ennlbe-nlSlimme software voor kwalitatief goede zorg van mens tot mens.

Incidenten & klachten

Verzamel en analyseer alle signalen op één plek

Elke melding is goud waard — als je er goed gebruik van maakt. Incidenten en klachten die rondzwerven in losse spreadsheets en mailboxen leveren weinig inzicht op. Onze oplossing voor incidenten en klachten bundelt alles op één plek: melden is simpel, organiseren is intuïtief en inzichten zijn direct zichtbaar. Zo zet je losse signalen om in bruikbare inzichten en concrete vervolgstappen — de basis voor gerichte verbetering.

Zenya Beeldmerk Transparant

De oplossing in één oogopslag

Til incident- en klachtenmeldingen naar een hoger niveau met de Zenya Suite

Meld eenvoudig op kantoor, onderweg of aan het bed

Eén centrale ingang voor elke incident- en klachtenmelding

Verzamel eenvoudig feedback van cliënten, patiënten en medewerkers

Geef incident- en klachtenmeldingen een vaste plek binnen jouw PDCA-cyclus

Laat meldingen direct landen bij de juiste afhandelaars voor verbeteracties

Deze oplossing maakt gebruik van de module Zenya FLOW.

Wat is het verschil tussen een ‘oplossing’ en de Zenya modules? Dat leggen we je graag uit.

Wat kun je met deze oplossing?

Zo ondersteunt de Zenya Suite bij incidenten en klachten

Met één centrale omgeving registreer je moeiteloos incidenten én klachten, krijg je direct inzicht in patronen en werk je bovendien veilig en compliant. Alles klaar om later naadloos door te zetten naar acties en verbeteringen.

Zorg voor snelle registratie van meldingen via de webbrowser, onze mobiele Capture-app of QR-codes.

Laat locaties, afdelingen en andere dossierinformatie automatisch invullen in slimme velden, als je een koppeling met jouw EPD of ECD hebt.

Medewerkers kunnen altijd en overal eenvoudig incidenten melden, wat de meldbereidheid in je organisatie verhoogt.

Cliënten, patiënten, familie of andere externen kunnen direct feedback indienen via een Zenya formulier op jouw website. Geen overtypen nodig.

Pas eenvoudig formulieren en workflows aan in onze designer. Geen programmeerkennis nodig.

AI kan meldingen automatisch vertalen, zodat iedereen in zijn eigen taal kan melden terwijl jij alles in de voertaal van je organisatie ontvangt.

Met AI-samenvattingen van meldingen houd je makkelijk overzicht en kun je snel inschatten wat aandacht nodig heeft.

Kies per melding meteen de juiste analysemethode, zoals PRISMA, TRIPOD, BowTie of een standaard RCA-template.

Borg jouw PDCA-cyclus in één centrale omgeving. Signaleren en inventariseren van meldingen geeft je een sterke basis om gericht te verbeteren.

Meld incidenten en klachten op een veilige, verantwoorde manier binnen een platform met ISO 27001-, ISO 9001- en NEN 7510-certificeringen.

Geef afhandelaars en stakeholders inzicht in incidenten met heldere rapportages en dashboards.

“We zetten het incidentmeldingssysteem heel breed in, met eigen flows die automatisch de juiste mensen informeren. Zij bepalen of vervolgacties of analyses nodig zijn.”

Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier
Johan Engels
ICT-manager bij Heilig Hartziekenhuis

“Dankzij Zenya gebeurt klachtenregistratie veilig, efficiënt en volledig bij Adelante Zorggroep. Ik draai nu snel en eenvoudig rapportages uit. Vóór Zenya was zo’n uitgebreide rapportage ondenkbaar.”

Adelante zet Zenya succesvol in voor klachtenmanagement
Jacky Wolfs
Klachtenfunctionaris bij Adelante Zorggroep

“Melden is nu zo eenvoudig geworden: medewerkers pakken snel de tablet, maken een foto en sturen de melding door. Het is echt kinderlijk eenvoudig.”

Harold Krikke
KAM-coördinator bij Triferto

Ondersteuning van A tot Z

Dit is hoe wij te werk gaan

Kies je voor Zenya, dan kies je voor méér dan alleen software: je krijgt ondersteuning van een team dat incident- en klachtenmanagement van binnen en buiten kent. We delen bewezen werkwijzen, denken mee over jouw vraagstukken en zorgen dat je snel aan de slag kunt.

Kickstart

In een eerste gesprek ontdekken we samen waar je staat, wat er goed gaat en wat er nog verbeterd kan worden. Zo weten wij hoe we je het beste verder kunnen helpen.

Oplevering

Op basis van je gesprek met onze consultant wordt de oplossing voor je gefinetuned. In no-time is de oplossing klaar voor gebruik, zodat je snel van start kan. 

Instructie 

Onze oplossing is eenvoudig in gebruik, maar we begrijpen dat het fijn is om extra uitleg te krijgen. Met praktische instructies kunnen gebruikers snel aan de slag. 

Ondersteuning

Ook als de oplossing is uitgerold en in gebruik is, blijven we in contact. Je krijgt een vaste Customer Success Manager die je te allen tijde vragen kunt stellen. 

Samen aan de slag?

Wil je verbeteracties centraal borgen en de voortgang zichtbaar houden? We gaan er graag met je over in gesprek.

Veelgestelde vragen

Vragen? We helpen je graag verder

Zenya software suite

Wat is het verschil tussen een 'oplossing' en de Zenya modules (zoals DOC, FLOW of AUDIT)?

Deze oplossing laat zien hoe je met Zenya aan de slag kunt met een specifiek thema, vraagstuk of uitdaging. Het is opgebouwd uit functies van één of meerdere van onze modules. De modules zijn de daadwerkelijke softwareproducten die je van ons afneemt.

Zenya software suite

Welke Zenya modules heb je nodig om aan te slag te gaan met Incidenten & klachten?

Het melden van incidenten en klachten loopt via Zenya FLOW. Omdat dezelfde module ook verbeteracties en workflows ondersteunt, koppel je verbeteringen direct aan je meldingen en blijft alles bij elkaar in één proces.

Zenya software suite

Hoe sluit dit aan op Acties & verbeteren?

Het verzamelen, monitoren en opvolgen van verbeteracties vindt allemaal plaats in de module Zenya FLOW. Ook incident- en klachtmeldingen worden via Zenya FLOW verzameld, en kunnen direct gekoppeld worden aan vervolgacties.

Incidenten & klachten

Kunnen medewerkers ook aan het bed of onderweg meldingen maken?

Ja dat kan! Daar hebben we de handige mobiele Capture-app voor ontwikkeld. Hiermee open je direct het juiste meldformulier. Bovendien werkt het ook offline; zodra er verbinding is, wordt de melding automatisch verzonden.

Incidenten & klachten

Kan een melding anomiem of vertrouwelijk gedaan worden?

Ja. Per formulier kun je instellen of naam- en contactgegevens verplicht, optioneel of uitgesloten zijn.

Incidenten & klachten

Krijgen medewerkers een terugkoppeling nadat zij een melding hebben gedaan?

Ja, de workflow stuurt automatische notificaties of e-mails als de status verandert en toont de actuele voortgang in het persoonlijke dashboard van de melder.

Incidenten & klachten

Krijgen medewerkers een terugkoppeling nadat zij een melding hebben gedaan?

Jazeker! Met filters en widgets stel je eenvoudig een team- of afdelingsdashboard samen. Relevante indicatoren uit jouw gehele Zenya omgeving verschijnen dan in één overzicht.

Incidenten & klachten

Is het mogelijk om automatisch het dossier van een patiënt of cliënt in het EPD/ECD aan te laten vullen naar aanleiding van een incidentmelding in Zenya?

Ja. Met koppelingen tussen jouw Zenya en bijvoorbeeld Nedap Ons of MijnCaress wordt na het afronden van de melding automatisch een afschrift in het ECD of EPD opgeslagen. Zo voorkom je dubbele administratie en voldoe je makkelijker aan dossiervormingseisen.

Incidenten & klachten

Kan ik meldformulieren ontsluiten via het intranet?

Ja, je kunt deze met een hyperlink gemakkelijk delen op jouw intranet. Daarnaast bieden we ook koppelingen aan met diverse intranetplatformen, zoals Embrace of Iris Intranet, waarmee medewerkers het formulier direct kunnen openen vanuit het intranet.

Alles-in-één

Ontdek ook andere oplossingen in de Zenya Suite

Protocollen & werkafspraken

Leg processen en werkwijzen vast op één plek en zorg dat iedereen altijd werkt met de laatste, juiste informatie.

Acties & verbeteren

Maak verbeterkansen inzichtelijk, wijs acties toe en houd grip op de voortgang — allemaal vanuit één overzicht.

Risicomanagement

Breng risico’s in beeld, betrek de juiste mensen en werk gericht aan het beheersen van wat echt belangrijk is.

Audits & compliance

Krijg inzicht in kwaliteit en verbeterpunten en voldoe aantoonbaar aan wet- en regelgeving. 

Ontdekken wat Zenya voor
jouw organisatie kan betekenen?

Neem contact op voor een oriënterend gesprek of vraag een hands-on demo aan.
We denken graag met je mee.