Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Het digitale tijdperk heeft vele voordelen. Zo wissel je makkelijker informatie met elkaar uit en versnel je processen. Maar wat gebeurt er als de informatiestromen binnen je organisatie te omvangrijk worden?
Om overzicht te behouden, bedrijfsprocessen te optimaliseren en beslissingen te nemen op basis van de juiste data kan je er niet meer omheen: informatiestromen moeten gedigitaliseerd worden. Hoe pak je dit nou goed aan? Wij laten je zien hoe je dankzij een handig stappenplan en Zenya DOC digitale informatiestromen realiseert.
Wanneer we het hebben over informatiestromen, dan hebben we het over alle relevante gegevens die professionals in hun dagelijkse werk nodig hebben Dit kunnen documenten zijn, maar bijvoorbeeld ook werkinstructies, bewijsmaterialen voor audits of protocollen.
Informatiestromen digitaliseren gaat verder dan enkel het bieden van een online werkplek voor werknemers. Het zorgt er ook voor dat de veiligheid van privacygevoelige documenten, zoals belangrijke kwaliteitsstukken of bewijsvoering richting toezichthouders, geborgd zijn.
Zeker wanneer we te maken hebben met documenten met bedrijfsgevoelige informatie, is het goed wanneer dit digitaal of in een cloud-omgeving opgeslagen wordt. Een lokale computer kan kapotgaan en een laptop kan verloren raken. Als informatie digitaal wordt opgeslagen, ben je tegen deze risico’s beschermd.
Nog twee andere voordelen van digitalisering van informatiestromen zijn bijvoorbeeld correcte archivering zodat informatie altijd weer makkelijk terug te halen is, en de registratie van verschillende in- en uitgaande stromen.
Digitaliseer je informatiestromen? Dan zet je tegelijkertijd kennismanagement in. Je legt kennis vast, waardoor deze niet meer verloren gaat. Hierdoor beschik je altijd over de juiste kennis en kun je deze delen met betrokkenen.
Het is duidelijk; er zijn veel voordelen. Maar hoe organiseer je de informatiestromen binnen je organisatie? En welke soort software kun je hiervoor dan het beste gebruiken?
Informatiestromen zijn onlosmakelijk verbonden met processen. Elke organisatie kent haar eigen processen. Dit zijn alle activiteiten waar mensen en middelen bij komen kijken. Denk hierbij aan de verkoop van een product of de inkoop van grondstoffen voor een product.
Elk proces heeft een digitaal aspect. Zo werken medewerkers met digitale handleidingen, sturen zij e-mails of maken zij offertes op. Om hun werk goed te kunnen doen, hebben medewerkers de juiste informatie nodig.
Wil je de informatiestromen binnen je organisatie structureren? Begin dan bij de processen!
Teken elk proces binnen je organisatie in hoofdlijnen uit om een helder beeld te krijgen. Doe dit zowel voor de primaire als de ondersteunende processen. Hierbij kun je jezelf de volgende vragen stellen: Welke processen vinden er elke dag plaats? Hoe verlopen deze processen?
Heb je een helder beeld van alle processen binnen je organisatie? Mooi! Dan kan je nu gaan kijken naar de bestaande informatiestromen die gekoppeld zijn aan deze processen. Hoe breng je deze goed in kaart? Door antwoord te geven op de onderstaande vragen voor elk proces:
Krijg je hier nog geen helder beeld bij? Teken iedere informatiestroom per proces dan eens uit. Zo maak je het voor jezelf visueel.
Je kent het vast wel: er is een wirwar aan e-mails, Excellijsten en papieren ontstaan waar medewerkers informatie uithalen. Identificeer per informatiestroom wat de informatiebron is. Als je hiermee aan de slag gaat, zie je vanzelf waar er verbetering mogelijk is.
Verdwijnt bepaalde informatie omdat papieren verloren gaan? Of wordt dezelfde informatie in drie verschillende systemen opgeslagen? Dat kan overzichtelijker!
Neem de tekeningen van de processen en informatiestromen er nog eens bij. Teken de informatiebronnen erbij. Om optimaal overzicht te creëren, kun je per informatiestroom aangeven weke informatiebron je aan wilt houden.
Tussen processen binnen een organisatie is vaak veel overlap. De kans is dan ook groot dat waardevolle data in diverse systemen is ingevoerd door verschillende medewerkers. Op deze manier worden vaak fouten gemaakt en kan een informatiebron al snel onbetrouwbaar worden.
Overzicht is inzicht. Zorg daarom voor gedegen kennismanagement. Dit doe je door alle data op één overzichtelijke plek onder te brengen, die dient als single point of truth binnen je organisatie. Met Zenya DOC breng je alle informatiestromen op een overzichtelijke plek samen.
Om altijd de juiste informatie paraat te hebben, is het belangrijk dat je informatiestromen stroomlijnt. Dit doe je met handige workflows binnen je documentmanagementsysteem. Zo zorg je ervoor dat de informatie altijd up-to-date is, regelmatig gecheckt wordt en enkel beschikbaar is voor bevoegde personen.
Een DMS is een krachtige manier om gegevens en documenten te beheren. Een goed DMS stelt je namelijk in staat om informatie snel te vinden en te delen, en om te borgen dat professionals alleen met de meest relevante en correcte versies van documenten werken.
Je kunt mappenstructuren inrichten, bijvoorbeeld per project, klant of team. Dit helpt om informatiestromen goed en overzichtelijk te organiseren en in kaart brengen.
Nog een ander voordeel van een DMS is dat je ervoor kunt kiezen wie toegang heeft tot welke bestanden. Stel de autorisatie correct in, zodat je zeker weet dat informatie alleen terecht komt bij die mensen voor wie het bedoeld is. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat gevoelige informatie in verkeerde handen terechtkomt.
Een van de belangrijkste functies in een DMS is goed georganiseerd versiebeheer. Bij georganiseerd versiebeheer is het mogelijk om veranderingen in een document in te kunnen zien en te achterhalen wanneer deze veranderingen hebben plaatsgevonden, en door wie de aanpassing is uitgevoerd.
Het is mogelijk om vorige versies van een document op te halen en daarnaast kun je vaak ook op eenvoudige wijze correcties aangeven en doorvoeren. Wanneer de documenteigenaar automatisch bericht krijgt van bijvoorbeeld correcties of suggesties, is het ook mogelijk om documenten gemakkelijk up-to-date te houden.
We hadden het er eerder al over dat het belangrijk is om alle documenten en gegevens op één plek onder te brengen. Zo houd je overzicht en is de kans op fouten in informatie kleiner.
Zenya DOC is een documentmanagementsysteem dat ervoor zorgt dat organisaties altijd en overal inzicht en controle hebben over hun digitale informatiestromen. Waarom zou je kiezen voor Zenya DOC?
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya DOC voor jouw organisatie kan gaan betekenen?
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
