Samen met 61 huisartsenpraktijken wil Humo voor huisartsen (voorheen Zorggroep Synchroon) de best mogelijke zorg leveren aan patiënten met een (chronische) ziekte. Om dit te bereiken worden heel wat afspraken gemaakt en documenten gedeeld met de verschillende zorgcollega’s. Zo’n 2 jaar geleden voelde de zorggroep de behoefte om dit op een meer efficiënte manier te gaan doen. Maartje Schmeits (Manager preventie, kwaliteit en scholing bij Humo voor huisartsen) vertelt hoe ze hiervoor bij Zenya terechtkwamen.
Maartje is binnen de zorggroep het aanspreekpunt voor alles wat met Zenya te maken heeft. Samen met een collega initieerde zij in 2021 het implementatietraject en ook nu pikt zij dit verder op.
“Het spreekt voor zich dat er heel wat documenten gedeeld worden binnen onze zorggroep. Vroeger gebeurde dat via e-mail of openbaar via onze website, maar we voelden dat het beter kon. Er was geen duidelijk overzicht, er waren vaak verouderde documenten in omloop. Daarom gingen we op zoek naar een systeem om de kwaliteit te verbeteren.”
Na wat onderzoek bleek dat zowel de huisartsenpost als het ziekenhuis binnen de regio al met Zenya werkte. “Dit leek ons een groot voordeel bij het uitwisselen van documenten met elkaar. De keuze was dus vrij snel gemaakt”, aldus Maartje.
Om te beginnen koos de zorggroep voor Zenya DOC om al hun documenten op een centrale plaats op te slaan en te delen met de huisartsenpraktijken. Maartje: “We maakten in Zenya DOC een mappenstructuur met alle zaken die Humo voor huisartsen faciliteert voor de huisartsen. Alle info die we vroeger afzonderlijk deelden staat hierin. Nieuwe informatie delen we nu via linkjes naar die mappen en niet meer als bijlage bij e-mails.”
De grootste meerwaarde van Zenya DOC vindt Maartje het feit dat alles op één plek verzameld is. Het is nu veel makkelijker om alle documentatie up-to-date te houden, zodat medewerkers van de huisartsenpraktijken altijd de laatste nieuwe versies tot hun beschikking hebben. Wanneer iets niet duidelijk is kunnen gebruikers ook opmerkingen toevoegen, die dan meteen bij de juiste personen terechtkomen.
“Dankzij Zenya DOC kunnen we de kwaliteit van ons werk nu overkoepelend borgen”, zegt Maartje. “Ook werken we veel samen met één ziekenhuis in onze regio, dat zelf ook Zenya gebruikt. Als zij willen dat we een document delen met onze huisartsen, kunnen zij de beheerder blijven terwijl het document wel in ons systeem staat. Zo vermijden we ook weer fouten.”
Naar het komende jaar toe denkt de zorggroep zelfs nog een stapje verder te gaan, namelijk de mogelijkheid dat praktijken documenten uit hun eigen portaal beschikbaar kunnen maken voor andere praktijken. “Die behoefte blijkt er wel te zijn, zeker voor bijvoorbeeld protocollen. Soms merkt een praktijk dat ze nog zaken missen, terwijl een andere praktijk die al heeft vastgelegd. Zo kunnen we elkaar nog beter helpen.”
Je kan controledatums invoeren en dan krijg je een seintje wanneer dingen opnieuw bekeken en/of gewijzigd moeten worden. Dat helpt om onze informatie up-to-date te houden.”
Voor de documenten die centraal gedeeld worden gebruikt de zorggroep ook de Zenya Search app. Op die manier hebben de zorgcollega’s alle documenten steeds bij de hand, ook wanneer ze niet aan hun computer zitten.
Maartje: “Gebruikers kunnen inloggen op de app en zien dan alle info die ze nodig hebben. Zo is er een aparte map met afspraken die we hebben met het ziekenhuis en maakten we per map een document met veelgestelde vragen over dat onderwerp. In dat document staan dan links naar de uitgebreide info. Zo blijft het allemaal overzichtelijk.”
Naast Zenya DOC biedt Humo voor huisartsen ook Zenya FLOW aan bij hun praktijken, voor interne incidentmeldingen. Er werden centraal twee flows uitgewerkt: de ene beknopt, de andere iets uitgebreider. De praktijken kiezen zo zelf welke flow het beste bij hen past.
Het handige aan Zenya FLOW vindt Maartje de rapportages en dashboards die aan de gegevens gekoppeld worden. “De huisartsenpraktijken kunnen deze makkelijk meenemen in hun teamoverleg”, zegt Maartje. “Momenteel doet Humo voor huisartsen zelf niets met deze gegevens, maar op termijn lijkt het ons wel interessant om hier zelf ook te gaan kijken naar algemene tendensen; op welk gebied worden de meeste incidenten gemeld en kunnen we hier als zorggroep misschien bij ondersteunen.”
De rapportages uit Zenya FLOW helpen de huisartspraktijken om de vinger aan de pols te houden wat betreft incidenten.”
Het gebruik van Zenya helpt de huisartsenpraktijken tot slot bij hun accreditatie. “Iedere 3 jaar ontvangen zij een audit via de NPA om hun NHG-praktijkaccreditering te behouden”, zegt Maartje. “Via Zenya kunnen zij eenvoudig aan de auditor aantonen dat hun protocollen up-to-date en geborgd zijn”. Ook laat het zien dat de praktijken aandacht hebben voor kwaliteitsverbetering, wat alleen maar positief is.
Maartje kijkt met een goed gevoel terug op de 2 jaar die ze nu al met Zenya werken. In het begin was het even zoeken wat er wel en niet kon, geeft ze aan. “We waren de eerste zorggroep die aan elke praktijk een apart portaal wilde toekennen. De werkwijze was dus niet alleen nieuw voor ons, maar ook voor Infoland zelf. Ze hebben ons hier echt actief bij geholpen en waren altijd bereid om mee te denken. Ook nu nog kunnen we altijd bij hen terecht, en dat is heel prettig.”
De grootste meerwaarde die Zenya heeft gecreëerd binnen de zorggroep? “Dankzij Zenya verloopt de samenwerking tussen alle zorgcollega’s binnen onze groep veel beter en efficiënter. En dat komt de patiënten alleen maar ten goede. Bovendien hebben we onze huisartsenpraktijken individueel iets kunnen bieden wat hun manier van werken optimaliseert. Zo streven we allemaal samen naar de beste zorg voor patiënten in onze regio”, besluit Maartje.
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.