Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.“Niet nóg een systeem…”. Dit is het meest gehoorde bezwaar vanuit zorgmedewerkers dat wij tegenkomen en dé reden waardoor organisaties geen kwaliteitsmanagementsysteem willen implementeren. Herkenbaar?
Tegenwoordig maken veel zorg- en welzijnsinstellingen gebruik van externe systemen. Denk hierbij aan Sharepoint, Dropbox, of een intranet. Vaak ‘geliefde’ programma’s bij jouw collega’s. Medewerkers worden er gek van dat ze steeds weer een ander programma moeten raadplegen. Laat staan nóg een systeem zodat de organisatie haar kwaliteit kan waarborgen.
Maar wat nou als medewerkers er niks van merken dat er een nieuw systeem is, terwijl jij als organisatie toch een plek hebt om je kwaliteit te waarborgen? Wij leggen het je uit.
Als kwaliteitsmanager binnen een zorg- of welzijn organisatie hoeven we je niet te overtuigen waarom een kwaliteitsmanagementsysteem van essentieel belang is. Je hebt niet alleen de verantwoordelijkheid voor het borgen van kwaliteitsprocessen en -documenten, je wil op elk moment in kaart kunnen brengen hoe de organisatie er op dat moment voor staat. De signalen van incidenten en klachten, maar ook de resultaten van audits en risico-inventarisaties, helpen je immers om de kwaliteit van je organisatie te verbeteren.
Toch merken we dat veel organisaties niet nóg een systeem erbij willen. De vraag is alleen, voor wie niet? Want als management van een organisatie wil je wél nog een systeem, zo borg je immers de kwaliteit. Hoogstwaarschijnlijk wil je niet nog een systeem voor je zorgmedewerker en dat is begrijpelijk. De medewerkers van je organisatie werken al met verschillende primaire systemen, zoals een ECD, intranet en misschien ook nog een roosterprogramma. De zoektocht naar de juiste – soms al verouderde – informatie of het melden van incidenten kan dan ook frustrerend zijn, zeker wanneer de medewerker ‘weer’ moet switchen naar een ander systeem. De prioriteit van iedere zorgmedewerker ligt immers bij de zorg voor de cliënt en andere dagelijkse werkzaamheden.
Gelukkig is het mogelijk om een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem te implementeren zonder dat je zorgmedewerker er last van heeft. Sterker nog, met Zenya, het kwaliteitsmanagementsysteem van Infoland, ondersteun je jouw zorgmedewerkers. Hoe dit mogelijk is? Het antwoord is slimme integraties.
Door Zenya op een slimme manier te integreren in je primaire systemen hoeft je medewerker niet met nóg een systeem te werken. En dat terwijl het management van je organisatie hiermee inzicht heeft in hoe de organisatie ervoor staat en zo de kwaliteit kan borgen van processen en documenten. Benieuwd naar hoe dit eruit ziet in de praktijk? Wij vertellen het aan de hand van de twee meest belangrijke functionaliteiten voor je zorgmedewerker, het laagdrempelig melden van incidenten en het raadplegen van kwaliteitsdocumenten.
Veel zorgorganisaties ervaren hetzelfde probleem: een te lage meldingsgraad van incidenten. Dat is niet gek, want bij veel organisaties moeten incidenten nog op papier of in een losstaand systeem worden gemeld. En wanneer de medewerker (eindelijk) heeft besloten om toch een melding te doen wordt al snel duidelijk dat er een hele waslijst aan vragen beantwoord moet worden. Te tijdrovend en ingewikkeld voor de medewerker dus. Door een slimme integratie te maken met het ECD (of intranet) dat wordt gebruikt in de organisatie, wordt het melden van incidenten gemakkelijk gemaakt. De zorgmedewerker kan meldingen aanmaken vanuit het systeem waar dagelijks mee gewerkt wordt en heeft dus niet door dat er gebruik wordt gemaakt van Zenya. Dit terwijl de medewerker wel profijt heeft van de voordelen, zoals responsive en adaptieve formulieren, die een systeem als Zenya biedt.
Voor de organisatie komt een melding in Zenya terecht waar de juiste workflow in gang wordt gezet en de juiste acties worden uitgezet en bewaakt. Geheel automatisch worden de juiste mensen geattendeerd op de melding en beschikken ze over de data die ze nodig hebben om te analyseren, te leren en te verbeteren.
Zenya kan met nagenoeg iedere ECD- of EPD-systeem gekoppeld worden. Echter is er een mooie standaardoplossing, met een tweeweg synchronisatie, gecreëerd voor de ECD-systemen Ons® Nedap en Mijn Caress. Wanneer je medewerker via het ECD een melding wil doen, weet het systeem al om welke client het gaat. Hierdoor worden de juiste client gegevens automatisch ingevuld in het formulier zodat je medewerker dit niet langer hoeft te doen. Wanneer het formulier is verstuurd wordt er automatisch een samenvatting van de melding teruggestuurd naar het client dossier. Een mooie functionaliteit die je zorgmedewerker ondersteunt.
Niet alleen het melden van incidenten is belangrijk voor de kwaliteit van een organisatie, ook de borging van kwaliteitsprocessen en -documenten. Een kwaliteitsmanagementsysteem voorkomt dan ook dat medewerkers met een oudere versie van een belangrijk document werken en dat ze dus altijd en overal beschikken over de meest actuele versie. Door Zenya slim te integreren met het intranet, de Sharepoint of andere primaire systemen waar jouw organisatie gebruik van maakt, hebben alle medewerkers de juiste documenten bij de hand zonder dat ze hiervoor een apart systeem moeten raadplegen.
Wanneer een medewerker nu gewend is om documenten te raadplegen vanuit een intranetsite of Sharepoint, dan wil je dat graag zo houden. De medewerkers van je organisatie zoeken via Sharepoint of het intranet naar een document. Het zoekresultaat kan zowel bestaan uit documenten van je intranetsite/Sharepoint, zoals notulen en andere documenten waarop geen versiebeheer toegepast gaat worden, als kwaliteitsdocumenten uit Zenya. Door slimme filters kan je medewerker gemakkelijk het document raadplegen waarnaar gezocht wordt. Daarnaast is het met Zenya ook nog eens mogelijk om extra blokken, zoals ‘Jouw geraadpleegde documenten’ of ‘Jouw favoriete documenten’, toe te voegen aan je intranetsite/Sharepoint. Zo kan je medewerker gemakkelijk de meest gebruikte documenten vanuit Zenya gebruiken, zonder dat je medewerker de intranetsite/Sharepoint hoeft te verlaten.
Het gemakkelijk raadplegen van documenten geldt niet alleen voor het intranet van de zorgmedewerkers binnen je organisatie. Zo kunnen bijvoorbeeld ook je HR-medewerkers gemakkelijk de juiste documenten raadplegen op de voor hen meest logische plek, het HR-systeem. De slimme integratie met het kwaliteitsmanagementsysteem zorgt er dus voor dat medewerkers gemakkelijk de juiste documenten kunnen raadplegen, terwijl de documenten aan de achterkant worden geborgd in Zenya.
Het kwaliteitsmanagementsysteem ontlast niet alleen de zorgmedewerker, maar gaat ook jouw als kwaliteitsmanager veel tijd en inzicht opleveren. Je werk wordt niet alleen een stuk gemakkelijker, doordat zorgmedewerkers gemakkelijk incidenten gaan melden en de juiste documenten kunnen vinden, maar ook door het inzicht wat gecreëerd wordt met Zenya. Hoewel je medewerkers niet doorhebben dat ze met Zenya werken, beschik jij – en de rest van het MT – over een realtime dashboard. Dankzij het dashboard heb je een gemakkelijk overzicht van hoe de organisatie er op dit moment voor staat, door middel van cijfers en grafieken. Doordat het dashboard automatisch wordt bijgewerkt hoef je minder (tot geen) tijd te steken in het verzamelen van data maar kun jij je focussen op de analyse. Zo kun je de rest van het management attenderen en adviseren op verbeteringsmogelijkheden van jouw organisatie.
Als management van een zorgorganisatie wil je graag kwaliteit kunnen borgen en inzicht krijgen in hoe de organisatie ervoor staat. Echter wil je niet dat de zorgmedewerkers hiervoor extra systemen en handelingen moeten hanteren, de werkdruk ligt immers al hoog genoeg. Met de slimme integraties van Zenya is het borgen van en inzicht krijgen in de kwaliteit van een organisatie niet eerder zo gemakkelijk geweest.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Wil jij weten hoe het kwaliteitsmanagementsysteem geïntegreerd kan worden in het huidige ICT-landschap en/of primaire systemen? Onze adviseurs denken graag, en vrijblijvend, met je mee.
