Wat is kennismanagement en hoe zet je het in je organisatie?

Nederland is een kenniseconomie. Dit horen we regelmatig. We staan dan ook wereldwijd vrij hoog op de ladder als het gaat om kennis. Maar kennis, dat is een behoorlijk abstract begrip. Want kennis is iets dat vooral in de hoofden van mensen zit. Met kennismanagement kun je als organisatie die kennis proberen vast te leggen en te borgen. Maar hoe geef je dit proces een plaats in je organisatie?

Wat is kennis?

Denk je nu, wat is dit voor rare vraag? Vraag jezelf dan eens af hoe je deze zo concreet mogelijk kunt beantwoorden. Want kennis is een heel abstract begrip, wat we overigens wel heel vaak gebruiken. Dat verklaart wellicht ook de verbazing als we de vraag stellen wat kennis nu eigenlijk is. Maar deze vraag wordt al sinds de Oudheid ter discussie gesteld, vooral op filosofisch vlak. Inmiddels zijn we tot een soort standaard antwoord gekomen:

“Kennis is dat wat geweten en toegepast wordt door een individu, groep individuen of een (ander) onderdeel van de maatschappij. Kennis omvat informatie, beschrijvingen hiervan of vaardigheden die door ervaring of opleiding zijn verkregen. In de kentheorie of epistemologie wordt onderzocht wat kennis is en of aanspraken op kennis gerechtvaardigd zijn. In de loop van de tijd zijn er dan ook wisselende ideeën ontwikkeld over wat er te weten valt en in welke mate er sprake moet zijn van twijfel.

Er kan onderscheid gemaakt worden tussen theoretische en praktische kennis. Er bestaan vele soorten kennis, bijvoorbeeld zelfkennis, vakkennis en wetenschappelijke kennis.”

Bron: Wikipedia

Oftewel, kort gezegd, kennis is datgene dat je weet en toe kunt passen. Professor Mathieu Weggeman omschreef het als: Kennis = informatie x (ervaring x vaardigheden x attitude). Kennis kan informatie zijn, maar dus net zo goed hoe je dingen doet. Je kunt dus kennis hebben van wiskunde (het oplossen van sommen), maar weten hoe je een vrachtwagen bestuurt is ook kennis. Kennis zit daarbij vooral in de hoofden van mensen. En daar zit de uitdaging voor organisaties: hoe zorg je dat deze kennis uit die hoofden komt en dat anderen daarvan kunnen leren om zich die kennis ook eigen te maken? Het antwoord daarop vinden we in kennismanagement.

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement richt zich op het vastleggen, delen, gebruiken en managen van kennis. Dit gaat, zoals hierboven benoemd, om tastbare, expliciete kennis. Maar het gaat net zo goed om de niet-tastbare, impliciete kennis. Dit is de kennis over hoe zaken werken, hoe ze geïnterpreteerd kunnen worden, ervaring etc. De uitdaging in kennismanagement ligt vaak niet in hoe je omgaat met tastbare kennis. Deze blijft namelijk aanwezig, ook als een medewerker ’s avonds naar huis gaat, of besluit de organisatie te verlaten. Deze informatie is vrij gemakkelijk vast te leggen en dus over te dragen.

De uitdaging zit vooral in hoe om te gaan met de impliciete kennis. Dit is de kennis die in de hoofden van de medewerkers zit, en die dus verdwijnt op het moment dat die medewerker om wat voor reden dan ook niet aanwezig is. Dit is kennis die ontzettend waardevol is, en die je dus probeert zo goed mogelijk vast te leggen.

Waarom kennismanagement?

Het is dus belangrijk om kennis vast te leggen, hiermee voorkom je dat kennis verdwijnt en/of dat het wiel steeds opnieuw uitgevonden moet worden. Dankzij kennismanagement kun je kennis hergebruiken en kennisverlies minimaliseren maar kennis ook optimaal benutten en inzetbaar maken binnen je organisatie, mits goed uitgevoerd. Er wordt ook wel gezegd dat kennismanagement als doel heeft om de kennis van het individu de kennis te laten worden van de organisatie. Oftewel, er wordt collectieve kennis vergaard en vastgelegd.

Met een goed opgezet kennismanagementsysteem kun je binnen je organisatie ook de volgende subdoelen behalen:

• Verhogen van snelheid en flexibiliteit, niet onbelangrijk in de VUCA-wereld
• Verhogen van efficiency en productiviteit, wat kan leiden tot kostenreductie
• Borgen en verbeteren van kwaliteit
• Bevorderen van innovatie, creativiteit, continuïteit en het binden van medewerkers

Kennismanagement is een vakgebied dat raakvlakken heeft met veel andere vakgebieden en afdelingen binnen een organisatie. Denk hierbij aan organisatiekunde, economie, communicatiewetenschappen, IT en ICT, bedrijfskunde, informatiekunde maar ook HRM en psychologie en sociologie.

Hoe plaats je kennismanagement binnen jouw organisatie?

Nu we weten waarom kennismanagement belangrijk is, maar ook dat het een complex iets is, is het tijd om het een plaats te geven binnen jouw organisatie. Wil je dit ook maar heb je geen idee waar te beginnen? Hier komen onze 5 tips:

Tip 1. Als je ze nog niet hebt: introduceer samenwerkingstools

Denk hierbij aan tools als Teams voor snelle en gemakkelijke onderlinge communicatie, of SharePoint voor het samenwerken in documenten. Heb je al van deze tools, kijk dan of deze ook zo gebruikt worden als bedoeld, en pas dit waar nodig aan. Door samen te werken, leren medewerkers makkelijker van elkaar, en als je dit doet aan de hand van tools, wordt de kennis gemakkelijker opgeslagen.

Tip 2. Kijk hoe je informele kennisdeling veilig en efficiënt kunt vastleggen

Veel kennis wordt één op één gedeeld, al dan niet bij de koffieautomaat of in de wandelgangen bijvoorbeeld. Dat is hartstikke mooi, maar die kennis wordt niet zomaar uit zichzelf ergens vastgelegd. Het is dus zaak om dit soort momenten van kennisdeling te herkennen en mensen te motiveren deze kennis ook ergens vast te leggen, bijvoorbeeld als instructie in een documentmanagementsysteem.

Tip 3. Maak gebruik van social tools

Denk hierbij aan een intranet, waar men ideeën kan delen, maar waar ook onderling kennis gedeeld kan worden. Een koppeling met een DMS voor werkinstructies, protocollen en dergelijke maakt een intranet nog krachtiger, zo wordt het hopelijk een one stop shop om kennis te vergaren en delen.

Tip 4. Blijf leren

Kennis vergaren kan onder andere plaatsvinden door te leren. Bied daarom medewerkers de mogelijkheid om te blijven leren, of dat nu is door interne of externe trainingen te volgen of door middel van bijvoorbeeld e-learnings.

Tip 5. Evalueer en verbeter

De wereld staat niet stil, je organisatie verandert en mensen veranderen mee. Evalueer dus regelmatig of de kennisdeling binnen de organisatie nog voldoet aan de huidige situatie. En pas onderdelen aan als de situatie daarom vraagt. Alleen dan kun je kennisdeling blijven borgen en wordt kennismanagement een continu onderdeel van jouw organisatie.

En zo wordt kennismanagement een succes

Kennis opschrijven, structureren en bijhouden is per definitie iets wat bij ‘blauwe’ personen past. Die gaan goed op structuur. Maar veel medewerkers binnen de organisatie zijn van nature vaak niet ‘blauw’ en kunnen zelfs een aversie hebben tegen structuur. Het is dus belangrijk te beseffen dat kennisdeling gebeurt op een manier die bij zoveel mogelijk mensen past. Je zou zelfs kunnen overwegen om dezelfde kennis op verschillende manieren te (laten) delen. Iedereen leert tenslotte op een andere manier, de één steekt het meest op van iets lezen, terwijl de ander het best leert van het doen in de praktijk. En daar zitten nog veel meer manieren tussenin. Door zoveel mogelijk leermethoden aan te spreken, zorg je dat kennis opnemen én delen voor iedereen leuk en leerzaam wordt.

Zaken die daarbij kunnen helpen zijn:

• Crowd sourcing: iedereen kan kennis toevoegen en aanpassen in het systeem. Zoek je op een bepaalde term, dan vind je naast uitleg, ook de namen van experts over dat onderwerp. Maar misschien wel het belangrijkste onderdeel van crowd sourcing is de mogelijkheid om kennis te beoordelen. Door een bepaald stuk te waarderen, zien anderen dat jij dit waardevol hebt gevonden en zo creëer je op een natuurlijke wijze een database vol gedeelde kennis. Het beste voorbeeld van crowd sourcing is het alom bekende Wikipedia, de encyclopedie van het volk. Dit proces kun je uitbreiden met gamification, waarbij de medewerker als het ware wordt uitgedaagd om actief aan het spel van kennisdeling deel te nemen. Dit kan bijvoorbeeld door batches uit te delen op basis van de hoeveelheid inbreng en interactie
• Zelflerend: door te weten wat het niveau of functie van de gebruiker is, kun je informatie op zijn of haar behoefte afstemmen. Zoekgeschiedenis kan daarin ook bruikbaar zijn. Daarnaast kun je middels enkele vragen bepalen welke sectie van een document op dat moment relevant is, zonder dat de gebruiker het hele document door hoeft te nemen. Het beste voorbeeld van een zelflerend kennissysteem is Google: jouw resultaten voor een zoekopdracht kunnen heel anders uitpakken dan die van je collega, die op dezelfde term zoekt.

Kennismanagement doe je samen!

Een groot deel van het al dan niet succesvol zijn van bovenstaande hangt af van samenwerking. Kennisdeling kun je niet alleen. Communicatie valt en staat met hoe de ontvanger van de boodschap iets begrijpt. En dat geldt ook voor kennisoverdracht. De zender kan het nog zo goed bedoelen, als de ontvanger het niet snapt, vindt er geen overdracht plaats. Daarom is het goed om kennismanagement aan te passen op verschillende persoonlijkheden, op verschillende manieren van delen en leren en het vooral zo leuk en uitnodigend mogelijk te maken.