én je voorkomt er fouten mee.

Als we het hebben over een document, wat is dat dan?

Een document is een verzameling van gegevens, ook wel informatiebron genoemd. Documenten kunnen zowel in een papieren vorm als in een digitale vorm voorkomen. Voorbeelden van documenten zijn procedures, instructies, protocollen, verslagen, logboeken etc.

Documenten zijn vaak eenvoudig te digitaliseren en te beheren in een document management systeem, of DMS. Zo’n DMS zorgt voor meer structuur en dus ook meer overzicht en inzicht.

Wat is documentenbeheer?

Een document beheersysteem ondersteunt je organisatie bij het beheren van documentatie. Alle documenten kunnen hierin gestructureerd worden ondergebracht, zodat informatie sneller gevonden kan worden. Iedereen krijgt dus snel toegang tot de juiste informatie. Bij documentenbeheer hoort ook dat bijvoorbeeld beheerdersrechten aan documenten gekoppeld worden. Hiermee weet je dat het beheer goed belegd is, en dat áls iets geüpdatet moet worden, dit ook gedaan wordt. Zo borg je de kwaliteit van documenten.

Wat is versiebeheer?

Wanneer je doet aan versiebeheer, dan houd je bij wat de verandering zijn in een bepaald document, meestal over een langere periode. Er kan om verschillende redenen:

Soms kan het handig zijn om op later moment een specifieke, oudere versie op te vragen. Dit kan, wanneer je gebruik maakt van een slim versiebeheersysteem, of een DMS.

  1. Met versiebeheer kun je zien wat er gewijzigd is tussen versies, en wie dit aanpaste. Hiermee kun je aanpassingen of fouten gemakkelijk herleiden, en corrigeren;
  2. Nog een voordeel is dat je wijzigingen gemakkelijk ongedaan kunt maken. Fouten kun je hiermee ongedaan maken, en verloren documenten kun je gemakkelijk terugzetten.
    Dit alles maakt versiebeheer binnen een DMS onmisbaar.

Hoe draagt document management bij aan efficiënter werken?

Wanneer je snel informatie en de juiste documenten kunt vinden dan werk je sneller en maak je minder fouten. Werkinstructies, handleidingen, video’s, Pdf’s of Excel-bestanden; je kunt het allemaal in een DMS plaatsen.

Wanneer het DMS ook met een mobiele app te gebruiken is, dan kun je op iedere locatie – zelfs onderweg – bedrijfsdocumenten raadplegen.

Wanneer mensen betrokken worden bij het in stand houden van een vitale informatie-infrastructuur, dan weet iedereen wat er van hen verwacht wordt. Zo’n bijdrage kan vastgelegd worden en het proces van opstellen en beoordelen wordt ook geborgd. Dankzij automatische update signalering en het kunnen uitzetten van taken naar collega’s kun je documenten efficiënt en gecontroleerd updaten. De voortgang van opstellen en beoordeling wordt bewaakt dankzij slimme workflows.

Dit alles zorgt voor efficiëntere bedrijfsprocessen waarbij je kwaliteit borgt en tijd bespaart.

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem (of een DMS of document management software) helpt professionals met het snel en efficiënt vinden van actuele, goedgekeurde documenten. Je kunt hierbij gebruik maken van workflows, versiebeheer en het instellen van autorisaties.

Documentatie kan in verschillende type bestanden opgeslagen worden. Zoals in de vorm van een PDF, PowerPoint, Word, Excel of CAD-file, of zelfs als video.

Een DMS is een hulpmiddel dat een organisatie helpt om alle processen rondom documenten eenvoudig en efficiënt te beheren.

Modern documentbeheer maakt het zoeken naar relevante informatie snel en intuïtief. Een voorbeeld is het gebruik van interactieve documenten. Door een aantal slimme vragen te beantwoorden krijg je snel informatie aangereikt. ‘Ruis’ wordt niet getoond. Die informatie kan naast tekst ook ander materiaal bevatten, in één document. Ook dit soort documenten kun je kwijt in een documentmanagementsysteem.

8 voordelen van een DMS op een rij:

  1. Altijd toegang tot up-to-date documentatie;
  2. Geen tijdverspilling door een slimme zoekfunctionaliteit;
  3. Het beheren een workflows is eenvoudig;
  4. Processen zoals reviewrondes en goedkeuringen zijn geborgd;
  5. Het aantal gemaakte fouten kan afnemen, want men werkt altijd met up-to-date informatie;
  6. Men is altijd op de hoogte van te maken of gemaakte wijzigingen. Je kunt zelfs vragen naar leesbevestiging;
  7. Er wordt automatisch bijgehouden welke wijzigingen waar zijn doorgevoerd, en door wie. Zo kun je processen optimaliseren;
  8. En dankzij het instellen van beheerdersrechten kan de kwaliteit van documenten worden gewaarborgd.

Het inzetten van een DMS bespaart niet alleen tijd. Het biedt ook de mogelijkheid om het maximale uit jouw organisatie te halen.

Kan een DMS ook ondersteunen bij procesmanagement?

Je kunt dus documenten snel opzoeken en de kwaliteit borgen. Maar het juiste document management softwarepakket heeft meer te bieden.

  • Borg eigenaarschap van documenten, en zet taken uit bij collega’s;
  • Koppel documenten aan proceselementen, en laat intelligente workflows voor je werken;
  • Bewaak voortgang en de status van processen, en gebruik automatische signalering.

Zo zet je document management software óók in voor procesmanagement. Dit maakt processen wendbaarder voor klanten, leveranciers en collega’s, waarmee je jezelf een voorsprong geeft.

Meer weten over Zenya?

Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.

Download de brochure voor Zenya Software - Software voor kwaliteits- en risicomanagement

Gratis demo beschikbaar

Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een DMS binnen jouw organisatie?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.