Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Al 80 jaar specialiseert het Belgische familiebedrijf Kela zich in de productie en verdeling van mens- en diergeneeskundige geneesmiddelen. Ondertussen heeft het bedrijf vestigingen in meerdere landen, heeft het zo’n 330 werknemers in dienst en bevinden de grootste markten zich in Europa, Azië en Afrika.
Stefan Langers is business process manager bij Kela. Naarmate Kela groeide werden efficiëntie, consistentie en overzicht alsmaar belangrijker voor het bedrijf. Enkele jaren geleden startte Stefan daarom een project om alle bedrijfsprocessen binnen Kela te beschrijven en te optimaliseren.
“3 jaar geleden gingen we op zoek naar een documentmanagementsysteem waarin we de beschrijvingen van onze processen konden beschikbaar stellen aan alle medewerkers”, vertelt Stefan. “Via via kwamen we terecht bij Infoland. Vooral de combinatie met het meldingssysteem Zenya FLOW vonden we heel interessant.”
Kela gebruikt Zenya DOC onder andere om SOP’s (werkinstructies voor mensen op de werkvloer), veiligheidsinstructiekaarten en safety data sheets te beheren. “Het grootste voordeel van Zenya DOC is dat alle goedkeuringen elektronisch gebeuren. Vroeger ging dat handmatig en had het soms veel voeten in de aarde.”
Ondertussen werd een groot deel van alle processen binnen Kela reeds beschreven. Nu is het vooral zaak om die processen te optimaliseren en deels te automatiseren met Zenya FLOW.
“Vanuit GMP, een wetgeving binnen de farmaceutische industrie, moeten alle afwijkingen binnen een bepaald proces gemeld worden”, vertelt Stefan. “Daar gebruiken we Zenya FLOW voor. Wordt een bepaald proces op een andere manier gedaan dan omschreven staat? Dan kan dat eenvoudig gemeld worden. Daarna komt het terecht bij onze quality unit die op haar beurt de afwijking en de impact ervan beoordeelt.”
Stefan en zijn collega’s stelden al heel wat verschillende flows op. “Om wijzigingen te vragen voor toestellen en producten, om een aanvraag in te dienen om materialen te vernietigen, voor de start van nieuwe medewerkers, voor werkvergunningen, … We bouwen al onze flows zelf en kunnen functies, velden enzovoort toevoegen naargelang wij dat willen.”
Het grootste voordeel van Zenya DOC is dat alle goedkeuringen nu elektronisch gebeuren en niet meer handmatig. Dat bespaart ons enorm veel tijd.”
Naast Zenya DOC en Zenya FLOW gebruikt het bedrijf ook Zenya CHECK om interne vragenlijsten op te stellen. Deze vragenlijsten worden gebruikt bij de gemba walks.
“Een gemba walk is een soort veiligheidsronde binnen een bepaalde afdeling”, aldus Stefan. “Tijdens de rondgang worden verschillende zaken gecontroleerd door het managementteam zoals PBM’s, brandveiligheid, netheid, … Dit gebeurt aan de hand van een vragenlijst. De resultaten plaatsen we achteraf in Zenya CHECK en zo kan er een rapportage gemaakt worden. Op die manier staan alle vragenlijsten en resultaten gecentraliseerd en is het duidelijk over heel Kela waar er verbeteringen mogelijk zijn.”
Sinds kort maakt het bedrijf ook gebruik van iQualify, een tool voor e-learnings. “We bekijken nog hoe we iQualify exact willen inzetten, maar gebruiken het nu al om interne opleidingen te geven. We stellen zelf de opleiding samen en voegen op het einde een test toe. Medewerkers kunnen zelf kiezen wanneer zij de informatie doornemen en de test afleggen.”
“Het voordeel is dat we met iQualify snel kunnen ingrijpen als we merken dat er problemen zijn met een bepaald proces. We stellen hier dan zelf een opleiding rond samen en laten deze volgen door de werknemers.”
Stefan vertelt dat het vroeger niet altijd eenvoudig was om iedereen fysiek bij elkaar te krijgen op hetzelfde moment. Met iQualify is dat niet langer nodig. “iedereen heeft af en toe wel eens een half uurtje tijd om een korte training te volgen. Bovendien biedt iQualify een handig dashboard waarop we kunnen zien hoeveel mensen een bepaalde opleiding al volgden en wat hun resultaten waren.”
Vooral de flexibiliteit van Zenya vinden we super. Heeft een van onze medewerkers een opmerking over een flow? Geen probleem: de kans is groot dat we er zelf mee aan de slag kunnen.”
Stefan en zijn team stellen zelf alle flows op, maar houden altijd rekening met de mensen die de flows moeten gebruiken. “Feedback van mensen kunnen we makkelijk aanpassen. Maar we zouden de farmasector niet zijn als we het niet een béétje ingewikkelder zouden maken”, lacht Stefan. Het bedrijf zorgt namelijk ook zelf voor de validatie van alle flows.
“Die validatie is een eis vanuit de wetgeving. Net zoals bij nieuwe toestellen moeten ook nieuwe processen gevalideerd worden, en die validatie moeten we ook documenteren.”
Bij elk nieuw proces en elke wijziging worden er eerst user requirement specifications opgemaakt waarin beschreven staat wat de flow juist moet doen (bv. een afwijking beschrijven, een wijziging uitvoeren, …). Daarna wordt de flow getest, wordt alles gedocumenteerd en moet er goedkeuring gegeven worden door verschillende partijen. Is alles in orde? Dan kan de flow gebruikt worden binnen de productieomgeving.
“Het opzetten van flows verloopt erg vlot”, aldus Stefan. “En hebben we toch problemen of vragen, dan kunnen we terecht bij de helpdesk van Infoland waar we altijd snel antwoord krijgen.”
Daarnaast steekt Stefan af en toe zijn licht op bij de Infoland community. “Regelmatig neem ik een kijkje of er misschien gebruikers zijn met dezelfde vragen als wij.” Ziet Stefan op de community interessante topics, dan kan hij of een van zijn collega’s makkelijk zelf aan de slag om een bepaalde flow na te bouwen.
Dat noemt hij ook meteen de grootste troef van de software. “Heeft er iemand een idee of opmerking? Dan hoeven ze het maar gewoon te zeggen. De kans is groot dat we er dan zelf mee aan de slag kunnen.”
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya FLOW. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
