Slimme software voor kwalitatief goede zorg van mens tot mens.Toezichthouder IGJ zag in inspectierondes dat bij kleine en middelgrote GGZ-aanbieders ongeveer 15% niet voldeed aan belangrijke kwaliteitsnormen. Daarnaast nemen meldingen rond verplichte zorg in de GGZ toe en signaleren thematische inspecties regelmatig concrete tekortkomingen — een duidelijk signaal dat audits en toezicht in de ggz nog vaak knelpunten blootleggen. Hoe zit dat precies? In deze blog lees je welke knelpunten het vaakst de kop opsteken in de GGZ en hoe je ze in jouw organisatie kunt voorkomen.
Een audit kan een waardevol moment zijn om de kwaliteit van zorg in de GGZ te toetsen en de naleving van protocollen en behandeltrajecten te verbeteren. Toch gaat het in de praktijk vaak mis op een aantal terugkerende punten, zoals het beheer van cliëntdossiers en het opvolgen van meldingen omtrent verplichte zorg. Door te weten welke valkuilen het meest voorkomen, kun je verrassingen tijdens inspecties voorkomen en audits gebruiken als een kans om de kwaliteit van zorg écht te versterken. Hieronder vind je de vijf knelpunten die het vaakst de kop opsteken bij audits in de GGZ, mét concrete tips om ze te voorkomen.
Waar het misgaat: Vaak zijn behandelplannen, procesbeschrijvingen of andere belangrijke documentatie niet actueel of niet volledig beschikbaar tijdens een audit. Dat zorgt voor vertraging en kan leiden tot tekortkomingen in het auditrapport.
Best practice: Zorg dat alle documenten centraal, beschikbaar, goedgekeurd en up-to-date zijn. Kies voor een digitaal systeem dat real-time inzicht biedt in documenten en versiebeheer, zodat je altijd kunt aantonen dat de juiste informatie beschikbaar is.
Waar het misgaat: Wanneer niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor specifieke taken of controles, ontstaan gaten in het proces. Bijvoorbeeld: wie volgt verbeteracties op na een auditbevinding?
Best practice: Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe. Maak zichtbaar wie welke acties en verbeteringen oppakt en wanneer. Zenya kan helpen met het vastleggen van verantwoordelijkheden en het automatisch herinneren aan opvolgingstaken.
Waar het misgaat: Behandelteams, artsen, verpleegkundigen en ondersteunend personeel weten niet altijd waarom bepaalde processen bestaan of welke normen gelden binnen de GGZ. Tijdens audits leidt dit tot inconsistenties en onzekerheid in gesprekken met auditors.
Best practice: Train en betrek collega’s en medewerkers continu. Met Zenya kun je eenvoudig taken, procedures en checklists delen, zodat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie en auditvoorbereiding vanzelfsprekend wordt.
Ontdek hier 5 strategieën om collega’s bij audits te betrekken.
Waar het misgaat: Vaak worden eerdere aanbevelingen niet volledig opgevolgd of onvoldoende gedocumenteerd. Auditors merken dit op en zien een patroon van herhaalde tekortkomingen.
Best practice: Volg auditbevindingen systematisch op, registreer acties en controleer regelmatig de status. In Zenya kun je bevindingen koppelen aan verbeteracties en de voortgang monitoren, waardoor herhaling wordt voorkomen.
Waar het misgaat: Audits in de GGZ focussen zich vaak op zorgtrajecten en risicovolle processen, zoals verplichte zorg. Dan is het van groot belang dat processen, behandelplannen, verbeteracties en verantwoordelijken duidelijk en overzichtelijk zijn. Als dit niet het geval is, kan dat leiden tot inefficiëntie en een grotere kans op fouten.
Best practice: Creëer één centraal overzicht van alle auditinformatie. Zenya biedt dashboards waarin audits en compliance-activiteiten samenkomen, zodat je in één oogopslag ziet waar risico’s liggen, welke verbeteracties moeten worden opgevolgd en door wie.
Het herkennen van deze veelvoorkomende knelpunten is de eerste stap, maar het echte voordeel van een audit ligt verder: je krijgt de mogelijkheid om te leren en te verbeteren. Wanneer processen, documenten en verantwoordelijkheden goed op orde zijn, verandert de audit van een stressmoment in een kans om te reflecteren. Je ziet niet alleen waar het mis kan gaan, maar ook waar verbeteringen zichtbaar zijn en resultaten meetbaar worden.
In de GGZ, waar kwaliteit en veiligheid direct impact hebben op cliënten, is dit een essentieel onderdeel van een cultuur van continue verbetering. Door audits te benaderen als leermomenten in plaats van louter een checklist, versterk je de betrokkenheid van medewerkers, vergroot je inzicht in processen en leg je een solide basis voor duurzame kwaliteitszorg.
Zenya helpt je audittraject structureel op koers te krijgen: alle relevante bevindingen, compliance-activiteiten en verbeteracties worden centraal beheerd en gekoppeld. Je ziet in één overzicht welke audits gepland staan, welke taken openstaan, welke verantwoordelijkheden zijn toegewezen en welke acties nog lopen. Dit voorkomt versnippering, vermindert administratieve last en maakt dat je tijdens een audit direct kunt aantonen dat processen geborgd zijn, opvolging plaatsvindt én dat eerdere bevindingen niet blijven liggen.
Bij Lentis GGZ was de uitdaging groot: informatiebeveiligingsrisico’s werden bijgehouden in onhandige Excel-sheets, rapportages voor de directie kostten veel tijd en documenten waren regelmatig verouderd. Na de implementatie van Zenya werden alle onderdelen van de NEN 7510-norm overzichtelijk gegroepeerd, zijn statusupdates duidelijk en inzichtelijk voor het management en zijn alle documenten altijd up-to-date beschikbaar. Dit helpt om bij audits en interne controles aan te tonen dat informatiebeveiliging en compliance geborgd zijn, wat rust en zekerheid brengt voor zowel medewerkers als management.
Door veelvoorkomende knelpunten vroegtijdig te herkennen en processen goed te structureren, kun je audits niet alleen soepeler laten verlopen, maar ook daadwerkelijk benutten als een moment om te leren en te verbeteren. Met een overzichtelijke oplossing voor audits en compliance wordt het eenvoudiger om behandelplannen, auditbevindingen en verantwoordelijkheden centraal te beheren, waardoor je tijd wint en verrassingen tijdens audits tot een minimum beperkt blijven.
Ontdek hoe een geïntegreerde aanpak met Zenya je helpt audits soepeler te laten verlopen en tegelijkertijd de kwaliteit van zorg verder te verbeteren in de GGZ.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf ontdekken wat Zenya kan? Vraag een demo aan. We laten het je graag zien.
Ga met ons in gesprek. We denken graag mee over jouw uitdagingen.
