nlbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Radboudumc ontwikkelt zorgkwaliteit met inspirerende Goede praktijkvoorbeelden

In het voorjaar van 2022 startte Radboudumc het project Goede praktijkvoorbeelden. Een belangrijke manier om te profiteren van goede ervaringen uit eigen organisatie. Dat komt namelijk ten goede aan de kwaliteit van de zorg, de processen en de medewerkerstevredenheid. Hoe werkt dit en welke rol speelt Zenya hierbij? Silvia van Gils, senior adviseur/auditor bij Radboudumc licht één en ander toe.

KlantRadboudumc
ModuleFLOW
Branche

Continu streven naar verbetering

Radboudumc gebruikt alle pijlers van Zenya binnen de organisatie. Ze borgen de kwaliteitscyclus door afspraken en processen vast te leggen via DOC en te implementeren met behulp van iQualify en CHECK. Monitoren gebeurt met CHECK, FLOW, Compliance en normenkaders. Normenkaders zijn een apart deel van de software waarin normen worden vastgelegd die via andere modules te gebruiken en toetsen zijn. Via FLOW werken ze aan verbeteringen. Er ligt veel focus op verbeteren en voorkomen.

Leren van dingen die goed gaan

Er wordt wel eens uit het oog verloren dat er binnen organisaties veel meer goed dan fout gaat. Binnen Radboudumc zijn ze zich hiervan zeer bewust. Silvia van Gils zegt daar het volgende over: “Vanuit de Safety-II gedachte die steeds belangrijker wordt in de gezondheidszorg willen we de focus leggen op dingen die goed gaan. En dáár van leren. Dat levert positieve energie op. Wij zijn een academisch ziekenhuis en we hebben natuurlijk de neiging om dit wetenschappelijk aan te pakken. Maar het kan ook veel directer. Er zijn talloze goede praktijkvoorbeelden binnen de organisatie. Collega’s kampen met gelijksoortige problemen of situaties. Als één van hen een oplossing deelt, profiteert iedereen daarvan. Deze voorbeelden maken we inzichtelijk zodat we meer van elkaar leren. Goede praktijkvoorbeelden zijn inspirerend en mensen kunnen er direct mee aan de slag.”

Stap voor stap bereiken we waarom we dit project gestart zijn. Op een efficiënte wijze verbeteren van processen, die kwaliteit en veiligheid van zorg en medewerkerstevredenheid raken. Door te leren van elkaar, kun je stappen maken in minder tijd, met minder investering en een optimaler resultaat.”

Silvia van Gils
Senior adviseur/auditor bij Radboudumc

Integratie in Zenya FLOW

Het is een logische keuze om Goede praktijkvoorbeelden op te nemen in de kwaliteitssuite van Zenya. Binnen Zenya FLOW heeft het team van Van Gils een meldtype toegevoegd. Op deze manier is één loket gecreëerd waar mensen de dingen die afwijken kunnen melden (zoals incidenten met patiënten of medewerkers), verbetervoorstellen kunnen doen en de zaken die opvallend goed zijn kwijt kunnen.

Het feit dat hierdoor verbindingen worden gelegd, direct en in de toekomst, met de andere onderdelen en meldtypes is een pre. Daarnaast heeft het Radboudumc het beleid om wensen in eerste instantie op te lossen in bestaande systemen. Om differentiatie te verminderen en beheer efficiënt en kosteneffectief te houden. Voor de implementatie is het een meerwaarde dat deze nieuwe optie in een bestaande interface geplaatst kon worden.

Hoe werkt het?

Iedere afdeling binnen Radboudumc heeft een Startportaal dat op maat is ingericht. Op al die portalen heeft iedereen via de knop ‘melden’ de mogelijkheid om goede praktijkvoorbeelden te melden. Verder is het mogelijk om meldingen via een smartphone of tablet te doen via QR-codes die binnen de organisatie verspreid zijn. Zo is melden heel eenvoudig en laagdrempelig en wordt er gebouwd aan een grote database. Silvia van Gils: “Iedereen binnen de organisatie kan voorbeelden en slimmigheidjes aanmelden én daarvan profiteren. Alle collega’s binnen de organisatie kunnen in de database op zoek gaan naar goede voorbeelden. Zo heeft de afdeling Oogheelkunde een informatiefilmpje gemaakt over leeftijdsgebonden maculadegeneratie voor patiënten. Er is een kennisclip antistollingsprotocol voor medewerkers gemaakt en een storyboard dat patiënten informeert over antistolling. Over verbeteracties binnen de apotheek verschijnt een wekelijkse mailing en dat vergroot de betrokkenheid flink.”

In de toekomst wil Radboudumc de mogelijkheid creëren dat ook patiënten goede praktijkvoorbeelden kunnen melden. Daarnaast is deze tool ook voor andere instellingen interessant.”

Silvia van Gils
Senior adviseur/auditor bij Radboudumc

Eerste veelbelovende resultaten

Al tijdens de implementatie was er veel enthousiasme binnen het Radboudumc. Het feit dat goede praktijkvoorbeelden kunnen worden gedeeld wordt heel positief ontvangen. In de eerste 4 maanden zijn de voorbeelden al meer dan 220 keer bekeken. Het valt op dat de medewerkers die de voorbeelden bekijken divers zijn. Niet alleen vanuit verschillende afdelingen, maar ook vanuit verschillende functies. Denk bijvoorbeeld aan artsen, verpleegkundigen, kwaliteitsfunctionarissen, secretarieel medewerkers en adviseurs. Intern wordt aangegeven dat het daadwerkelijk mensen met elkaar in verbinding heeft gebracht.

In de loop van de tijd worden meer goede praktijkvoorbeelden ontwikkeld en melding ervan maken wordt een gewoonte. Als medewerker heb je niet altijd in de gaten hoe vaak jouw voorbeeld bekeken wordt en tot actie leidt. Het zichtbaar maken van het aantal ‘hits’ op een melding is nog geen functionaliteit in Zenya. In overleg met Silvia van Gils heeft Infoland een query gemaakt. Dat biedt de mogelijkheid om de melders te informeren. De reacties hierop zijn erg positief. Silvia van Gils: “Stap voor stap bereiken we hetgeen waarom we dit project gestart zijn. Op een efficiënte wijze verbeteren van processen, die kwaliteit en veiligheid van zorg en medewerkerstevredenheid bevorderen. Door te leren van elkaar, kun je stappen maken in minder tijd, met minder investering en een optimaler resultaat.”

Meer weten over efficiënter werken met Zenya FLOW?

De brochure over Zenya FLOW laat je zien op welke manier dit krachtige incident management systeem ingezet kan worden zodat jouw organisatie kan leren van meldingen en verbeteracties kan doorvoeren.

Meerwaarde van Zenya

Radboudumc kon dit project snel initiëren, omdat een idee als dit als een soort bouwsteen in de kwaliteitssuite van Zenya kan worden geplaatst. Er was geen apart softwarepakket nodig om dit te kunnen realiseren en dat scheelt kostbare tijd en energie. Radboudumc heeft een expertgroep in huis die zich richt op optimalisatie en doorontwikkeling. Van Gils maakt deel uit van die groep. Ze kennen de software door en door en stretchen het systeem graag met creatieve oplossingen om de processen in huis zo goed mogelijk te ondersteunen. Volgens Van Gils is dit meldtype overigens helemaal niet complex, je hebt geen ‘expertkennis’ nodig om het te kunnen maken. Basiskennis van Zenya FLOW is toereikend. Ontbreekt deze kennis, dan kan een consultant of medewerker van de servicedesk van Infoland meedenken.

Goede praktijkvoorbeelden inrichten is niet ingewikkeld en de winst kan enorm zijn. Het is breed in de organisatie te implementeren en iedereen die binnen de organisatie werkt kan ervan profiteren en dat komt ten goede aan de patiënten.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.