De toekomst van informatiemanagement in de industrie

Om de ontwikkeling van de Zenya software aan te laten sluiten bij de wensen en behoeften van de markt, vinden wij het belangrijk om regelmatig te onderzoeken wat er speelt. Ook in deze uitdagende tijd willen we in gesprek blijven met deskundigen uit het vakgebied, daarom hebben we besloten om een digitale round table te organiseren.

Op 15 april j.l. was het zover: onder leiding van een ervaren gespreksleider gingen 10 kwaliteitsmanagers uit de industrie met elkaar in gesprek over de uitdagingen die zij ervaren als het gaat om kwaliteits- en informatiemanagement. De rode draad door het gesprek was de vraag: Hoe houd je grip op verandering en blijf je tegelijkertijd agile?

Iedereen zoekt naar de juiste balans

In een digitale sessie van anderhalf uur bleek al snel dat de uitdagingen voor de bedrijven behoorlijk hetzelfde waren. Of het nu grote internationale bedrijven zijn, of kleinere organisaties met zo’n 50 FTE: elke dag opnieuw moet er een balans gevonden worden tussen normeringen, (interne) regels, samenwerking in de keten en de benodigde wendbaarheid.

De deelnemers zien op het gebied van normeringen onder andere deze uitdagingen:

• Normeringen als ISO/NEN zijn vaak weinig agile, waardoor ze niet goed aansluiten bij de dynamiek van alledag;
• De normeringen zijn voor ieder type organisatie, groot of klein en ongeacht de sector, gelijk. Hierdoor zijn ze weinig concreet en is het aan de QHSE manager om een juiste invulling te vinden die past bij het bedrijf;
• Normeringen zijn niet of nauwelijks ingericht op samenwerkingen binnen de keten. Het koppelen met systemen van ketenpartners is wenselijk maar vrijwel onuitvoerbaar doordat iedereen kwaliteitsmanagement op een eigen manier ingericht heeft;
• Interne normen en regels kunnen soms strenger zijn dan de externe normering. Dit kan leiden tot allerhande conflicten in de uitvoer;
• Hoe bepaal je de kwaliteit van minder tastbare producten als software of applicaties?

De menselijke factor speelt een belangrijke rol in het behalen van succes

Het succes van kwaliteitsmanagement hangt voor een groot deel af van de menselijke factor. Wanneer er vanuit de organisatie niet snel genoeg goedwerkende software wordt aangeboden, gaan medewerkers of afdelingen zelf wel op zoek. In het huidige IT-landschap is het steeds gemakkelijker om zelf iets aan te schaffen, buiten de gebaande paden. Dit kan leiden tot een wildgroei aan applicaties, wat het beheer ervan geen gemakkelijke opgave maakt.

Organisaties waar elke business unit een eigen kwaliteitsmanagementsysteem heeft, hebben vaak de wens om dit te centraliseren. Dit kan wrijving opleveren omdat dit ten koste gaat van de eigen inbreng van business units.

Daarnaast blijkt het een uitdaging om nieuwe medewerkers zo snel mogelijk aangehaakt te krijgen. Zij kunnen zorgen voor een (soms noodzakelijke) frisse blik, wat kan leiden tot frictie met bestaande medewerkers die geen zin hebben in verandering. Vooral wanneer beslissingen (te) snel, zonder overleg met of draagvlak binnen de gevestigde orde, worden genomen. Het is belangrijk dat de neuzen dezelfde kant op staan.

Workarounds: vooraf oplossen of inzetten voor lessons learned

Veel organisaties hebben last van zogenaamde ‘workarounds’. Wanneer een proces niet voorziet in een oplossing die men denkt wel nodig te hebben, is een ‘omweg’ in de praktijk zo gevonden.
Wanneer er niets gebeurt, vervangen workarounds op die manier de daadwerkelijke processen. Als medewerkers het proces niet kennen en dit vervolgens niet opzoeken maar vragen, leren deze ook de workaround aan als waarheid. In het kader van kwaliteitsmanagement schuilt daarin het gevaar dat je, bijvoorbeeld voor normeringen, op papier de processen op orde hebt, maar dat dit niet strookt met de praktijk. Dat is een papieren werkelijkheid waar niemand beter van wordt.

Daarom is het belangrijk dat een workaround niet de standaard wordt. Steeds meer organisaties leggen workarounds vast om vanuit daar te analyseren wat de pijnpunten in een proces zijn. Zo kunnen processen aangepast worden op basis van lessons learned, wat leidt tot betere processen en minder workarounds.
Aan de andere kant zien we ook organisaties die workarounds op voorhand verbieden. Als een proces niet voldoet, moet dit aangepast worden voordat je verder gaat. Welke kant je ook kiest: het vastleggen van de problemen en workarounds is een eerste stap om hier iets mee te kunnen doen.

Er is in de meeste gevallen geen gebrek aan data. De hoeveelheid data lijkt op een oceaan: complex, uitgebreid en lang niet alles is even goed zichtbaar. Via bijvoorbeeld process mining kan al deze data vervolgens bruikbaar gemaakt worden om zo inzicht te geven in wat er precies gebeurt.

De bedrijven die wij in deze round table spreken, zijn allemaal nog op zoek naar de balans tussen eigen inbreng en creativiteit van medewerkers en het blijven borgen van een constante kwaliteit.

Slimme software kan een rol spelen bij grip houden op verandering en agile blijven

Tijdens het gesprek wordt ons duidelijk dat er vier zaken een belangrijke rol spelen bij het uitvoeren van kwaliteits- en informatiemanagement bij alle bedrijven:

• Samenwerking in de keten;
• Data integratie;
• Sturen op en leren van afwijkingen;
• De neuzen dezelfde kant op krijgen.

Daarbij kunnen de beperkte flexibiliteit van normeringen, wet- en regelgeving een beperkende rol spelen voor het agile omgaan met deze uitdagingen. Ook het zelf in moeten vullen van een groot deel van de normeringen zodat ze werken voor de eigen organisatie, brengt allerhande uitdagingen met zich mee.

Terwijl samenwerken in de keten steeds belangrijker wordt, brengt ook dit uitdagingen met zich mee. Ketenpartners stellen eisen maar de integratie met de systemen van de partners is nog verre van ideaal.
En tot slot moeten software, systemen en applicaties mensen ondersteunen in hun werk, omdat ze anders zelf op zoek gaan naar oplossingen waardoor je gemakkelijk de grip verliest.

Voor Infoland is de les dan ook: kwaliteitsmanagement software kan de verbindende factor zijn tussen starre regels en de wens om agile te zijn. Door dynamisch om te kunnen gaan met normen en er tegelijkertijd wel aan te voldoen, kan software op die manier de medewerker op de juiste manier ondersteunen. Dit sluit aan bij onze visie voor Zenya: de persoonlijke assistent die het dagelijks werk van professionals gemakkelijker en prettiger maakt.

Daarnaast horen we ook hier iets wat we al langer zien en horen, namelijk dat er, in de industrie in ieder geval, meerdere applicaties naast elkaar werken om zo te voldoen aan de wensen van de organisatie en de keten. Bijvoorbeeld op het gebied van quality assurance naast quality management. Integratie en koppeling van die systemen betekent een flinke verbeterslag als het gaat om gebruiksvriendelijkheid en overzicht. Hoe dit precies vorm moet krijgen, zal de toekomst ons gaan leren. Maar door Zenya zo open mogelijk te maken, waardoor (gepersonaliseerde) koppelingen mogelijk zijn, hebben wij al een flinke stap gezet om organisaties hierin te ondersteunen.