nlenbe-nldkseDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

De cultuur rondom risicomanagement bij Oasen kreeg een boost dankzij Zenya

Drinkwaterbedrijf Oasen voorziet 800.000 consumenten en bedrijven in het oosten van Zuid-Holland en het zuidwesten van Utrecht elke dag van veilig en schoon drinkwater. Oasen gebruikt Zenya voor hun documentmanagement, het vastleggen van procesflows en voor incident- en risicomanagement. Oasen is een van de eerste klanten die gebruikmaakt van de vernieuwde RISK module.

Peter van der Vlies, adviseur risicomanagement bij Oasen, vertelt waarom Oasen al jaren kiest voor Zenya en hoe RISK het risicomanagement van de organisatie naar een hoger niveau heeft getild.

Module:

DOC / FLOW / CHECK / RISK

Medewerkers:

200 – 500

Uitdagingen voor de start:

  • Losse systemen en Excelsheets voor kwaliteits- en risicomanagement en documentbeheer
  • Geen goed overzicht over de incidenten en risico’s
  • Risicomanagement leefde niet genoeg in de organisatie

Resultaten na implementatie:

  • Eén compleet systeem dat voldoet aan alle eisen
  • De risicomanagementadviseur is in control dankzij heldere rapportages en overzichtelijke dashboards
  • De cultuur in de organisatie rondom risicomanagement heeft een boost gekregen

Een volledig systeem voor kwaliteits- en risicomanagementsysteem

Eind 2017 ging Peter met zijn collega’s op zoek naar software die hen kon helpen met het vastleggen van procedures en documenten. Het toenmalige DMS voldeed niet meer. Er was behoefte aan een gebruiksvriendelijk systeem om bepaalde workflows te automatiseren en output van bedrijfsprocessen nog beter te borgen.

Peter vertelt: “We kwamen al snel tot de ontdekking dat er voor documentmanagement ontzettend veel systemen te krijgen zijn. Maar we hebben de scope uitgebreid: het moest een systeem zijn waarin we ook incidentmeldingen konden vastleggen en opvolgen en wat ons ook kon ondersteunen bij risicomanagement. We hebben veel gezien, maar lang niet alle systemen maakten waar wat ze beloofden.”

Uiteindelijk bleven er twee leveranciers over die mochten inschrijven op de aanbesteding. Infoland (Zenya software) won de aanbesteding. Een van de vereisten bij de aanbesteding was dat het beheer van documenten vereenvoudigd moest worden. Hiervoor zet Oasen nu al enkele jaren succesvol Zenya DOC in. Ook leggen ze hierin procesflows vast om te borgen dat de documenten op de juiste manier beheerd worden en de juiste personen kunnen aanhaken.

Eén systeem voldoet aan alle wensen

Ten aanzien van incidentmeldingen bestonden er vanuit de organisatie ook aanvullende behoeften. In de oude situatie meldden de monteurs een incident of gevaarlijke situatie op een locatie in het ene meldsysteem, waarna deze vervolgens handmatig in een ander meldsysteem werden vastgelegd. Nu managet Oasen dit met Zenya FLOW. De reden dat Oasen voor Zenya koos? “Zenya biedt één integraal systeem voor kwaliteits- en risicomanagement”, vertelt Peter. “Eén systeem voldoet aan alle wensen, zodat het niet versplinterd raakt binnen de organisatie. Dat komt het algemene gebruiksgemak ten goede.” Oasen maakt naast DOC en FLOW ook gebruik van de modules CHECK en RISK.

Waarom we voor Zenya kozen? Zenya biedt één integraal systeem in voor kwaliteits- en risicomanagement dat voldoet aan alle wensen, zodat het niet versplinterd raakt binnen de organisatie. Dat komt het algemene gebruiksgemak ten goede.”

Peter van der Vlies
Adviseur risicomanagement bij Oasen

Een volledig systeem voor kwaliteits- en risicomanagementsysteem

Eind 2017 ging Peter met zijn collega’s op zoek naar software die hen kon helpen met het vastleggen van procedures en documenten. Het toenmalige DMS voldeed niet meer. Er was behoefte aan een gebruiksvriendelijk systeem om bepaalde workflows te automatiseren en output van bedrijfsprocessen nog beter te borgen.

Peter vertelt: “We kwamen al snel tot de ontdekking dat er voor documentmanagement ontzettend veel systemen te krijgen zijn. Maar we hebben de scope uitgebreid: het moest een systeem zijn waarin we ook incidentmeldingen konden vastleggen en opvolgen en wat ons ook kon ondersteunen bij risicomanagement. We hebben veel gezien, maar lang niet alle systemen maakten waar wat ze beloofden.”

Uiteindelijk bleven er twee leveranciers over die mochten inschrijven op de aanbesteding. Infoland (Zenya software) won de aanbesteding. Een van de vereisten bij de aanbesteding was dat het beheer van documenten vereenvoudigd moest worden. Hiervoor zet Oasen nu al enkele jaren succesvol Zenya DOC in. Ook leggen ze hierin procesflows vast om te borgen dat de documenten op de juiste manier beheerd worden en de juiste personen kunnen aanhaken.

Eén systeem voldoet aan alle wensen

Ten aanzien van incidentmeldingen bestonden er vanuit de organisatie ook aanvullende behoeften. In de oude situatie meldden de monteurs een incident of gevaarlijke situatie op een locatie in het ene meldsysteem, waarna deze vervolgens handmatig in een ander meldsysteem werden vastgelegd. Nu managet Oasen dit met Zenya FLOW. De reden dat Oasen voor Zenya koos? “Zenya biedt één integraal systeem voor kwaliteits- en risicomanagement”, vertelt Peter. “Eén systeem voldoet aan alle wensen, zodat het niet versplinterd raakt binnen de organisatie. Dat komt het algemene gebruiksgemak ten goede.” Oasen maakt naast DOC en FLOW ook gebruik van de modules CHECK en RISK.

Waarom we voor Zenya kozen? Zenya biedt één integraal systeem in voor kwaliteits- en risicomanagement dat voldoet aan alle wensen, zodat het niet versplinterd raakt binnen de organisatie. Dat komt het algemene gebruiksgemak ten goede.”

Peter van der Vlies
Adviseur risicomanagement bij Oasen

Hoewel de risico’s voorheen wel werden vastgelegd op papier, had ik totaal geen overzicht. Hierdoor werd er aan sommige risico’s geen opvolging gegeven. Met RISK ben ik veel meer in control dankzij heldere rapportages en overzichtelijke dashboards.” 

Peter van der Vlies
Adviseur risicomanagement bij Oasen

Met welke risico’s krijgt Oasen te maken?

Oasen schafte eerder dus al Zenya aan voor hun kwaliteit- en risicomanagement. We spoelen even door naar 2024: Peter en zijn collega’s werken nu inmiddels dus al bijna vier jaar met Zenya. Oasen is een van de eerste klanten die tevreden gebruikmaakt van onze vernieuwde RISK module. Peter vertelt:  “In 2020 zijn we gestart met het in kaart brengen van strategische risico’s. Inmiddels hebben we ook risico’s als het gaat om projecten en diverse thema’s, zoals fiscale risico’s, meegenomen.”

RISK wordt dus ingezet voor alle soorten risico’s in de organisatie. “Een van onze strategische doelen is een onberispelijke drinkwatervoorziening. Klimaatverandering en de droogte die het meebrengt is een risico die dit doel in gevaar kan brengen”, vertelt Peter. “We maken ons drinkwater van oevergrondwater door middel van oevergrondwaterwinning langs De Lek. Als het in de zomer steeds droger wordt, komt het zeewater steeds verder het land en dus de rivier in. Het zout dat dan in het water terechtkomt, kunnen we er niet met onze gewone zuivering uithalen. We hebben dit risico vastgelegd, zodat we op tijd beheersmaatregelen kunnen nemen. Zo gebruiken we inmiddels op een aantal zuiveringsstations een andere zuiveringstechniek”

Zo krijgt Oasen te maken met tal van andere risico’s. Denk maar aan medicijnresten die in het water terechtkomen of een security-incident dat continuïteit van het bedrijf, en dus de levering van drinkwater, in gevaar kan brengen. “We zijn als leverancier van drinkwater essentieel voor de Nederlandse maatschappij. Dat betekent dat we aan strenge wet- en regelgeving moeten voldoen, zoals de WBNI en straks de NIS2, om ervoor te zorgen dat we niet het slachtoffer worden van cybercriminaliteit en dat de continuïteit van onze organisatie gegarandeerd blijft.”

Maar ook voor kleinere risico’s, bijvoorbeeld op projectniveau, wordt RISK ingezet. Bij projecten kunnen er risico’s zijn waardoor de doorlooptijd te lang is of dat het project niet oplevert wat ervan werd verwacht. Peter is degene die de projectleiders en projectleden ondersteunt bij het bepalen van de risico’s en deze vastlegt in Zenya. Gebruikers, zoals projectleiders, hebben rechten om de risico’s in RISK te raadplegen.

De voordelen van een goed risicomanagementsysteem

Voordat Oasen RISK had, werden risico’s in verschillende Excelsheets opgeslagen. “Hoewel de risico’s wel werden vastgelegd op papier, had ik totaal geen overzicht”, zegt Peter. “Hierdoor werd er aan sommige risico’s geen opvolging gegeven. Met RISK ben ik veel meer in control. Bij een risico horen bijvoorbeeld bepaalde beheersmaatregelen die ik kan toekennen aan medewerkers en evalueren of dit wordt opgevolgd.”

Maar ook de rapportages en dashboards zorgen voor veel meer overzicht. Peter: “Ik kan op elk moment zien wat er aan de hand is en hoe het ervoor staat.” Dankzij RISK kan Oasen bestaande risico’s ‘hergebruiken’ bij nieuwe, soortgelijke projecten. Ze draaien bijvoorbeeld regelmatig eenzelfde soort project op een andere locatie, waarbij de risico’s en beheersmaatregelen nu overgenomen kunnen worden. “We hoeven het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden, alles staat in Zenya. Dat werkt heel makkelijk en levert ons gigantisch veel tijdswinst op.”

Oasen is een van de eerste Infolandklanten die de vernieuwde RISK module in gebruik nam. Ging dat meteen helemaal soepel? Peter lacht. “Het was even wennen en niet alles werkte voor ons even goed als de vorige versie. Dat heb ik teruggekoppeld aan mijn contactpersoon en het Product Development team. Wat ik prettig aan samenwerken met Infoland vind, is dat ze écht luisteren naar onze feedback en op basis daarvan aanpassingen hebben gedaan in de software”, vertelt hij.

Controls (beheersmaatregelen) kunnen toewijzen aan een collega, zonder daarvoor CHECK te gebruiken, is voor Oasen een grote verbetering in de nieuwe module. Net als de grafische weergave van risicorapportages en de actieve signalering vanuit Zenya richting risico-eigenaren. “Er komt dan een mailtje binnen bij de collega die verantwoordelijk is, met bijvoorbeeld de vraag om een risico te evalueren of met de boodschap dat de deadline voor de beheersmaatregel eraan komt. Dat is een enorme vooruitgang!”

Dankzij RISK is de betrokkenheid rondom risicomanagement verbeterd. Nu zien collega’s wat het goed bijhouden en opvolgen van risico’s hen oplevert. Mocht er bijvoorbeeld iets misgaan in een project, kunnen ze dit met Zenya onderbouwen en er iets van leren.” 

Peter van der Vlies
Adviseur risicomanagement bij Oasen

Risicomanagement leeft in de organisatie dankzij Zenya

Collega’s waren al enthousiast over de software, maar de vernieuwde versie zorgt ervoor dat collega’s zich nog meer betrokken voelen bij risicomanagement. Dankzij RISK leeft risicomanagement meer in de organisatie en zien mensen het belang ervan in. Peter: “De oude Excelsheets voelden voor veel medewerkers als een verplichting. Nu zien ze wat het goed bijhouden en opvolgen van risico’s hen oplevert. Mocht er bijvoorbeeld iets misgaan in een project, kunnen ze dit met Zenya onderbouwen en er iets van leren.”

Peter raadt andere organisaties aan om Zenya ook voor risicomanagement in te zetten. Het draagt bij aan het gevoel dat dit niet iets is wat bij één persoon moet liggen, maar bij de hele organisatie. Iedereen kan nu zelf zien welke strategische en operationele risico’s er zijn. “Dat maakt de software zo mooi: collega’s kunnen filteren op welke risico’s en de daarbij behorende beheersmaatregelen van hun zijn. RISK heeft de cultuur rondom risicomanagement een grote boost gegeven”, besluit Peter.

Meer weten over Zenya RISK? Download de brochure.

Meer weten over Zenya RISK?

Ontdek hoe Zenya RISK jou kan helpen risico’s om te zetten in kansen. Vraag de brochure vrijblijvend aan.

Wil je meer informatie over Zenya RISK?

Lees er alles over op onze Zenya RISK pagina. Op deze pagina kun je ook een gratis demo aanvragen.