Grip op kwaliteit en veiligheid met een managementsysteem

Organisaties opereren in een wereld die steeds dynamischer wordt. Het is daarom belangrijker dan ooit om mee te bewegen, te innoveren en te verbeteren. Natuurlijk is dit niet vanzelfsprekend. Het is van belang om binnen de organisatie grip te houden op kwaliteit, veiligheid en informatiebeveiliging.

De lijst met vereisten lijkt niet te stoppen, maar daar liggen juist ook de kansen. Een managementsysteem kan deze in kaart brengen. Maar hoe kan een managementsysteem bijdragen aan grip houden in een steeds complexer wordende omgeving?

Wat is een managementsysteem

Een managementsysteem of management control systeem klinkt voor veel mensen erg abstract. Daarom focussen we ons eerst op wat een managementsysteem is. Het is, in de essentie, software waar een reeks afspraken geborgd worden. Deze afspraken kunnen zijn vastgelegd in methodes, procedures of werkinstructies met als doel een efficiënt werkproces.

Daarnaast kunnen afspraken ook zijn bepaald voor het behalen van bedrijfsdoelstellingen. Zoals bijvoorbeeld het meebewegen met onze continue veranderende wereld of het blijven voldoen aan wet- en regelgevingen. Een goed managementsysteem houdt grip en overzicht op alle gestelde doelstellingen. Zo heeft de directie, het management én zelfs medewerkers altijd inzicht in de status. Op deze manier kan jouw organisatie zich focussen op continue verbetering.

De voordelen van een managementsysteem

Een managementsysteem brengt veel voordelen met zich mee. Het zorgt voor een constante grip op jouw bedrijfsvoering. In een overzichtelijk dashboard heb je altijd alles bij de hand en is belangrijke informatie eenvoudig te vinden. Bovendien brengt een dergelijk systeem nog veel meer andere voordelen met zich mee:

Een bijkomend voordeel is dat het betrekken van medewerkers een positieve invloed heeft op de motivatie. Misschien is dit niet het eerste waar je aan denkt wanneer je als directie een managementsysteem aanschaft. Toch is het enorm belangrijk voor het succesvol uitrollen van zo’n systeem. Uit onderzoek van Forson (2021) blijkt dat gemotiveerde werknemers een positieve invloed uitoefenen op het presteren van een bedrijf.

Het effect van een managementsysteem

Een managementsysteem kan meerdere effecten hebben op het totaal functioneren van jouw organisatie. Hieronder omschrijven wij twee van deze effecten;

Eigenaarschap creëren bij de werknemers

Het is van belang om eigenaarschap te creëren bij de werknemers. Eigenaarschap bestaat uit 6 eigenschappen:

1. Intrinsieke motivatie;
2. Nieuwsgierigheid;
3. Het belang zien van een eigen bijdrage in het grotere geheel;
4. Risico durven te nemen;
5. Niet beschuldigend wijzen naar anderen;
6. Het stellen van eisen.

(van der Haak, 2020) 

Personeelsleden met deze competenties zijn geneigd een organisatie sterker te maken. Een managementsysteem ondersteunt bij het ontwikkelen van deze competenties. Door het proces inzichtelijk te maken, resultaten te tonen en hiermee eigenaarschap te creëren en te borgen.

Een overzichtelijke interne beheersing

Daarnaast kan ook interne beheersing een gesteld doel zijn door het management. Interne beheersing staat voor alle procedures, richtlijnen en maatregelen die intern zijn bepaald om de organisatie als geheel aan te sturen. Deze worden beoordeeld op efficiëntie en op de betrouwbaarheid van de bijbehorende rapportages. Een goed ingericht intern beheerssysteem zorgt ervoor dat jij altijd controle hebt over jouw organisatie.

Voor de inrichting van interne beheersing is goed om te weten welke afspraken al eerder binnen de organisatie zijn gemaakt. Met een managementsysteem heb je meteen inzicht in al deze afspraken. Om deze processen in kaart te brengen is het COSO-raamwerk een handig hulpmiddel. Over het gebruik van het COSO model voor interne beheersing hebben wij al eerder een artikel geschreven.

Waarborgen van een veilig managementsysteem

Tegenwoordig is het voor elke organisatie een vereiste om te digitaliseren, al brengt dit wel risico’s met zich mee. De software waarmee het management werkt, moet daarom op een veilige manier met belangrijke- en privacygevoelige gegevens omgaan. Dit kan met een managementsysteem, die aan kritische eisen moet voldoen. Organisaties moeten er namelijk altijd op kunnen vertrouwen dat belangrijke gegevens veilig worden opgeslagen.

Wij hebben de huidige uitdagingen van bedrijven onderzocht in een digitale Round Table sessie. Kwaliteitsmanagers gingen in gesprek over de uitdagingen op het gebied van digitale management. Al snel bleek dat veel organisaties tegen de complexiteit van snelle veranderingen aanlopen.

Door de digitalisering van je managementflow ontstaan er andere wensen en behoeften. Met de juiste software en begeleiding kan dit allemaal net een beetje makkelijker. Zenya is dan ook continu in beweging om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de laatste veranderingen.

De rol van Zenya binnen jouw organisatie

Onze software ondersteunt organisaties in alle branches, bij thema’s zoals kwaliteit, veiligheid, milieu en menselijk welzijn. Zenya kwaliteitsmanagement software brengt relevante indicatoren vanuit alle modules samen in één overzichtelijk dashboard. Naast de managers en directie, kunnen deze dashboards ook gebruikt worden door de teams zelf. Zo weet heel de organisatie altijd hoe je ervoor staat en waar nog kansen liggen tot verbetering.

Hierdoor geeft Zenya organisaties de mogelijkheid om bijvoorbeeld je PDCA-cyclus te borgen en te volgen. Dit stelt de directie in staat om continu veranderingen door te voeren ter bevordering hiervan. Lees hoe je meer te weten kan komen over het maximaal benutten van jouw PDCA-beleidscyclus.

De functionaliteiten van Zenya software brengen veel voordelen met zich mee. Zo brengt het knelpunten binnen jouw organisatie in kaart en is iedereen op de hoogte van de laatste veranderingen. Ook kan er snel geanticipeerd worden op belangrijke KPI’s. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat er tijd én kosten bespaard worden.