nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Greenyard Fresh – Van losse bestanden op een server naar een geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem

Voor een organisatie in de food industrie met 150 vaste medewerkers is een gedegen kwaliteitsmanagement van groot belang. De Quality Management afdeling van Greenyard Fresh Netherlands begon jaren geleden met het verwerken van informatie in losse Word-, Excel- en PDF-bestanden. Een korte zoekopdracht kon destijds veel tijd in beslag nemen. Voor een snelgroeiende organisatie als Greenyard betekende dit dat het hoog tijd werd voor een oplossing. 

Dankzij Zenya, het kwaliteitsmanagementsysteem van Infoland, heeft Greenyard eindelijk afscheid kunnen nemen van dit inefficiënte tijdperk. Documentmanagement, kwaliteitsprocessen en incidentmanagement zijn nu volledig geautomatiseerd. “Het is inzichtelijk en toegankelijk voor iedereen. Ons QM Handboek was vroeger als PDF op onze server opgeslagen. Het beheer hiervan lag bij één persoon. Dit terwijl het juist zo belangrijk is om deze informatie met zoveel mogelijk collega’s te kunnen delen”, vertelt Judith Prang van de QM afdeling bij Greenyard Fresh Netherlands. “Het beheren van documenten en het uitvoeren van gedegen kwaliteitsmanagement werd hierdoor erg moeilijk. Juist dit wilden we verbeteren.” 

Logisch! Kwaliteitsmanagement is natuurlijk fundamenteel voor een bedrijf in de food industrie. Een systeem dat het beheren en naleven van het QM handboek kan verbeteren en vergemakkelijken, is niet alleen wenselijk, maar ook noodzakelijk. “Het idee was om met de hulp van Zenya de verantwoordelijkheden over meerdere collega’s te verdelen. Daarnaast moest het beheren en aanpassen van documenten eenvoudiger gemaakt worden.”

KlantGreenyard Fresh Netherlands
ModuleDOC, FLOW, RISK, CHECK
Branche

De zoektocht naar de perfecte match

De zoektocht naar de juiste aanbieder was niet moeilijk volgens Judith: “We hadden contact met meerdere bedrijven. Onze keuze is uiteindelijk op Infoland gevallen omdat het een Nederlands bedrijf is én een lokale onderneming bij ons in de buurt”.

Ook het vooruitzicht op hoge kwaliteit had een grote aantrekkingskracht op Greenyard. “De toepassingen van Infoland worden in de zorgsector veel gebruikt en hier zijn kwaliteit, veiligheid en efficiëntie natuurlijk erg belangrijk. Wanneer Infoland dit in de zorg goed kan regelen, dan mag je verwachten dat het ook in de food industrie goed kan worden toegepast. Een hoog niveau aan kwaliteitsmanagement in de zorg, is dus een goede maatstaf”. 

Als organisaties willen leveren aan de retail, dan is een goed georganiseerde en gedocumenteerde kwaliteitsafdeling noodzakelijk. Een gelijk niveau aan kwaliteitsmanagement hanteren als in de zorg, dat vind ik een goede maatstaf!”

Judith Prang
QM afdeling Greenyard Fresh Netherlands

Een complex kwaliteitsmanagementsysteem met hoge gebruiksvriendelijkheid

Maar ook met de gebruiksvriendelijkheid van Zenya lijkt Infoland zich toch te onderscheiden van de concurrenten. “Het systeem is complex maar werkt uiteindelijk heel gemakkelijk voor de eindgebruikers. Deze gebruiksvriendelijkheid is écht noodzakelijk voor ons en dat was dan ook een van de grootste redenen waarom wij voor Zenya hebben gekozen.

Daarnaast is het fijn dat zowel Zenya DOC als Zenya FLOW goed op elkaar aansluiten. Ook hebben we de mogelijkheid om een totaal kwaliteitsmanagementsysteem voor onze activiteiten te gebruiken. Op deze manier kunnen alle kwaliteitsfacetten namelijk op een gebruiksvriendelijke manier bediend worden”.

Informatievoorziening in een groeiende organisatie

Greenyard Fresh Netherlands is nog steeds bezig om het systeem binnen de organisatie uit te breiden. Maar hoe groter de groep gebruikers wordt, hoe gecompliceerder de informatievoorziening kan worden. Niet iedereen kan natuurlijk op de hoogte zijn van wat er op andere afdelingen gebeurt. “Zenya software maakt deze groei een stuk gemakkelijker. Klachten van klanten en incidenten verwerken wij eenvoudig in Zenya. Ik ben blij dat we met Infoland samenwerken. Het kwaliteitsmanagementsysteem wordt nu veel inzichtelijker voor alle collega’s en het is ook veel gemakkelijker om informatie op te zoeken.” Of zoals Judith het zelf aangeeft, “ik wil gewoon niet meer zonder!” 

Maar naast de documentatie, verlopen ook de evaluaties een stuk sneller met het pas geïmplementeerde kwaliteitsmanagementsysteem: “Je drukt op één knop en het is klaar. Eerder moesten wij de evaluaties van bijvoorbeeld klantklachten handmatig in een Excel-file documenteren, en dat kostte veel tijd. Dit is nu niet meer aan de orde. We gaan Zenya nu bijvoorbeeld ook gebruiken bij het beheren van contracten op andere afdelingen. De beheerder krijgt zo automatisch een melding wanneer een contract afloopt. Dit geeft ons weer meer ruimte voor andere zaken.” 

Het systeem is complex, maar werkt wel heel gemakkelijk voor de eindgebruikers. Ik wil gewoon niet meer zonder!”

Judith Prang - Greenyard Nederland - Klein formaat foto
Judith Prang
QM afdeling Greenyard Fresh Netherlands

De noodzaak van kwaliteitsmanagement in de food industrie

Ruim 20 jaar geleden was de food industrie een hele andere sector. Als organisaties tegenwoordig aan de retail willen leveren, dan is een goed georganiseerde en gedocumenteerde kwaliteitsafdeling noodzakelijk. Er wordt niet meer alleen naar de organisatie zelf gekeken. Inmiddels wordt er naar de hele keten gekeken! Waar komt het product vandaan? Voldoet die teler in Zuid-Amerika of China aan de eisen van een specifieke klant? Oftewel: kwaliteit wordt gewoon steeds belangrijker. Ik zou Zenya software dus ook graag aan andere Greenyard locaties willen aanbevelen zodat we als gehele organisatie het maximale uit kwaliteitsmanagement kunnen halen.”

Samenwerking met Infoland

“Al met al ben ik erg tevreden over Zenya kwaliteitsmanagement software. Ik wil gewoonweg niet meer zonder! Het verschil tussen het werken in losse bestanden en Zenya is groot. Je hebt een structuur opgebouwd en dat maakt het zoeken gemakkelijker dan het bladeren in losse mappen met losse bestanden. Zeker wanneer je niet bekend bent met een specifiek document. Zo kun je in het systeem gewoon een woord intypen en vervolgens loopt het systeem direct alle teksten na waar dit woord in voorkomt. Het resultaat: je vind direct het document dat je zoekt. Dit is niet alleen voor mij gemakkelijk maar ook voor alle andere medewerkers”.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.