nlbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement
Slim objectenbeheer met asset management software

Slim objectenbeheer met asset management software

Asset management, voor sommige organisaties behoort het tot de dagelijkse werkzaamheden. Maar voor heel veel organisaties is dat niet het geval en is het, in het beste geval, iets wat erbij hoort. Juist voor die organisaties kan het een blok aan het been zijn. Er zijn verschillende struikelblokken te herkennen waardoor asset management niet van de grond komt. Denk aan een gebrek aan kennis of geen goede en gebruiksvriendelijke asset management software (wat niet de hoofdprijs kost). Maar ook te weinig draagkracht om een database met deze bezittingen bij te houden kan de spelbreker zijn.

Dat is jammer. Want asset management kan juist een enorme bijdrage leveren aan de efficiëntie en kwaliteit van het werk. Asset management kan tijd én kosten besparen, terwijl het aan de andere kant levertijden en kwaliteit kan verbeteren. Wat je daarvoor nodig hebt? Wij hebben wel een idee…

Waarom asset management?

Met asset management kun je problemen, storingen en dus uitval voorkomen door tijdig onderhoud. Mocht er onverhoopt wel een storing optreden, dan kan deze snel en eenvoudig gemeld én opgevolgd worden, zodat de verstoring zo kort mogelijk duurt. Dankzij gekoppelde documentatie heb je instructies altijd bij de hand, waardoor je jouw dagelijkse werkzaamheden gemakkelijker en efficiënter uitvoert. Slimme asset management software is daarvoor wel noodzakelijk.

De basis: wat is asset management nu precies?

Bij asset management denken we al snel aan het beheren van databases vol auto’s, vrachtwagens, licenties of andere bezittingen bij organisaties die hier hun werk van hebben gemaakt. Je kunt dan denken aan leasemaatschappijen, transportbedrijven of IT-partners. Zij gebruiken zo’n database om onder andere contracten, onderhoud en beheerders te managen.

Dat laatste is juist de reden waarom asset management voor vrijwel iedere organisatie, weliswaar op kleinere schaal, van toegevoegde waarde is. Zo kun je een machinepark, laboratoriumapparatuur, ICT-middelen of gebouwen vastleggen in een database. Hieraan koppel je vervolgens diverse gegevens, zoals leverancier inclusief contracten, voorwaarden, garantiebepalingen etc.

Je kunt aan een asset, of object, handleidingen en andere documenten hangen. Wil je een storing melden kan die meteen worden toegewezen aan het object, zodat degene die de storing moet oplossen niet hoeft te gaan zoeken waar de desbetreffende machine staat. Ook het plannen en uitvoeren van checks en onderhoud kan eenvoudig gedaan worden.

Daarvoor heb je dan wel asset management software nodig. Wanneer je hiernaar op zoek gaat, kom je bij specialisten terecht die software leveren voor organisaties die daar hun werk van hebben gemaakt. Ingewikkelde software, met teveel mogelijkheden die je niet nodig hebt en daardoor dus ook met een prijskaartje.

Asset management hoeft geen extra werkdruk en kosten op te leveren

Bovenstaande kan, wanneer je nog niet bekend bent met asset management, behoorlijk inspannend lijken. Een reden om het vooral niet te doen. Terwijl het jouw organisatie juist dus ook veel kan opleveren.

Ook hoef je hiervoor niet speciaal extra software aan te schaffen, dus het hoeft geen extra kosten met zich mee te brengen. Hoe dat kan? De Zenya Software Suite is standaard uitgerust met een functionaliteit die jouw organisatie hierbij kan helpen: de kaartenbak. Wanneer je dus al gebruik maakt van Zenya, of deze software overweegt als oplossing voor kwaliteitsmanagement, krijg je er gewoon een tool bij om direct je asset management te regelen.

Natuurlijk kost het wél tijd om alle gegevens van je apparaten of andere objecten in te voeren in de asset management software en daar de juiste documentatie etc. aan te koppelen. Maar wanneer je dat eenmaal gedaan hebt, is het bijhouden daarvan eenvoudig. En bovendien bespaart dit iedereen binnen de organisatie uiteindelijk tijd in het bijhouden van asset management.

Bovendien is het ook mogelijk om een koppeling te leggen met een systeem, zoals ERP software, waar deze gegevens al in staan. Met de Kaartenbak Synchronisatie Tool kun je deze gegevens dan eenvoudig in de kaartenbak vast laten leggen.

Een object vastleggen en beheren in de kaartenbak in 6 stappen

Hoe eenvoudig het is om asset management uit te voeren met de kaartenbak, de asset management software in Zenya, maken we graag duidelijk met een stappenplan. In 6 stappen kun je al je objecten eenvoudig beheren.

Stap 1. Maak een kaart aan

Maak met een template een kaart aan voor een object. Dit kan van alles zijn, zoals (laboratorium)apparatuur, machines, ziekenhuisbedden, leveranciers of klanten, gebouwen of IT-apparatuur. Je kunt hier allerhande kenmerken aan toekennen, zoals een locatie, wat het beheer een stuk eenvoudiger maakt.

Stap 2. Koppel relevante documentatie aan de kaart

Dit kunnen contracten zijn, garantiebepalingen, leveranciersinformatie of een handleiding bijvoorbeeld. Deze documenten kun je beheren in Zenya DOC, het DMS. Bestaat een handleiding uit vele pagina’s en wil je deze gebruiksvriendelijker maken?

Een Interactief Document toont aan de hand van enkele slimme vragen alleen die informatie die op dat moment relevant is. Zo hoeft een gebruiker geen ellenlang document door te ploegen om te weten wat een bepaalde foutmelding betekent.

Stap 3. Plan regelmatig onderhoud

Regelmatig onderhoud verlaagt het aantal problemen en storingen. En in sommige gevallen is een regelmatige check of kalibratie bijvoorbeeld noodzakelijk. In de kaartenbak kun je dit inplannen zodat er automatisch taken aan personen of teams worden toegekend wanneer het weer zo ver is. Door checklists en vragenlijsten in Zenya CHECK aan te maken kun je deze direct koppelen aan zo’n taak, zodat het uitvoeren eenvoudiger dan ooit wordt.

Stap 4. Los storingen zo snel mogelijk op

Wanneer er sprake is van een storing, afwijking of bijvoorbeeld schade aan een object, is dat vervelend. Het is belangrijk om dit zo snel mogelijk opgelost te hebben, zodat het werk er zo min mogelijk onder leidt. Hiervoor is incidentmanagement, met Zenya FLOW, een uitkomst. Door een meldformulier aan te maken en deze in de kaartenbak te koppelen aan het object, kan iedereen eenvoudig melden wat er mis is met het object.

Dit kan ook gemakkelijk mobiel met de Zenya Capture App. Deze app maakt het maken van een melding voor de eindgebruiker nóg eenvoudiger, zo kan er op basis van de GPS locatie al bepaald worden om welk object het gaat. Het toevoegen van een foto met notities maakt de melding completer. Doordat de melding zo automatisch gekoppeld is aan het object, hoeft degene die de melding op moet volgen en dus de storing of schade bijvoorbeeld moet verhelpen, niet te zoeken waar het precies om gaat. Dit staat gewoon in het systeem.

Stap 5. Plaats een QR-code of NFC-baken

Je maakt het nog eenvoudiger voor gebruikers om documenten op te zoeken of een melding te doen wanneer zij met de Search App of Capture App een code kunnen scannen of middels NFC direct de gegevens op kunnen halen. Zo wordt de drempel om zelf informatie op te zoeken of een melding te doen, enorm verlaagd en dat komt de efficiency, kwaliteit en veiligheid alleen maar ten goede. Zo’n code kan met asset management software eenvoudig gegenereerd worden.

Kaartenbak - QR code

Stap 6. Koppel objecten

Objecten hoeven niet alleen maar fysieke zaken te zijn. Een contract of leverancier kan bijvoorbeeld ook een object, en dus een kaart, zijn. Dat maakt het koppelen van kaarten erg interessant: zo kun je aan een leverancier bijvoorbeeld garantie- en contractvoorwaarden koppelen, die dan gelden voor alle, of een deel van de, objecten van die leverancier. Wanneer deze voorwaarden dan wijzigen, hoef je die enkel bij dat object te wijzigen. Alle gekoppelde kaarten waarop die voorwaarden van toepassing zijn, krijgen dan automatisch die verandering mee.

Voorbeelden van asset management software voor verschillende soorten werkzaamheden

Bovenstaande klinkt mooi en natuurlijk vinden wij dat onze eigen software goed werkt. Maar wil jij vooral graag weten wat het jou oplevert? Er zijn talloze voorbeelden te bedenken waarvoor asset management software een goed idee is. Zo kun je denken aan:

  • Registratie van bedden en apparatuur in het ziekenhuis, verpleeghuis etc. voor onderhoud, reparaties, bedieningsinstructies en meer;
  • Beheer van laboratoriumapparatuur waarbij het belangrijk is dat deze regelmatig wordt gekalibreerd en gecheckt en waarvoor afwijkingen direct eenvoudig gemeld moeten kunnen worden;
  • Gebouwen voor beveiliging, zodat er bijvoorbeeld eenvoudig schade gemeld en opgelost kan worden;
  • Apparatuur en machines die onderhouden worden door een Technische Dienst. Taken worden automatisch ingepland zodat je nooit meet een check mist;
  • IT-apparatuur als printers, beeldschermen of laptops, voor het bijhouden van garantie, het eenvoudig (laten) melden van storingen en plannen van updates.

Zo zie je dat iedere organisatie wel te maken heeft met objecten waarvoor asset management voor een flinke verbeterslag in efficiëntie en kwaliteit kan betekenen. En als je daar geen speciale, dure asset management software voor nodig hebt maar één slimme tool kunt gebruiken, dan kan íedereen asset management uitvoeren.

Benieuwd wat Zenya 
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts! Wij denken graag met je mee.