nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

RIBW K/AM: Succesvolle AVG-pilot met Zenya

In voorbereiding op de invoering wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, 25 mei 2018) zocht de Regionale Instelling voor Beschermd Wonen Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden (RIBW K/AM) naar één integraal systeem om te voldoen aan de AVG. Met Infoland startten ze een pilot. En met succes.

KlantRIBW K/AM
ModuleDOC, FLOW, CHECK, RISK
Branche

Als mensen met een psychische of psychiatrische kwetsbaarheid je cliënten zijn, betekent dat dat je uiterst zorgvuldig om moet gaan met hun privacy. Welke informatie kun je delen met hulpverleners in de zorgketen? Wanneer heb je wel of geen toestemming nodig van de cliënt? Welke gegevens heb je echt nodig om de juiste zorg te verlenen? 

“Als organisatie willen en moeten we de privacy van onze cliënten waarborgen,” vertelt beleidsmedewerker kwaliteit Katrijn Prins. “In de praktijk doen we dat zoveel mogelijk in overleg met de cliënt. Desondanks is het ook vaak zoeken naar de grenzen van wat wel of niet mag. Zeker in samenwerking met derden in de zorgketen. Of als de cliënt zorgmijder is en geen toestemming geeft. Dan zoeken we naar andere grondslagen om persoonsgegevens te mogen verwerken.” 

Het borgen van compliance aan de AVG

Net als veel andere organisaties wilde RIBW K/AM haar interne privacyprocessen goed op orde hebben in aanloop naar de invoering van de wet AVG. Ze liet op initiatief van de RIBW Alliantie een nulmeting uitvoeren waaruit een aantal maatregelen ter verbetering van de privacy voortvloeiden. “Hierbij moet je denken aan maatregelen als het aanleggen van een verwerkingsregister en beter beleid vastleggen op gebied van privacy. Daartoe zijn we op zoek gegaan naar een systeem dat de compliance aan de AVG kon borgen. Een systeem waarmee we snel aan de slag konden om per 25 mei 2018 te kunnen voldoen aan de privacywet of in ieder geval te laten zien dat we er serieus mee bezig waren.”

Voldoen aan de AVG is een zoektocht naar wat wel en niet mag. We kunnen nu eenvoudig en snel aantonen dat we Avg-proof zijn.”

Katrijn Prins
Beleidsmedewerker Kwaliteit RIBW K/AM

Aanvulling op bestaande systemen

RIBW K/AM werkte al met een aantal Zenya modules. De vraag was dan ook of ze met de bestaande software het bedrijfsproces dusdanig konden verbeteren om het ‘AVG-proof’ te maken. Er waren echter geen pasklare antwoorden, dus startte de organisatie samen met Infoland een pilot. “We werkten al met de modules CHECK, DOC en FLOW, onder meer om incidenten te melden en voor het verwerken van vragenlijsten. Om volledige privacy te waarborgen, hebben we aanvullend de module RISK getest met enkele add-ons. Onze voorkeur ging daarbij sterk uit naar een systeem dat niet gebonden is aan één persoon, maar door meerdere personen ingezien en bewerkt kan worden. En we wilden de verschillende modules kunnen koppelen om optimaal profijt ervan te hebben.” 

Aantoonbaar

Over het resultaat van de pilot is Katrijn tevreden. Als belangrijkste verbeteringen ervaart ze overzicht, gebruikersgemak en grip op processen. “Alle geteste add-ons hebben we aangeschaft. We werken nu met Zenya DOC, FLOW en CHECK, aangevuld met enkele add-ons. Dat was voor ons voldoende om één integraal systeem in te richten om te kunnen voldoen aan de AVG. 

Tussen de verschillende modules kunnen we snel schakelen. Bij vragen, klachten of mogelijke toetsingen kunnen we snel en makkelijk aantonen dat we het goed geregeld hebben. Alles is helder en inzichtelijk. Stel dat er een datalek is, dan hebben we snel inzichtelijk welke applicatie het betreft, welke partijen erbij betrokken zijn en wie we dus moeten inlichten. Als iemand wil weten of de privacy geborgd is van een bepaald proces, dan is er meteen een koppeling met het bewijsdocument. 

Ook hebben we meer grip op processen. Taken zijn makkelijk toe te wijzen aan personen waardoor we het proces kunnen volgen en sturen. Dat inzicht maakt het mogelijk om verbeteringen door te voeren.”

We hebben nu een goed basissysteem dat echt bij ons past en van waaruit we verder kunnen bouwen.”

Katrijn Prins
Beleidsmedewerker Kwaliteit RIBW K/AM

Zoektocht

De pilot was voor beide partijen een zoektocht naar wat wel en niet mogelijk was. “We hebben volgens mij echt de grenzen van het systeem opgezocht en samen met Infoland gewerkt aan een oplossing. Voor ons was het systeem een impuls om alle zaken op de juiste manier in één keer te registreren. We hebben nu een goed basissysteem dat echt bij ons past en van waaruit we verder kunnen bouwen.” 

Slagen maken

Nu het systeem staat zoals het moet staan, kan RIBW K/AM de volgende slag maken. Namelijk de organisatie meenemen in het gebruik ervan en processen verder ontwikkelen. “We zijn nu bijvoorbeeld bezig met het opstellen van werkinstructies, het uitvoeren van een Privacy Impact Analyse voor elke procesbeschrijving, het communiceren van ons beleidsplan en waarom privacy en verantwoorde omgang met persoonsgegevens zo belangrijk zijn.” 

AVG-proces optimaliseren? Tips van Katrijn

Al doende leert men en dat gaat zeker op voor deze pilot. Zowel Infoland als RIBW K/AM hebben er veel van geleerd. Katrijn deelt daarom graag een aantal tips.

“Als beleidsmedewerker was ik van het begin af aan nauw betrokken bij het project. Belangrijk voordeel daarvan is dat ik in geval van procesveranderingen, en dus noodzakelijke te nemen maatregelen, snel de koppeling kon leggen tussen techniek, regelgeving en praktijk. Je hebt sneller de juiste mensen op de juiste plek waardoor je maatregelen beter kunt doorvoeren. Zo maak je gericht slagen in het traject waardoor het allemaal vlotter verloopt. Mijn andere tip is: denk creatief. Tijdens de pilot stelden we continu de vraag: we willen dit, hoe kunnen we dat mogelijk maken? Denk in mogelijkheden en laat je vooral niet leiden door wat er is of niet kan.” 

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts! Wij denken graag met je mee.