Voorkom taalproblemen als struikelblok binnen organisaties

De afgelopen jaren ligt het aantal bedrijfsongevallen dat te maken heeft met taal op zo’n 10%. Dat percentage is al lang stabiel, dus we mogen wel stellen dat taal in de werkomgeving een lastig gegeven lijkt te zijn. 

Dat heeft niet alleen te maken met elkaar niet kunnen verstaan, er zit meer achter. Vandaag kijken we naar de problemen rondom taal en hoe je kunt zorgen dat het voor de veiligheid binnen jouw organisatie géén probleem hoeft te zijn.

Steeds internationaler en dus meer talen

We worden in Nederland steeds internationaler. Steeds meer expats en internationale professionals vinden een baan in Nederland. Ook bijvoorbeeld de bouw krijgt steeds meer te maken met werknemers en (onder)aannemers die niet uit Nederland komen en dus de Nederlandse taal niet (helemaal) machtig zijn. 

Dat het aantal ongevallen dat met taal te maken heeft toeneemt, is dus niet vreemd. Dit komt mede omdat werk- en veiligheidsinstructies vaak primair in het Nederlands zijn opgesteld. Inmiddels zullen veel organisaties die met meerdere nationaliteiten te maken hebben, deze wel vertaald hebben naar Engels, en misschien nog een andere taal als Duits of Frans. Probleem opgelost zou je denken.

Helaas is dat niet het geval. Want daarbij gaan we voorbij aan het feit dat Engels voor velen ook niet de moedertaal is. En is het de vraag of de vertalingen 100% kloppen maar ook zeker of de lezer deze volledig begrijpt. Vaak zal de aanname gedaan worden van wel, maar is dit zeker niet altijd het geval.

Ons advies is dus ook om belangrijke documenten, processen en werkinstructies beschikbaar te maken in meerdere talen, bij voorkeur zelfs in de moedertaal van de werknemers. Dit lijkt misschien een hele klus, maar wanneer je gebruik maakt van een document management systeem als Zenya DOC, is het beheer gelukkig een stuk eenvoudiger. De koppeling van verschillende taalversies van één document maakt versiebeheer en updates behapbaar.

Verder is het goed om na te denken over bijvoorbeeld vaste termen of uitdrukkingen die je kunt gebruiken in het geval van calamiteiten. Zo sla je direct een brug tussen medewerkers die elkaars taal niet spreken maar elkaar wel nodig kunnen hebben als het er echt toe doet.

Ook taalproblemen bij Nederlandstalige werknemers

Als het probleem met taal enkel bij internationale werknemers zou spelen, zou het percentage taalgerelateerde incidenten wellicht niet zo hoog zijn. Er speelt namelijk nog een ander probleem: in Nederland hebben we nog steeds te maken met analfabetisme en laaggeletterdheid. 

Naar schatting heeft zo’n 1,8 miljoen Nederlanders, die deel uitmaken van de beroepsbevolking, problemen met lezen, schrijven en/of rekenen. Meer dan de helft daarvan heeft een Nederlandse achtergrond. 

Een deel van deze mensen heeft wellicht geen baan, maar een aanzienlijk deel daarvan zeker wel. De grote vraag is dan: hoe ga je werknemers die niet goed kunnen lezen, werk- en veiligheidsinstructies geven? 

Eenzelfde uitdaging ligt er voor mensen met dyslexie. Die kunnen wel lezen, maar dat gaat meestal niet snel en het kost veel tijd en moeite om teksten door te nemen. Stel dat er een incident plaatsvindt en een protocol gevolgd moet worden. Mogen we dan verwachten dat iemand met dyslexie die uit het hoofd geleerd heeft? Of wachten we tot het echt misgaat omdat hij of zij niet snel genoeg door het protocol heen komt?

Een laatste groep die hier ook benoemd mag worden, is de groep mensen met een gehoorbeperking (slechthorend of doof) of een visuele beperking (slechtziend of blind). Want ook hier heb je te maken met taal (gebarentaal) en communicatie, zij het op een iets andere manier. Toch is een deel van de oplossingen ook hier geschikt. 

De taalbarrières beslechten

Voor elk taalprobleem begint de oplossing met een goed ingevulde risicoanalyse waarbij de risico’s van taalbarrières benoemd worden. Vanuit daar kun je oplossingen zoeken en implementeren, zodat iedereen een veilige werkplek krijgt.

We benoemden hierboven al even het beheer van je processen en werkinstructies in een DMS. Vaak denken we bij dit soort informatie aan documenten (en schema’s), maar informatie kan ook op andere manieren dan in geschreven tekst worden vastgelegd. 

Zo kun je bijvoorbeeld kiezen voor video, gesproken instructies of animaties. Daarmee spreek je werknemers op een andere manier aan. En dat is niet alleen een uitkomst voor taalproblemen. Iedereen leert namelijk op een andere manier, ongeacht het taalniveau. Door materiaal op verschillende manieren aan te bieden, maak je het leerproces voor iedereen gemakkelijker. 

Vraag je je nu af hoe je al deze informatie overzichtelijk houdt? Met interactieve documenten in Zenya DOC kun je veel informatie, op verschillende manieren, in één document aanbieden. Dus ook informatie in verschillende talen. Medewerkers hoeven enkel antwoord te geven op enkele intuïtieve vragen om zo bij de juiste informatie te komen. 

Kortom: maak een mix van materialen en talen, waardoor iedereen zich aangesproken voelt door de informatie. Ongeacht welke taal ze spreken of op welke manier ze leren. Ook voor blinde of dove medewerkers of mensen met dyslexie kun je op deze manier eenvoudig informatie beschikbaar maken.

Tenslotte is het belangrijk om voor elke oplossing na te denken over het taalgebruik. Of het nu om Nederlandstalige werkinstructies gaat, vertalingen, video’s of podcasts: niemand is gebaat bij onnodig moeilijk taalgebruik. Hoe toegankelijker je het bijvoorbeeld qua gebruik van woorden en zinsopbouw houdt, hoe meer mensen ook daadwerkelijk begrijpen wat je bedoelt.

Het kan altijd beter, als je ervoor openstaat

Tot slot willen we nog benoemen dat veiligheid op alle vlakken een continu proces is. Dus ook als het gaat om taal. Daarom is het belangrijk dat medewerkers gemotiveerd worden om (bijna-)incidenten te melden en daarbij eerlijk zijn over wat er gebeurd is. Dus ook als taal een rol heeft gespeeld. 

Een laagdrempelig incidentmanagementsysteem als Zenya FLOW draagt bij aan de meldingsbereidheid. Naast het afhandelen van incidenten biedt het tools waarmee je incidentanalyses uit kunt voeren. Blijkt daaruit dat je nog kunt verbeteren op het gebied van taal binnen jouw organisatie, dan kun je hier verbetermaatregelen op nemen. 

Wanneer je ervoor openstaat dat het altijd nóg beter kan, hoe goed je het ook al doet, dan komt dat uiteindelijk de veiligheid van iedereen binnen jouw organisatie ten goede en speelt taal steeds minder een rol.

Infoland heeft steeds meer internationale klanten en heeft daardoor ervaring opgedaan met het aanbieden van meertalige documenten en instructies. Deze kennis delen we graag met je. Ervaar je deze uitdagingen ook, neem dan eens contact op met onze experts.