nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.
Snel informatie vinden met slimme zoekresultaten binnen Zenya DOC documentmanagement software

Slimme zoekalgoritmes

Vind informatie snel dankzij verschillende filters en zoeksuggesties.

Eenvoudig te beheren

Houd documenten en processen up-to-date; zelfstandig of samen.

Delen en borgen

Deel documenten, intern en extern, met betrokkenen. Borg beoordeling en autorisatie.

Interactieve documenten

Vind direct de meest relevante informatie dankzij gerichte vragen.

Meteen zien wat Zenya DOC voor jouw organisatie betekent?

Wij hebben ruim 20 jaar ervaring op het gebied van incidentmanagement in verschillende branches. Hierdoor kunnen wij best practices met je delen waardoor jij direct aan de slag kunt met leren van incidenten.

Zet de stap naar beter documentbeheer met Zenya DOC. Vraag vrijblijvend en kosteloos een persoonlijke demo aan.

Het portaal van de Zenya Software Suite

Borg kwaliteit zonder in te leveren op gebruiksvriendelijkheid

Zenya DOC helpt jouw organisatie informatie te structureren en gebruiksvriendelijk te presenteren. Het biedt plaats aan documenten met volledige kwaliteitsborging –  maar óók aan meer fluïde informatie in documenten die je samen gemakkelijk up-to-date houdt.

Er kunnen persoonlijke voorkeuren voor meldingen en interessante informatie worden ingesteld, waardoor de professional enkel de voor hem of haar relevante documenten te zien krijgt. Ook kun je het DMS perfect integreren met bestaande systemen als een intranet zodat de professional alles op één plek vindt om zijn of haar werk optimaal uit te kunnen voeren.

Een goed DMS biedt relevante informatie op het juiste moment aan. Hiervoor mag het niet uitmaken waar of wanneer de informatie geraadpleegd wordt, dit moet altijd en overal, op elk device werken.

Zoekresultaten in het slimme Document Management Systeem Zenya DOC

Zenya Search App – de juiste informatie altijd bij de hand

Voor iedereen die niet (altijd) vanuit een pc werkt, maar wel regelmatig bedrijfsdocumenten raadpleegt, is de Zenya Search App dé oplossing. Met deze app hebben medewerkers altijd en overal de laatste versie van documenten en processen bij de hand op hun eigen mobiele apparaat. Zo ben je niet langer afhankelijk van pc’s of laptops op de werkvloer.

Zoeken met de app is eenvoudig waardoor je in no time de informatie hebt gevonden die je nodig hebt. Staat de informatie in een interactief document? Dan is het zoeken naar informatie in de Search App nóg gemakkelijker, want aan de hand van een aantal slimme vragen wordt alleen de op dat moment relevante informatie getoond.

Heeft de medewerker even geen internetverbinding? Geen probleem. Documenten worden automatisch opgeslagen op je toestel. Documenten zijn zo altijd bij de hand, waar je ook bent.

Snel informatie vinden op desktop of mobiel met Zenya DOC - Document Management SysteemDocument management systeem

Koppel informatie aan objecten met de kaartenbak

Sommige informatie hoort specifiek bij een object, zoals werkinstructies, handleidingen of contracten. Met de kaartenbak functionaliteit in Zenya koppel je eenvoudig documenten en andere informatie binnen het DMS aan een object.

De kaartenbak is een slimme database waarin je al deze informatie op één centraal punt kunt opslaan, beheren en raadplegen. Dit is handig voor informatie die je in verschillende modules kunt gebruiken:

  • Gebruik het bijvoorbeeld als verwerkingsregister, en sla veilig en gemakkelijk contracten op van leveranciers;
  • Of gebruik de kaartenbak bijvoorbeeld als apparaatbeheersysteem binnen sterk gecontroleerde omgevingen zoals laboratoria.

Om te werken met de Zenya kaartenbak hoef helemaal niet zo technisch onderlegd hoeft te zijn. De tool is namelijk intuïtief en eenvoudig in gebruik.

Omdat de kaartenbak in verbinding staat met alle modules, kun je eenvoudig informatie verzamelen of inzien. Wil je externe informatie toevoegen? Dit kan gemakkelijk door Excel-lijsten in te laden.

Lees meer over de kaartenbak functionaliteit binnen Zenya »

Wist je dat… iedere professional het liefst alleen de informatie ziet die hij of zij op dat moment nodig heeft?”

Interactieve documenten – dé nieuwe standaard voor documentbeheer

Maak in jouw document management systeem ook eens interactieve documenten. Aan de hand van slimme vragen wordt alleen de informatie getoond waar de professional op dat moment naar op zoek is.

Lees meer over het gemak van werken met interactieve documenten in Zenya DOC »

Voorbeeld Interactief Document in Zenya DOC - Document Management Software

Voorkom fouten met documentbeheer in een slim DMS

De professional moet altijd en overal de juiste, actuele informatie kunnen vinden. Dankzij slimme zoekalgoritmes in ons document management systeem wordt zoeken sneller en gemakkelijker dan ooit, waardoor medewerkers beter hun werk kunnen doen.

Ook voorkom je met dit slimme DMS fouten door ontbrekende, onjuiste of verouderde informatie. Minder fouten maken betekent een hogere kwaliteit, waardoor je kosten en tijd bespaart omdat je geen herstelwerkzaamheden hoeft uit te voeren.

Daarnaast helpt Zenya DOC organisaties bij het naleven van de AVG-wetgeving (ook wel GDPR) en vele andere normen en richtlijnen. Het een perfecte tool om grip te krijgen op procesmanagement.

Download de Zenya brochure

Meer weten over efficiënter werken met Zenya DOC?

De brochure over Zenya DOC laat zien hoe jij sneller kunt werken door het gebruik van een slim document management systeem.

Kies eenvoudig de document management software die bij jouw organisatie past

Sta jij op het punt om document management software aan te schaffen voor jouw organisatie? En wordt het tijd om een aantal leveranciers uit te nodigen voor een demonstraties? Dan is dit het moment om na te denken over de eisen en wensen waar je extra op wilt letten in de selectie van de document management software.

Wij hebben een checklist samengesteld die jou helpt om jouw top 3 leveranciers te vergelijken en te komen tot de keuze voor het pakket dat het beste bij jouw organisatie past.

Icoon Veiligheid - Zenya Kwaliteits- en Risicomanagement Software

SaaS - Veilig en betrouwbaar

Icoon Laptop - Zenya Kwaliteits- en Risicomanagement Software

ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd

Integraties en Koppelingen voor Zenya QHSE SaaS systeem

Zenya DOC via SaaS

Zenya is een SaaS-oplossing. Oftewel: Software as a Service. Dit betekent dat jij je niet bezig hoeft te houden met het (technisch) beheer en beveiliging van de applicatie, dit regelen wij voor je.
Van updates tot onderhoud, wij garanderen dat jij het beste kwaliteitsmanagementsysteem krijgt dat altijd beschikbaar is.
Zenya Software Q-portaal Takenlijst

Wij gaan voor topkwaliteit

Om ons scherp te houden én onze kwaliteit aantoonbaar te maken, zijn wij ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd.
Bovendien laten we onze operationele kwaliteit, processen en beheersmaatregelen jaarlijks verifiëren door DNV GL.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

We leggen je graag de mogelijkheden uit voor jouw organisatie. Neem contact op met ons. 

Veel gestelde vragen

Het antwoord op jouw vragen

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem, ook wel DMS of document management software genoemd, zorgt ervoor dat medewerkers op altijd en overal kunnen beschikken over de juiste, actuele en goedgekeurde documenten. Denk hierbij aan protocollen, procedures, werkinstructies en procesbeschrijvingen. Daarnaast borg je in een DMS alle workflows omtrent versiebeheer en autorisaties.

De documentatie kan in verschillende type bestanden opgeslagen worden, zoals PDF, PowerPoint, Word, Excel, CAD of zelfs in video. 

Een DMS is eigenlijk een hulpmiddel dat een organisatie helpt om alle processen rondom documenten eenvoudig en efficiënt te beheren.

Modern documentbeheer betekent ook dat het zoeken naar relevante informatie snel en intuïtief gebeurt. Een voorbeeld is het gebruik van interactieve documenten: door het beantwoorden van een aantal slimme vragen krijg je enkel de benodigde informatie aangereikt, alle ‘ruis’ wordt niet getoond. En die informatie kan naast tekst ook ander materiaal bevatten, in één document. Ook dit soort documenten kun je kwijt in een documentmanagementsysteem.

Wat is document management?

Organisaties houden ten allen tijde inzicht en overzicht in een brij van informatie met het digitaliseren van documenten. Documentmanagement hoort hierbij. Denk bijvoorbeeld aan protocollen, procedures, werkinstructies, procesbeschrijvingen etc. 

Bij kennisintensieve organisaties kunnen al deze documenten en hun versies op den duur leiden tot versnippering en vervuiling. Documentmanagement zorgt ervoor dat onnodig zoeken verleden tijd is en fouten voorkomen kunnen worden.

Een documentmanagementsysteem (DMS) ondersteunt organisaties bij de taken die horen bij documentmanagement.

Wat is een document?

Een document is een verzameling van gegevens, ook wel informatiebron genoemd. 

  • Documenten kunnen zowel in een papieren vorm als in een digitale vorm voorkomen. Voorbeelden van documenten zijn procedures, instructies, protocollen, verslagen, logboeken etc. 
  • Documenten kun je eenvoudig digitaliseren en beheren in een documentmanagementsysteem (DMS). Dit zorgt voor meer structuur en dus ook meer overzicht en inzicht.

Wat is het doel van document management software?

Een DMS moet een medewerker snel kunnen voorzien van de juiste en up-to-date informatie. Zeker gezien de grote mate van versnippering, de hoge informatiedichtheid en de korte houdbaarheid van informatie in kennisintensieve organisaties. 

Zonder goede document management software is het zoeken naar een specifiek document een intensieve, tijdrovende en foutgevoelige klus. In een goed DMS kan iedere medewerker in maximaal 2 keer klikken de juiste en meest recente documentatie kunnen vinden om zo zijn/haar taken snel en goed te kunnen uitvoeren. 

In een DMS kun je niet alleen documenten opslaan en beheren, maar ook content als trainingsmateriaal, video’s, PowerPoint presentaties etc. Door al de verschillende type bestanden op te slaan in een documentmanagementsysteem is het mogelijk om het overzicht te houden en versiebeheer te volgen.

Hoe kan een DMS ondersteunen bij procesmanagement?

Goede documentmanagement software heeft meer te bieden dan het snel kunnen opzoeken van informatie. Ook documentbeheer en het opstellen en beoordelen van nieuwe of vernieuwde processen wordt eenvoudiger dan ooit. Zo borg je in een DMS gemakkelijk het eigenaarschap en zet je taken uit naar collega’s.

Koppel documenten aan proceselementen en laat intelligente workflows voor jou werken. Zij helpen je om de voortgang en status van processen te bewaken, door gebruik te maken van automatische signaleringen en meldingen. Zo heb jij grip op procesmanagement en voorkom je fouten.

Daarbij maakt het je wendbaarder voor klanten, leveranciers en collega’s, en dit geeft jou een voorsprong.

Wat zijn de voordelen van document management software?

Dankzij document management software beschikken medewerkers altijd en overal over up-to-date informatie die op een centrale plek beschikbaar is. Niemand werkt meer met verouderde versies omdat het veranderproces dankzij een effectieve workflow continu wordt geborgd. Daarmee is er sprake van gestructureerd documentbeheer en kunnen gebruikers eenvoudig documenten vinden, delen en aanpassen. 

Dit aanpassen kan ook in teamverband, zodat medewerkers in tegelijkertijd in hetzelfde document kunnen samenwerken. Vanzelfsprekend borgt versiebeheer dat oude versies en aanpassingen nooit verloren gaan. 

Daarnaast helpen slimme zoekalgoritmes en een mobiele app tijdverspilling te voorkomen, doordat medewerkers sneller de juiste informatie kunnen vinden. 

Bovendien worden fouten door niet tijdige, ontbrekende of onjuiste informatie, uitgesloten. En minder fouten betekent een betere kwaliteit en minder herstelkosten.

De voordelen van een DMS op een rijtje:

  • Je bent altijd in het bezit van up-to-date documentatie;
  • Je elimineert tijdverspilling door gebruik te maken van een slimme zoekfunctionaliteit;
  • Het beheren een workflow was nog nooit zo eenvoudig. Borg het proces waarin je als auteur het
  • document laat reviewen, goedkeuren en om een leesbevestiging vraagt;
  • De kans op fouten neemt af aangezien iedereen werkt met de laatste versies van documenten;
  • Je weet altijd wie er op de hoogte is van wijzigingen in documenten of processen door te werken met leesbevestigingen;
  • Het houdt automatisch bij welke wijzigingen zijn doorgevoerd in een document, wanneer en door wie;
  • Dankzij beheerdersrechten kan je de kwaliteit van documentatie goed waarborgen.

Het inzetten van een DMS bespaart jou en de professionals niet alleen tijd, het biedt je ook de mogelijkheid om het maximale uit jouw organisatie te halen.

Hoe draagt document management bij aan efficiënt werken?

Dankzij documentmanagement maken medewerkers minder fouten omdat ze altijd en overal toegang hebben tot de meest actuele informatie die ze nodig hebben bij hun dagelijkse werkzaamheden. Denk daarbij aan werkinstructies, handleidingen, video’s, contracten, powerpoint-presentaties, excel-bestanden of willekeurige andere content die je in een documentmanagementsysteem plaatst. 

Een mobiele app zorgt ervoor dat zij op iedere locatie, zelfs onderweg, bedrijfsdocumenten kunnen raadplegen die zijn opgeslagen in het DMS.

Daarnaast wordt het proces (en daarmee de kwaliteit) van het opstellen en beoordelen van nieuwe documenten geborgd door intelligente workflows. Deze workflows binnen een DMS helpen om de voortgang van het proces te bewaken met behulp van automatische update signaleringen en het uitzetten van taken naar collega’s. 

Medewerkers die betrokken zijn bij het in stand houden van een vitale informatie-infrastructuur, krijgen hierdoor een duidelijk beeld over welke bijdrage er op welk moment van hen verwacht wordt. Deze bijdrage kunnen ze vervolgens eenvoudig vastleggen in het documentmanagementsysteem.

Wat is documentenbeheer?

Documentenbeheer ondersteunt jouw organisatie bij het beheren van documentatie. Al jouw documenten worden ondergebracht in een DMS. Zo heeft iedereen binnen de organisatie altijd toegang tot de juiste informatie en kan je, door aan elk document beheerdersrechten te hangen én te werken met versiebeheer, continu de kwaliteit waarborgen. 

Daarnaast biedt documentbeheersoftware iedereen de mogelijkheid om snel de juiste informatie te vinden.

Wat is versiebeheer?

Versiebeheer binnen een DMS is het bijhouden van veranderingen in een bestand (over een langere periode) zodat je op een later moment een specifieke versie kan opvragen. Versiebeheer wordt gedaan met een slim versiebeheersysteem. 

Dankzij versiebeheer kan je bijvoorbeeld de wijzigingen tussen twee versies bekijken en zien wie het laatst iets heeft aangepast. Hiermee kunnen aanpassingen of fouten eenvoudig herleid worden. 

Daarnaast heeft het als voordeel dat je eenvoudig iets terug kunt draaien als je een fout maakt of een bestand bent kwijtgeraakt. Versiebeheer is dus een onmisbaar onderdeel van een DMS.

Ontdek onze andere modules

Zenya FLOW - Module logo full-color

Incident
management


Voor uiteenlopende signalen, binnen en buiten de organisatie


Flexibele workflows, eenvoudig op te zetten en uit te voeren


Waardevolle rapportages en analyses


Acties voor individuen en teams


Altijd en overal melden met de Capture App


Learn More
Zenya CHECK - Module logo full-color

Audit
management


Voor audits, checks, inspecties en onderzoeken


Vragenlijsten voor intern en extern gebruik


Voor uitvoering het volledige auditproces


Acties voor individuen en teams


Learn More
Zenya RISK - Module logo full-color

Risico
management


Breng organisatiebreed alle risico’s in kaart


Risicodialoog voor meer betrokkenheid 


Beheersmaatregelen en control tests


Monitoren en bijsturen via integraal dashboard


Learn More