Snel en efficiënt werken met document management software

Borg kwaliteit zonder in te leveren op gebruiksvriendelijkheid

Zenya DOC helpt jouw organisatie informatie te structureren en gebruiksvriendelijk te presenteren. Het biedt plaats aan documenten met volledige kwaliteitsborging –  maar óók aan meer fluïde informatie in documenten die je samen gemakkelijk up-to-date houdt.

Er kunnen persoonlijke voorkeuren voor meldingen en interessante informatie worden ingesteld, waardoor de professional enkel de voor hem of haar relevante documenten te zien krijgt. Ook kun je het DMS perfect integreren met bestaande systemen als een intranet zodat de professional alles op één plek vindt om zijn of haar werk optimaal uit te kunnen voeren.

Een goed DMS biedt relevante informatie op het juiste moment aan. Hiervoor mag het niet uitmaken waar of wanneer de informatie geraadpleegd wordt, dit moet altijd en overal, op elk device werken.

Informatie bij de hand met de Zenya Search App

Voor iedereen die niet (altijd) vanuit een pc werkt, maar wel regelmatig bedrijfsdocumenten raadpleegt, is de Zenya Search App dé oplossing. Met deze app hebben medewerkers altijd en overal de laatste versie van documenten en processen bij de hand op hun eigen mobiele apparaat. Zo ben je niet langer afhankelijk van pc’s of laptops op de werkvloer.

Zoeken met de app is eenvoudig waardoor je in no time de informatie hebt gevonden die je nodig hebt. Staat de informatie in een interactief document? Dan is het zoeken naar informatie in de Search App nóg gemakkelijker, want aan de hand van een aantal slimme vragen wordt alleen de op dat moment relevante informatie getoond.

Heeft de medewerker even geen internetverbinding? Geen probleem. Documenten worden automatisch opgeslagen op je toestel. Documenten zijn zo altijd bij de hand, waar je ook bent.

Lees meer over de Zenya apps »

Koppel informatie aan objecten met de kaartenbak

Sommige informatie hoort specifiek bij een object, zoals werkinstructies, handleidingen of contracten. Met de kaartenbak functionaliteit in Zenya koppel je eenvoudig documenten en andere informatie binnen het DMS aan een object.

De kaartenbak is een slimme database waarin je al deze informatie op één centraal punt kunt opslaan, beheren en raadplegen. Dit is handig voor informatie die je in verschillende modules kunt gebruiken:

• Gebruik het bijvoorbeeld als verwerkingsregister, en sla veilig en gemakkelijk contracten op van leveranciers; 
• Of gebruik de kaartenbak bijvoorbeeld als apparaatbeheersysteem binnen sterk gecontroleerde omgevingen zoals laboratoria.

Om te werken met de Zenya kaartenbak hoef je helemaal niet zo technisch onderlegd te zijn. De tool is intuïtief en eenvoudig in gebruik.

Omdat de kaartenbak in verbinding staat met alle modules, kun je eenvoudig informatie verzamelen of inzien. Wil je externe informatie toevoegen? Dit kan gemakkelijk door Excel-lijsten in te laden.

Lees meer over de kaartenbak functionaliteit binnen Zenya »

Interactieve documenten – dé nieuwe standaard voor documentbeheer

Maak in jouw document management systeem ook eens interactieve documenten. Aan de hand van slimme vragen wordt alleen de informatie getoond waar de professional op dat moment naar op zoek is.

Lees meer over het gemak van werken met interactieve documenten in Zenya DOC »

De brochure over Zenya DOC laat zien hoe jij sneller kunt werken door het gebruik van een slim document management systeem.