nlbe-nl Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Continu verbeteren begint bij het leren van incidenten en afwijkingen

Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. De vraag is alleen hoe je als organisatie van deze fouten kunt leren en hoe je hier efficiënt mee omgaat.

Door incidenten niet alleen te verhelpen maar ook structurele verbetermaatregelen te treffen, kun je ze in de toekomst voorkomen. Dat is het startsein voor jou als organisatie om continue verbetering mogelijk te maken.

Van incident naar leermoment

Er kan op een werkvloer van alles misgaan. Of je nu te maken krijgt met een datalek, valincident, botsing of een ander (bijna-)incident: als organisatie kun je simpelweg niet meer zonder incident management.

De gevolgen van incidenten kunnen namelijk groot zijn. Niet alleen voor de betrokken medewerkers, maar ook voor de organisatie in het algemeen. Denk aan negatieve publiciteit, imagoschade of een boete. Voorkomen is beter dan genezen, maar hoe doe je dat? Door van een incident een leermoment te maken.

Lees hieronder hoe je in 4 tips van incident melden naar continu verbeteren gaat.

1. Maak het melden van incidenten een fluitje van een cent!

Maak gebruik van de medewerkers binnen jouw organisatie. Zij zien vaak als eerste waar iets fout gaat. En juist deze informatie heb jij nodig om het maximale uit incident management te kunnen halen. Want jij kan niet overal tegelijk zijn.

Zorg er dus voor dat zij eenvoudig, op ieder moment én op iedere locatie een melding kunnen maken van een (bijna-)incident. Een eenvoudige en gebruiksvriendelijke app helpt hierbij.

Incident management - Meldingen maken met Zenya FLOW

Tip 2. Houd snelheid in de afhandeling en creëer bewustzijn

Het is niet alleen noodzakelijk om zoveel mogelijk meldingen te ontvangen van (bijna-)incidenten, maar het is ook belangrijk om die meldingen zo snel en goed mogelijk af te handelen. Dit kan bijvoorbeeld volgens een slim ingerichte workflow die jou in staat stelt om sneller actie te ondernemen en verbeteracties te koppelen aan de juiste personen of teams.

Belangrijk is ook om medewerkers bewust te maken van de gevolgen wanneer ze geen meldingen maken. Doe dit aan de hand van resultaten en laat zien dat door het maken van meer meldingen, er uiteindelijk minder incidenten en afwijkingen plaatsvinden.

Tip 3. Zorg voor inzicht met slimme rapportages

Weten wat er speelt in een organisatie, begint met inzicht. In dit geval met inzicht in incidenten en de afhandeling daarvan, maar in de status van verbetermaatregelen die je hebt ingesteld aan de hand van eerdere incidenten.

Een krachtig dashboard en de mogelijkheid om slimme rapportages uit het incident management systeem te halen, ondersteunen jou hierbij. Zo kun je eventuele hotspots of bottlenecks vroegtijdig signaleren en daarop acteren.

Daarnaast kun je, wanneer je een compleet systeem voor kwaliteitsmanagement gebruikt zoals Zenya, eenvoudig informatie uit bijvoorbeeld audits, checks, inspecties of veiligheidsrondes koppelen zodat je altijd weet wat er speelt.

Tip 4. Ga van reactief naar preventief incident management

Probeer bij het achterhalen van de oorzaak van een incident eens een stapje verder te gaan. Maak bijvoorbeeld gebruik van bewezen methodes voor incidentanalyse, zoals Tripod, 5 whys, en de Root Cause.

Als de oorzaak van een incident bijvoorbeeld een kapot apparaat is, dan is de oorzaak wellicht achterstallig onderhoud of foutief gebruik. En dat betekent dat er waarschijnlijk nog veel meer risico’s op de loer liggen.

Deze analyses zijn cruciaal om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen. Door risico’s, afwijkingen en onveilige situaties te monitoren, ga je van reactief naar preventief incident management.

Structureel verbeteren voor de gehele organisatie

Wanneer je alles inzichtelijk hebt, incidenten gemeld én afgehandeld worden en uit analyses patronen herkend worden, dan is er nog één ding wat je moet doen om echt structureel te kunnen verbeteren. Een cruciale stap die soms nog wel eens vergeten wordt, en we hebben hem hierboven ook al wel even benoemd.

Het koppelen van verbetermaatregelen voorkomt dat dezelfde fouten vaker gemaakt worden, en daarmee kunnen incidenten in de toekomst voorkomen worden. Creëer draagvlak zodat de maatregelen ook daadwerkelijk blijven hangen en je hebt de succesformule voor leren en verbeteren middels incident management gevonden.

Benieuwd hoe andere organisaties hun incident management hebben geregeld en wat het hen heeft opgeleverd? Bekijk het succesverhaal van Libbey, de op een na grootste tafelglasfabrikant ter wereld:

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.