Slimme software voor kwalitatief goede zorg van mens tot mens.Papieren formulieren om incidenten te melden en omslachtig documentbeheer: het was de dagelijkse realiteit vóórdat De Waalboog (een Nijmeegse organisatie in de ouderenzorg) Zenya ontdekte. Dankzij Zenya zijn de processen rondom documentbeheer en incidentmelden er flink op vooruitgegaan. Liesbeth Bögels, beleidsmedewerker Kwaliteit en Veiligheid bij De Waalboog, deelt haar ervaringen en de resultaten van het gebruik van Zenya in dit klantverhaal.
De Waalboog is er voor mensen met ouderdomsproblemen. In de kwetsbare fase van hun leven biedt De Waalboog zorg, behandeling, begeleiding en advies op maat. Bij mensen thuis (met Waalboog Thuis en Nonna Reco) en voor intensievere zorg in één van de woonzorghuizen, of in het specialistisch zorg- en behandelcentrum, als thuis wonen niet meer past. De Waalboog is een expertisecentrum voor mensen met dementie en zeer ernstig probleemgedrag, en voor mensen met gerontopsychiatrische problemen.
Daarnaast werkt De Waalboog samen met onderwijsinstellingen aan opleiden voor een toekomstbestendige ouderenzorg. Je kunt je voorstellen dat het voor een organisatie met meer dan 560 zorgplaatsen en 1370 medewerkers, belangrijk is dat processen soepel verlopen.
Voor de implementatie van Zenya in 2016 werd er bij De Waalboog nog veel op papier gewerkt, vooral bij het registreren en melden van incidenten. Liesbeth: “Incidenten werden handmatig ingevuld, wat zorgde voor inefficiëntie en een gebrek aan inzicht. Papieren formulieren moesten fysiek naar personeelszaken worden gebracht en werden maar sporadisch geanalyseerd. Dit maakte het moeilijk om trends en verbeterpunten snel te signaleren.”
Ook het beheer van beleidsdocumenten en protocollen was omslachtig voordat de organisatie Zenya gebruikte. “Medewerkers hadden moeite om de juiste en meest actuele versie van een document te vinden. Dit leidde tot onzekerheid en het risico op gebruik van verouderde protocollen.” De Waalboog maakt sinds 2016 gebruik van Zenya voor documentbeheer en eind 2016 werd ook de module voor incidentmelden geïmplementeerd.
De keuze voor Zenya lag voor de hand – we hoorden positieve verhalen en zagen dat de software breed werd ingezet in de (ouderen)zorgsector.”
“De keuze voor Zenya lag voor de hand”, vertelt Liesbeth. “We hoorden positieve verhalen en zagen dat de software breed werd ingezet in onze sector. Bovendien was het handig dat we het documentmanagementsysteem konden uitbreiden met de module voor incidentmanagement.” Met de komst van Zenya heeft De Waalboog zowel haar proces voor incidentmelden als het documentbeheer gedigitaliseerd.
Liesbeth: “Meldingen worden nu automatisch vastgelegd en doorgestuurd naar de juiste verantwoordelijke. Dit bespaart tijd én voorkomt dat meldingen blijven liggen. Ook de kwartaalrapportages zijn verbeterd. Voorheen moesten gegevens handmatig verzameld en geanalyseerd worden, als daar al tijd voor was. Nu hebben we in één oogopslag inzicht in trends, wat helpt bij het maken van beleidsbeslissingen.”
De organisatie werkt daarnaast ook aan verdere automatisering met een BI-tool, zodat analyses nog efficiënter verlopen. “Een mooi voorbeeld van wat Zenya ons heeft opgeleverd, is een stijging in het aantal gemelde incidenten. Dat klinkt in eerste instantie misschien negatief, maar in de praktijk betekent het dat de drempel om te melden veel lager is geworden voor collega’s”, zegt Liesbeth. “Hierdoor kunnen we sneller actie ondernemen en verbeteringen doorvoeren.”
Een andere grote verbetering vindt Liesbeth de inzet van Interactieve documenten. Liesbeth: “Voorheen werkten we wel met processen in Visio. Dat kostte veel tijd en was niet altijd even gebruiksvriendelijk. Nu kunnen we processen ook veel makkelijker overzichtelijk weergeven in interactieve documenten, waardoor medewerkers snel de juiste informatie vinden.”
Een interactief document is een feature in de module Zenya DOC, waarmee organisaties snel specifieke informatie voor gebruikers toegankelijk maken. Om een interactief document op te stellen, heb je geen technische kennis nodig. Iedereen kan het. Binnen de Waalboog komen medewerkers via tegels op het intranet eenvoudig via Interactieve documenten bij de juiste protocollen en werkinstructies uit.
“Met de tegels op het startscherm probeer ik te spelen”, zegt Liesbeth. “Het is een kwestie van zoeken naar de juiste balans. Te veel tegels werken verwarrend, maar als er te weinig tegels staan wordt het minder toegankelijk.”
Hoe Liesbeth de samenwerking met Zenya ervaart? Daar is ze erg over te spreken. “De servicedesk reageert snel en komt met praktische oplossingen. Zo liep ik laatst vast met een scriptfout bij het maken van links. Binnen no-time kreeg ik antwoord en was het probleem opgelost.”
Wat Liesbeth ook fijn vindt, is het nauwe contact met haar contactpersoon, Agnieszka Bakowska (Customer Success Manager). “Agnieszka denkt echt met ons mee en geeft waardevolle suggesties over hoe we Zenya optimaal kunnen inzetten. Ik heb niet altijd direct tijd om overal mee aan de slag te gaan, maar het is prettig om te weten dat er ondersteuning is wanneer we die nodig hebben.”
De software maakt niet alleen mijn werk makkelijker, het zorgt er uiteindelijk voor dat we betere zorg kunnen bieden aan cliënten. En dat is waar het allemaal om draait.”
De Waalboog heeft mooie toekomstplannen. Zo wil Liesbeth de kwartaalrapportages liefst volledig automatiseren met Power BI, zodat iedereen nóg sneller inzicht krijgt in de data. Hiervoor gebruikt De Waalboog een koppeling tussen Zenya en Power BI. Daarnaast ziet Liesbeth volop mogelijkheden voor AI binnen documentbeheer.
Liesbeth: “Hoe gaaf zou het zijn als AI ons straks kan helpen met het opschonen van documenten en het opsporen van dubbele of verouderde protocollen? Dat zou een efficiënte opruimactie kunnen opleveren!”
Dankzij deze mindset blijf De Waalboog haar zorgkwaliteit verbeteren en medewerkers ondersteunen met de beste digitale tools. “Zenya helpt ons enorm om het overzicht te behouden en onze processen te stroomlijnen. Ik kan niet meer zonder de software – het maakt mijn werk niet alleen makkelijker, het zorgt er uiteindelijk voor dat we betere zorg kunnen bieden aan cliënten. En dat is waar het allemaal om draait”, besluit Liesbeth.
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem dan contact met ons op of vraag een demo aan. Onze experts bekijken graag samen met jou welke oplossingen aansluiten bij jouw zorgorganisatie.
