Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Registerloodsen zijn onmisbaar in de haven. Zij zorgen ervoor dat zeeschepen met bemanning en vracht veilig in de haven aankomen of verlaten. Een verantwoordelijke job want een kleine fout kan desastreuze gevolgen hebben.
Nederlands Loodswezen B.V. (NLBV) is de organisatie die zich specifiek richt op het ondersteunen van registerloodsen in het uitvoeren van hun beroep. De diensten bestaan uit het vervoer van loodsen van en naar zeeschepen in Nederland en in de Vlaamse havens aan de Schelde. Daarnaast voeren zij diverse administratieve taken uit ten behoeve van een goede bedrijfsvoering van de loodsen.
Veiligheid staat binnen NLBV hoog op de agenda. Het gaat immers over het welzijn van medewerkers, maar ook over de continuïteit van het werk. Incidenten en ongevallen op de werkvloer hebben, los van de impact op de medewerker zelf, een (grote) impact op het team en de organisatie als geheel. Bij de NLBV ligt voor het melden van ongevallen het zwaartepunt bij de Varende Dienst. Deze dienst bemant de vaartuigen van de NLBV waarmee loodsen worden vervoerd, verspreid over de vier regio’s: Noord, Amsterdam-IJmond, Rotterdam-Rijnmond en Scheldemonden.
Leren van incidenten, als ze zich onverhoopt toch voordoen, is daarbij een belangrijk onderdeel. Om dat te kunnen doen, is het noodzakelijk dat incidenten eenvoudig gemeld kunnen worden en daar waar nodig opgevolgd en geanalyseerd worden, zodat er lering uit getrokken kan worden.
We spreken Silvia Linssen, adviseur Kwaliteit en Veiligheid, en Monique Klerx, functioneel applicatiebeheerder voor onder andere Zenya, over hun keuze voor Zenya en hoe het hun organisatie ondersteunt bij het lerend vermogen.
Tot een paar jaar geleden gebruikte NLBV Microsoft Access als registratietool voor incidenten. De status van de incidenten werd door Silvia en haar collega in dit systeem bijgehouden. Deze werkwijze bood echter onvoldoende ondersteuning om te leren van incidenten. Voor het opzoeken en bijhouden van incidenten (en de status) was Access niet gemakkelijk in gebruik, en dan hebben we het nog niet eens over het vastleggen.
Als tot overmaat van ramp de database in 2016 crasht en ze álle data tot die tijd kwijt zijn, is het echt tijd om over te stappen op een incidentmanagement systeem. NLBV stelt voor dit soort uitgaven eerst een business case op voordat een aanbesteding wordt uitgeschreven. Infoland mocht samen met 2 andere leveranciers een voorstel doen.
Hoe is de keuze uiteindelijk op Zenya, destijds nog iProva, gevallen?
Silvia vertelt: “Je hebt natuurlijk altijd te maken met de kosten. Op dit gebied zat Infoland goed, maar uiteindelijk gaf het feit dat het voor 90% voldeed aan onze wensen en eisen de doorslag.
Binnen NLBV maken we ook wel eens onze eigen tools, vanwege het feit dat het dan helemaal aan onze wensen kan voldoen, maar dan ben je veel tijd kwijt aan die laatste 10% én aan het beheer.”
“Dat is het mooie aan Zenya FLOW,” vult Monique aan. “Het is een standaard systeem dat door Infoland wordt beheerd. Dat betekent aan de ene kant dat niet al onze wensen altijd gehonoreerd kunnen worden, maar daar staat tegenover dat jullie ons het beheer uit handen nemen.”
“Aan de andere kant is het systeem zo ingericht dat we bepaalde zaken wel kunnen personaliseren, zoals de inrichting van een portal. En het inrichten van een workflow kunnen we helemaal aanpassen zoals wij willen, daarin is het zo flexibel als ware het maatwerk,” vervolgt Monique.
Silvia zegt: “Het aanmaken van een incident is vele malen gemakkelijker geworden. Doordat er velden vooraf ingevuld worden aan de hand van bijvoorbeeld de locatie, hoeft er minder zelf ingevuld te worden. Dat is dus al een quick win. Ik had verwacht dat daarmee het aantal incidentmeldingen wellicht zou gaan stijgen, maar dat is niet echt het geval geweest.”
Het aanmaken van een incident is vele malen gemakkelijker geworden. Doordat er velden vooraf ingevuld worden aan de hand van bijvoorbeeld de locatie, hoeft er minder zelf ingevuld te worden.”
“Voor mijn rol biedt Zenya FLOW ook aardig wat voordelen. Zo kan iedereen zelf de status van een incident en de afhandeling zien. Daarvoor hoef ik niets te doen, heerlijk! Ook kunnen ze wanneer ze willen aan de hand van dashboards zien wat er gebeurt. Dus de bezoekjes aan de locaties om aan te schuiven bij een overleg om hier inzicht in te geven, zijn niet meer nodig,” legt Silvia uit.
“Bovendien zet het systeem incidenten door naar de juiste personen voor afhandeling of het nemen van maatregelen; ik hoef niet steeds te bellen en mailen en dat later nog eens te doen om ze achter de broek aan te zitten. Incidenten blijven niet meer dagen of weken op een bureau liggen, ze worden veel sneller opgepakt.”
Wat levert dit Silvia nu op? “Effectief betekent dit dat ik weer veel meer bezig kan zijn met de inhoudelijke kant van mijn functie, in plaats van met de administratieve rompslomp van het bijhouden van incidenten. Dat is voor mij de echte winst. Zenya ondersteunt ons om beter te leren van incidenten en daarmee de veiligheid te borgen.”
Op de vraag hoe de medewerkers het gebruik van Zenya ervaren antwoordt Silvia: “We horen ze er niet over dus dan is het goed. Pas als iets niet goed werkt, hoor je ze.”
Voor mijn rol biedt Zenya FLOW ook aardig wat voordelen. Zo kan iedereen zelf de status van een incident en de afhandeling zien. Daarvoor hoef ik niets te doen, heerlijk!”
NLBV maakt zo’n 55.000 vaaruren per jaar. Toch worden er slechts zo’n 100 incidenten per jaar gemeld. We mogen dus wel stellen dat veiligheid tussen de oren zit en daarom kun je je afvragen, kan het nog veiliger?
“Bij ons staat veiligheid inderdaad voorop. Dat betekent ook dat als er zich een incident voordoet, dat eerst opgelost wordt. Materieel en mensen worden in veiligheid gebracht, er wordt eventueel hulp ingeschakeld en eenmaal terug aan wal, wordt het incident in Zenya FLOW gezet,” legt Silvia uit.
NLBV benadert incidentmanagement dus vanuit de retrospectieve kant; incidenten worden gemeld zodat ervan geleerd kan worden, of zodat er verbetermaatregelen kunnen worden genomen om een soortgelijk incident in het vervolg te voorkomen. Daarom maken ze ook geen gebruik van de Zenya Capture App, al vragen steeds meer medewerkers varende dienst daar wel om.
“Wij willen dat de collega’s van de varende dienst zich concentreren op het werk, op wat er op dat moment gebeurt, en niet op het melden van het incident. Natuurlijk is het mooi als ze meteen foto’s kunnen maken en toevoegen en ze hebben allemaal een iPad aan boord van de vaartuigen van NLBV, maar ik ben nog niet overtuigd dat ze daarop een melding moeten kunnen maken. Dat kunnen ze prima doen als ze aan wal zijn, op kantoor of thuis. Maar zeg nooit nooit, wie weet ga ik in de toekomst wel overstag,” vertelt Silvia.
Het maken en wijzigen van workflows werkt voor mij echt heel gemakkelijk, andere systemen zijn vaak veel ingewikkelder.”
Nederlands Loodswezen B.V. beheert zelf de inrichting in Zenya. Monique is hier verantwoordelijk voor: “De eerste implementatie is met Kelly en Ron van Infoland gedaan, maar nu doen we het eigenlijk helemaal zelf. Zoals het aanpassen of opzetten van workflows en beheer van gebruikers.
Het maken en wijzigen van workflows werkt voor mij echt heel gemakkelijk, andere systemen zijn vaak veel ingewikkelder.”
“En als ik er niet uitkom, dan schiet ik een ticket in naar de Servicedesk van Infoland en dat wordt eigenlijk altijd snel opgepakt. Het contact is ook altijd prettig, de lijntjes zijn kort. Soms is het wel even puzzelen met gebruikersbeheer, maar dat ben ik wel gewend. Als je het eenmaal doorhebt, dan komt dat ook altijd wel weer goed,” aldus Monique.
Daar zien beide dames dan ook het voordeel van Zenya voor andere organisaties: het is gebruiksvriendelijk, zowel voor gebruiker als beheerder. Je kunt je eigen workflows inrichten, waardoor het voelt als maatwerk, maar dan wel met de voordelen van een standaard softwarepakket. Je hoeft je dus niet te beperken tot incidentmanagement, je kunt hier uiteenlopende workflows in kwijt. En daar heeft elke organisatie iets aan!
De brochure over Zenya FLOW laat je zien op welke manier dit krachtige incident management systeem ingezet kan worden zodat jouw organisatie kan leren van meldingen en verbeteracties kan doorvoeren.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
