Administratieve last ombuigen met automatisering van kwaliteit

Iedereen snapt dat aspecten rond kwaliteit en veiligheid soms letterlijk van levensbelang zijn. De wettelijke verplichtingen op het gebied van bijvoorbeeld hygiëne en voedselveiligheid kunnen laboranten en analisten echter behoorlijk van hun primaire taak afleiden. Maar als je deze verplichtingen negeert, kan dat tot zeer risicovolle situaties leiden.

Gelukkig is er een gulden middenweg: automatisering kan de administratieve lastendruk behoorlijk verlagen en tegelijk de kwaliteit verhogen.

Er is een constante factor die we overal in elk laboratorium tegenkomen: de medewerker is zelf (mede-)verantwoordelijk voor de kwaliteit en de veiligheid van de werkomgeving. Daarom is het noodzakelijk om nauwkeurig te werken, een heel arsenaal aan voorschriften te volgen en accuraat verslag te doen van verrichte werkzaamheden en behaalde resultaten. Dat lijkt vanzelfsprekend en dat is het in feite ook.

Toch gaat het nogal eens mis.

Administratieve rompslomp

Uit de praktijk blijkt regelmatig dat procedures niet goed worden nageleefd. Meestal gebeurt dat niet uit onwil of desinteresse, maar omdat er bijvoorbeeld verschillende versies van protocollen en werkinstructies circuleren.

De gevolgen kunnen ingrijpend zijn. Het laboratorium kan bepaalde certificaten kwijtraken waardoor ze sommige werkzaamheden niet meer mogen uitvoeren. Als dat tot het verlies van opdrachten en zelfs klanten leidt, is dat natuurlijk een ramp, ook voor de algehele reputatie. Dit besef heeft ertoe geleid dat elk laboratorium tegenwoordig eigenlijk niet meer zonder een kwaliteitsmanager kan.

Iedere kwaliteitsmanager is echter sterk afhankelijk van de mate waarin laboranten en analisten de discipline opbrengen om mee te werken aan de uitvoering van het kwaliteitsbeleid. En daar wringt de schoen. Want veel laboratoriummedewerkers houden zich veel liever bezig met het realiseren van aansprekende uitslagen of het boeken van opzienbarende testresultaten. De administratieve rompslomp beschouwen ze echt als tijdrovend en vervelend. Toch hoeft dat helemaal niet zo te zijn!

Volledig compliant

Met de inzet van innovatieve technologie verlaag je de administratieve lastendruk en verhoog je tegelijkertijd de kwaliteit. Dankzij moderne kwaliteitsmanagementsoftware is het tegenwoordig mogelijk om processen te optimaliseren en een zelflerend vermogen te creëren. Hiermee beperkt je de risico’s en, door efficiënt te werken, bespaar je tevens flink op de kosten.

Slimme software verschaft niet alleen inzicht en overzicht maar zorgt ook voor borging op het gebied van documenten, checks, audits, bevoegdheden, verbetermaatregelen en klachten.

In control met automatisering van kwaliteit

Kwaliteitsmanagementsoftware maakt het dus mogelijk om het laboratorium volledig compliant te maken op het gebied van relevante wet- en regelgeving. Met deze slimme software is het laboratorium volledig ‘in control’, wat in de praktijk steeds vaker een concurrentievoordeel blijkt te zijn. Opdrachtgevers brengen hun werkzaamheden immers bij voorkeur onder bij een laboratorium dat zijn kwaliteitsbeleid aantoonbaar op orde heeft. Door het kwaliteitsbeleid met behulp van intelligente automatiseringsoplossingen een positieve impuls te geven, kan het laboratorium:

1. Eenvoudig aantonen dat periodiek audits en checks worden uitgevoerd en afwijkingen, klachten en non-conformiteit op een zorgvuldige manier worden afgehandeld.
2. Afwijkingen en klachten veel sneller afhandelen omdat acties automatisch worden uitgezet en betrokkenen direct worden geïnformeerd.
3. Met één druk op de knop beschikken over real-time managementinformatie om interne en externe stakeholders te informeren over kwaliteit, veiligheid en milieu.