nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.
CRH Structural Concrete Belgium optimaliseert veiligheidsbeleid met Zenya

Een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke manier om aan incidentmanagement te doen: daar ging Dirk Putzeys naar op zoek toen hij in 2016 aan de slag ging als QHSE-Manager bij CRH Structural Concrete Belgium. Toen hij kennismaakte met de software van Infoland werd echter al snel duidelijk dat deze nog veel meer te bieden had op het gebied van QHSE.

Dirk is al meer dan 20 jaar actief in de veiligheidssector. Als coördinator van de gemeenschappelijke interne dienst bij CRH Structural Concrete Belgium is het zijn taak om, samen met een team van preventieadviseurs, de veiligheid op de Belgische sites in goede banen te leiden. Met maar liefst 9 sites en meer dan 1.200 werknemers is een efficiënt veiligheidsbeleid topprioriteit voor de multinational.

KlantCRH Structural Concrete Belgium
ModuleDOC, FLOW
Branche

Nood aan een efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem

“Toen ik in 2016 startte bij CRH was het hele incidentmanagement eigenlijk één grote papierwinkel. Incidenten − als ze al gemeld werden − moesten ingeschreven worden via een document. Dat document werd overgedragen aan de preventiedienst, die het op hun beurt in een Excel goten. Analyses en rapporten moesten vervolgens allemaal handmatig worden opgesteld. Kortom: een heel omslachtig proces”, vertelt Dirk.

Deze werkwijze was niet alleen hinderlijk voor de preventiedienst en het management: ook voor de mensen op de werkvloer, waar alles uiteindelijk begint, was de drempel veel te hoog om alle incidenten elke keer door te geven. “We willen dat onze mensen op de vloer aanwezig zijn en niet telkens hun werk moeten onderbreken om aan de computer te zitten wanneer ze een incident moeten melden”, zegt Dirk. De nood voor een efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem was dan ook erg groot.

We zochten een tool waarin we zelf vrij zijn om processen aan te maken en aan te passen, naargelang onze behoeftes, zonder daarvoor telkens te moeten terugvallen op het bedrijf dat de software ontwikkelde.”

Dirk Putzeys
QHSE-Manager bij CRH Structural Concrete Belgium

Zelf processen aanmaken en aanpassen

“We wilden een tool die naast drempelverlagend ook makkelijk zelf aan te passen is. Veel systemen bieden een sleutel-op-de-deuroplossing, iets wat wij absoluut niet wilden. We zochten een tool waarin we zelf vrij zijn om processen aan te maken en aan te passen, naargelang onze behoeftes, zonder daarvoor telkens te moeten terugvallen op het bedrijf dat de software ontwikkelde.”

Dirk legde zijn oor te luisteren bij een andere firma die al met Infoland werkte en zo ging de bal aan het rollen. “Na contact op te nemen nodigde Olivier van Infoland ons uit voor 6 korte sessies van telkens een halve dag om de software in de vingers te krijgen. Hij vroeg ons wat we wilden, legde uit wat de mogelijkheden waren en liet ons vervolgens onze weg zoeken doorheen Zenya.” Op heel korte tijd kregen Dirk en zijn team zo de software onder de knie en konden ze voortaan zelf processen aanmaken.

CRH koos voor de module Zenya DOC om hun documentbeheer te optimaliseren en voor de module Zenya FLOW om hun incidentmanagement te structureren. Daar bleef het echter niet bij. “Het programma is zo intuïtief dat we er ondertussen ook tal van andere processen in hebben ondergebracht, zoals het uitschrijven van werkvergunningen en het opmaken van besteladviezen.”

Naast Zenya maakt CRH trouwens ook gebruik van iQualify om hun toolboxmeetings vorm te geven en om de kennis van medewerkers te toetsen. “De iQualify-software is mooi opgebouwd en handig in gebruik. We gebruiken hem onder andere voor interne trainings, maar ook voor transporteurs die bij ons komen laden. Zij kunnen op voorhand een training volgen, daarna een test invullen, en krijgen dan een sticker als bewijs van het behaalde certificaat.”

Gebruiksvriendelijk, van werkvloer tot management

Omdat de software zo gebruiksvriendelijk is kan het bedrijf de processen eenvoudig aanpassen om zo hun QHSE-management te verbeteren en steeds aan de eisen te voldoen.

Het incidentmanagement werd bijvoorbeeld een pak eenvoudiger omdat mensen op de werkvloer makkelijk ter plaatse incidenten kunnen ingeven via hun smartphone of tablet. “We hebben niet veel tijd nodig gehad om de mensen op de vloer wegwijs te maken in Zenya, integendeel. De tool is zo intuïtief dat iedereen die een beetje omkan met een smartphone, er snel mee weg is. En loopt er toch nog ergens iets niet helemaal vlot, dan kunnen werknemers dit aan ons melden en kunnen we zelf het proces aanpassen.”

Ook het management is zeer te spreken over Zenya en Infoland. “Onze CEO vertelde me dat hij nog nooit had meegemaakt dat een nieuw softwareprogramma zo vlot in zijn organisatie werd opgenomen als Zenya”, vertelt Dirk. Ook het samenstellen van managementrapporten werd een stuk makkelijker. “Vroeger bestond zo’n rapport uit een uitgebreide Excel met heel wat grafieken. Niet echt overzichtelijk en bovendien arbeidsintensief om op te stellen. Nu krijg je met één druk op de knop alle actuele informatie die je nodig hebt en kan je via deep diving alles tot in de details bekijken.”

Dankzij de flow in Zenya zijn we nu zeker dat alles bij de juiste mensen terechtkomt en dat iedereen weet welke taak hij moet opnemen.”

Dirk Putzeys
QHSE-Manager bij CRH Structural Concrete Belgium

Veel makkelijker om een efficiënt veiligheidsbeleid uit te rollen

Veiligheidsbeleid CRH

“Met Zenya is het veel makkelijker geworden om een efficiënt veiligheidsbeleid uit te rollen”, aldus Dirk. “Omdat er veel meer incidenten worden doorgegeven en omdat het dashboard zo makkelijk te gebruiken is, zien we bijvoorbeeld sneller waar de grootste knelpunten zich bevinden. Vervolgens kunnen we hier gericht op inspelen.”

Daarnaast is het ook eenvoudiger geworden om bepaalde verantwoordelijkheden bij de juiste mensen te leggen. “Vroeger werden incidenten vaak rechtstreeks bij de preventiedienst gemeld, wat eigenlijk niet de bedoeling is. Dankzij de flow in Zenya zijn we nu zeker dat alles bij de juiste mensen terechtkomt en dat iedereen weet welke taak hij moet opnemen.”

Tot slot helpt de software ook om alle werknemers bewust te maken van de veiligheidsaspecten op de werkvloer. Efficiënte toolboxmeetings helpen bijvoorbeeld om de veiligheid binnen het bedrijf te vergroten en zo ook te voldoen aan de wettelijke QHSE-verplichtingen.

Vlotte samenwerking en kennisdeling

Dirk is erg tevreden over de samenwerking met Infoland. “Eigenlijk ben ik een beetje hun promotor”, lacht hij. Zo haalt hij als laatste voordeel nog het gemak aan van kennisdeling, zowel met firma’s binnen de CRH-groep als daarbuiten. “Op een Infoland-infodag hoorden we van een andere firma dat zij het programma ook gebruiken voor hun indienststellingen. We hebben hen dan gevraagd hoe zij dit juist doen en hebben een gelijkaardig proces ontwikkeld in onze eigen software. Het mooie is ook dat, wanneer we zo’n nieuw proces ontwikkelen, dit een-op-een kan worden overgenomen door andere bedrijven binnen onze groep. Niemand hoeft dus opnieuw het warm water uit te vinden.”

Benieuwd hoe jouw onderneming veiliger, slimmer
en efficiënter kan werken met één enkel softwareprogramma?

Neem dan gerust contact op met ons, we bekijken graag samen de mogelijkheden.