Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Laboratoria zijn zwaar gereguleerde omgevingen. Een klein foutje kan grote gevolgen hebben en het werken met protocollen is de medewerkers dus niet vreemd. Maar hoe zorg je nou dat de informatie up-to-date en eenvoudig op één plek te vinden is?
Rudi Evers werkt al vanaf 1985 bij LabPON, is van analist uiteindelijk KAM-functionaris geworden en bemant samen met Odette Hampsink de afdeling KAM (Kwaliteit, Arbo en Milieu) bij LabPON. Rudi vertelt hoe Zenya hen al zo’n 5 jaar ondersteunt bij thema’s als kwaliteit en veiligheid maar ook informatiebeveiliging.
Jaren geleden bestond documentmanagement bij LabPON uit een intranet in HTML met linkjes. En op dat moment voldeed dat ook maar de wensen en eisen veranderen natuurlijk in de loop der tijd. En dan komt er ook een moment dat deze manier van werken niet meer voldoet, bijvoorbeeld voor een ISO 15189 accreditatie.
Dat was het moment, zo rond 2010, dat LabPON op zoek ging naar een nieuw systeem voor documentmanagement. “We hebben onder andere bij Medlon mogen kijken, zij gebruikten toen al iProva, de voorloper van Zenya. Uiteindelijk was dat op dat moment niet wat we zochten en zijn we overgestapt op een SharePoint-omgeving,” vertelt Rudi.
Over SharePoint kwam een laag om kwaliteitsmanagement uit te kunnen voeren met dezelfde software, maar dit bleek uiteindelijk toch niet te werken zoals LabPON het voor ogen had. Daarom kwamen ze een jaar of vijf later weer bij Infoland uit en startten ze in 2016 met Documenten & Processen, nu Zenya DOC. Inmiddels gebruikt LabPON alle Zenya modules en wordt de kaartenbak actief ingezet.
Waarom zou je het wiel steeds opnieuw uitvinden als anderen dat al hebben gedaan? Dat is toch zonde van je tijd?”
Rudi vertelt ook dat hij een grote voorkeur heeft voor SaaS: “Ik ben heel cloudminded. Dat is in deze omgeving soms best een unicum, we zijn wel eens geneigd om vast te houden aan het oude en vertrouwde. En natuurlijk, het moet wel bij ons passen en qua (informatie)beveiliging en werkbaarheid binnen onze kaders passen. Maar als je een beetje out-of-the-box durft te denken, lukt dat verrassend vaak kan ik je vertellen.”
Door voor Zenya als SaaS-oplossing te kiezen neemt Infoland het beheer uit handen en dat scheelt voor organisaties als LabPON enorm. Door ook een sandbox-omgeving af te nemen kunnen ze updates eerst uittesten, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan als deze in de live omgeving doorgevoerd worden.
De kaartenbak is eigenlijk het kloppende hart van Zenya en wordt door ons heel systematisch gebruikt.”
Wanneer je als organisatie alle modules van Zenya gebruikt, dan heb je een krachtig systeem voor kwaliteits- en risicomanagement te pakken. Wel is het dan goed om te kijken hoe je informatie aan elkaar kunt koppelen en vooral dubbele invoer kunt voorkomen. Zo kan de kaartenbak in Zenya de basis van asset management vormen en dat is precies zoals LabPON het ook inzet.
“De kaartenbak is eigenlijk het kloppende hart van Zenya en wordt door ons heel systematisch gebruikt,” vertelt Rudi. “Wij gebruiken het voor asset management in de breedste zin van het woord: van onderhoud aan apparaten tot informatie van accounts, aangesloten huisartsen, verwerkingenregister etc. En overal waar we die informatie in Zenya nodig kunnen hebben, is deze opvraagbaar.”
Dat leidt ertoe dat LabPON bij de herbeoordeling voor ISO 15189 met vlag en wimpel slaagde. De resultaten waren uitmuntend en er zijn geen bevindingen (NBC’s) uit de audit gekomen. De auditoren spraken hun bewondering uit over de manier waarop LabPON de kwaliteit beheerst. Dat Zenya daar aan bijdraagt, maakt ons Infolanders alleen maar heel trots.
Iedereen is bij LabPON altijd welkom en ik kijk altijd of anderen tips en tricks hebben waar LabPON iets aan kan hebben.”
Waar Rudi cloudminded is, is hij net zo gericht op samenwerking. Intern én extern. “Waarom zou je het wiel steeds opnieuw uitvinden als anderen dat al hebben gedaan? Dat is toch zonde van je tijd?” aldus Rudi.
Vandaar dat Zenya DOC ook gebruikt wordt voor gegevensuitwisseling met andere organisaties, met Webshare. LabPON maakt onderdeel uit van IDON, een samenwerking tussen vier diagnostiekaanbieders met een gedeelde visie voor zinnige zorg. Met LabMicTA, ook onderdeel van IDON, delen ze de huisvesting en een deel van de infrastructuur. Ook voor Zenya zijn de plannen er om uitgebreider samen te gaan werken, zeker op het gebied van delen van documenten en informatiebeveiliging.
Daarnaast is Rudi met Nij Smellinghe in gesprek om te kijken hoe de NEN7510 (cfr. ISO27001) in Zenya geborgd kan worden. Het is mooi om te zien dat organisaties elkaar op die manier opzoeken en helpen: “Ik vind het jammer dat sommige organisaties zo gesloten zijn. Terwijl we juist zoveel van elkaar kunnen leren. Iedereen is bij LabPON altijd welkom en ik kijk altijd of anderen tips en tricks hebben waar LabPON iets aan kan hebben,” zegt Rudi.
En het eerdergenoemde Medlon, dat ook in IDON zit, komt nu bij LabPON over de vloer om te kijken hoe zij Zenya breder en beter in kunnen zetten. Dat maakt het cirkeltje voor Rudi mooi rond. En met ambassadeurs als Rudi is Infoland natuurlijk ontzettend blij, de kracht van Zenya is goed zichtbaar in een live omgeving.
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya DOC. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
