Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Hoe kun je als organisatie van deze fouten leren? En hoe zorg je voor structurele verbetermaatregelen? Hier komt incidentmanagement om de hoek kijken. We geven je graag enkele tips waarmee je van een incident een leermoment maakt. Want alleen zo maak je als organisatie continue verbetering mogelijk!
Incidentmanagement is het melden, analyseren en oplossen van een probleem. Je kent het vast wel: je bent net lekker aan het werk en ineens valt de wifi weg. Of de printer houdt er ineens mee op vlak voordat je een belangrijk document wilde printen. Maar ook belangrijkere incidenten, zoals valincidenten of ongevallen, wil je voorkomen. Maar hoe pak je dat aan?
Dankzij incidentmanagementsoftware meld je eenvoudig het probleem, ook wel incident genoemd. Vervolgens komt je melding bij de juiste afdeling terecht, die direct actie kan ondernemen. Door incidenten op de juiste manier aan te pakken, zorg je er binnen je organisatie voor dat de incidenten zo min mogelijk negatieve impact hebben.
Er kan op de werkvloer van alles misgaan. Of je nu te maken krijgt met een datalek, valincident, botsing of een ander (bijna-)incident: als organisatie kun je simpelweg niet meer zonder incidentmanagement.
De gevolgen van incidenten kunnen namelijk groot zijn. Niet alleen voor de betrokken medewerkers, maar ook voor de organisatie in het algemeen. Denk aan negatieve publiciteit, imagoschade of een boete. Voorkomen is beter dan genezen, maar hoe doe je dat? Door van een incident een leermoment te maken en incidentmanagement in te zetten.
Wil je als organisatie veiliger werken, incidenten zoveel mogelijk voorkomen en weten hoe je structurele verbetermaatregelen treft? Lees hieronder hoe je in zeven tips van incident melden naar continu verbeteren gaat.
Maak gebruik van de kennis en ervaring van jouw medewerkers. Zij zien vaak als eerste waar iets fout gaat. En juist deze informatie heb jij nodig om het maximale uit incidentmanagement te kunnen halen. Zo krijg je inzicht in de verschillende incidenten die plaatsvinden op alle afdelingen in jouw organisatie.
Zorg ervoor dat ze altijd en overal gemakkelijk een melding kunnen maken van een (bijna-)incident. Onze eenvoudige en gebruiksvriendelijke app helpt hierbij.
Het is niet alleen noodzakelijk om zoveel mogelijk meldingen te ontvangen van (bijna-)incidenten, maar het is ook belangrijk om die meldingen zo snel en goed mogelijk af te handelen. Dit kan bijvoorbeeld volgens een slim ingerichte workflow die jou in staat stelt om sneller actie te ondernemen en verbeteracties te koppelen aan de juiste personen of teams.
Bij incidentmanagement komen verschillende processen kijken. Denk hierbij aan het maken van een melding, het toewijzen aan de juiste afdeling en het verwerken van de melding. Je wilt natuurlijk dat er zo snel mogelijk opvolging komt nadat er een melding wordt gemaakt en dat de afhandeling soepel verloopt.
Door deze processen te automatiseren met handige incidentmanagementsoftware, verloopt de incidentmelding efficiënt en is het voor iedereen duidelijk wie wanneer actie moet ondernemen. Collega’s worden proactief op openstaande acties gewezen, zodat de afhandeling soepel verloopt.
Wat als collega’s een incident tegengekomen waar niet direct een oplossing voor nodig is of ze twijfelen of een incident de moeite waard is om te melden? Ook als het incident niet urgent is, is het belangrijk om een melding te maken.
Hoe meer incidenten worden gemeld, hoe meer inzicht je organisatie krijgt in potentiële risico’s en hoe deze voorkomen kunnen worden. Belangrijk is ook om medewerkers bewust te maken van de gevolgen wanneer ze geen meldingen maken. Laat zien dat door meer meldingen te maken, er uiteindelijk minder incidenten en afwijkingen zullen zijn. Gebruik resultaten als bewijs.
Elk incident heeft een andere impact op je organisatie. Komen er veel meldingen tegelijk binnen? Maak dan inzichtelijk welke incidenten de meeste impact hebben.
Op die manier maak je optimaal gebruik van de capaciteiten van je IT-afdeling en handel je de incidenten met de hoogste prioriteit het snelst af.
Weten wat er speelt in een organisatie, begint met inzicht. In dit geval met inzicht in incidenten en de afhandeling daarvan, maar ook in de status van verbetermaatregelen die je hebt ingesteld aan de hand van eerdere incidenten.
Een krachtig dashboard en de mogelijkheid om slimme rapportages uit het incidentmanagementsysteem te halen, ondersteunen jou hierbij. Zo kun je eventuele hotspots of bottlenecks vroegtijdig signaleren en daarop acteren. Niet alleen jij krijgt inzicht, maar dankzij dashboards en rapportages kun je deze informatie ook delen met belangrijke stakeholders, zoals het management.
Daarnaast kun je, wanneer je een compleet systeem voor kwaliteitsmanagement gebruikt zoals Zenya, eenvoudig informatie uit bijvoorbeeld audits, checks, inspecties of veiligheidsrondes koppelen zodat je altijd weet wat er speelt.
Probeer bij het achterhalen van de oorzaak van een incident eens een stapje verder te gaan. Maak bijvoorbeeld gebruik van bewezen methodes voor incidentanalyse, zoals Tripod, 5 whys, en de Root Cause.
Als de oorzaak van een incident bijvoorbeeld een kapot apparaat is, dan is de oorzaak wellicht achterstallig onderhoud of foutief gebruik. En dat betekent dat er waarschijnlijk nog veel meer risico’s op de loer liggen.
Deze analyses zijn cruciaal om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen. Door risico’s, afwijkingen en onveilige situaties te monitoren, ga je van reactief naar preventief incidentmanagement.
Heb je alles inzichtelijk, zijn incidenten gemeld én afgehandeld en herken je patronen uit analyses? Mooi! Dan is er nog één ding wat je kunt doen om écht structureel te verbeteren. Een cruciale stap die soms nog wel eens vergeten wordt.
We hebben hem hierboven ook al wel even benoemd: het koppelen van verbetermaatregelen voorkomt herhaling van fouten en helpt om incidenten in de toekomst te voorkomen. Zorg ervoor dat iedereen het eens is met de verbetermaatregelen. Op die manier heb je de sleutel tot leren en verbeteren met incidentmanagement.
Wil je op eenvoudige wijze incidenten melden, afhandelen én verbetermaatregelen koppelen om een veilige werkomgeving te realiseren? Lees alles over de incidentmanagementsoftware van Zenya. Of neem dan contact met ons op! Samen werken we aan een structurele verbetering binnen jouw organisatie met onze software.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya FLOW voor jouw organisatie kan gaan betekenen?
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
