Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Interne audits, ze worden vaak ervaren als iets vervelends. Als een moetje, een ongewenste inbreuk op de werkzaamheden van alledag. Maar op het moment dat je auditen niet langer gaat zien als een verplicht nummertje, ontstaan er mooie kansen voor je organisatie.
Een audit is in eerste instantie bedoeld om te controleren of je als organisatie aan bepaalde normen, voorwaarden en eisen voldoet. Door het uitvoeren van interne audits zorgen organisaties ervoor dat ze bij externe controles compliant zijn. Of dat nu gaat om milieu, veiligheid of gezondheid. Daarentegen veranderen de eisen vanuit externe instanties en belanghebbenden continu. Doorlopend auditen begint dus steeds meer the way of life te worden.
Helaas wordt auditen momenteel nog vaak gezien als politieagentje spelen. ‘Daar heb je weer iemand die komt vertellen wat er allemaal niet goed gaat, en vooral wat IK niet goed doe.’ Dit is een cultuur die we met zijn allen de afgelopen jaren hebben weten te creëren, en welke doeltreffend auditen niet ten goede komt. Werknemers nemen de audits af omdat het moet, het hoort nou eenmaal bij hun takenpakket. Zij zullen dit dus niet doen omdat ze vinden dat het ook iets goeds oplevert. Verder zitten ze er vaak niet op te wachten om de resultaten aan het management te moeten presenteren.
Je kunt je afvragen wat deze manier van auditen oplevert. Zijn de resultaten wel objectief? Zijn er wenselijke antwoorden ingevuld in plaats van daadwerkelijke observaties? Als auditen een moetje wordt, is de kans groot dat je antwoorden krijgt die je zelf ook zonder een audit had kunnen invullen. Door op deze manier met een audit om te gaan, mis je de voordelen die het regelmatig uitvoeren van een audit kan opleveren. Welke voordelen dat zijn, lees je in de volgende alinea.
Hoe kan het uitvoeren van een interne audit voordelen opleveren voor jouw organisatie? Laten we beginnen met het idee te weerleggen dat auditors als politieagenten door de organisatie gaan. Auditen gaat niet om het vinden van fouten. Het gaat om het constateren van feiten.
Dus, wat kan er beter, maar ook: wat gaat er goed? En dan bedoelen we ‘beter’ in de breedste zin van het woord. Het hoeft dus helemaal niet zo te zijn dat iets alleen verbeterd kan worden als er iets fout gaat. Beter kan ook betekenen: is dit nog de meest snelle, efficiënte en/of goedkoopste manier? En zo niet, hoe gaan we dat aanpakken?
Een audit is een kans om zaken te verbeteren. Om sneller, slimmer en efficiënter te werken. Maar ook om procedures en instructies (nog) eens kritisch te bekijken en te beoordelen of die nog voldoen aan bijvoorbeeld de normen of de wensen van de professionals die ze moeten gebruiken. Maar audits kunnen ook technische problemen voorkomen. Uit een audit kan bijvoorbeeld naar voren komen dat een machine aan onderhoud of vervanging toe is, of dat onderdelen binnenkort vervangen moeten worden. Door dit nu al te tackelen, voorkom je uitval van de machine in de (nabije) toekomst.
Om te voorkomen dat een auditor vanuit gewoonte niet meer ziet wat er beter kan, is het goed om bij een audit andere afdelingen en/of medewerkers te betrekken. Zij zorgen voor een frisse blik, zijn nog niet audit-moe en zorgen dat een audit voor alle partijen leerzaam kan zijn. Deze manier van auditen kan bijvoorbeeld met de Brown Paper Audit.
Een interne audit is pas nuttig als er goede feedback gegeven kan worden. Maar hoe geef je nu feedback op een manier waarop iemand zich niet persoonlijk aangevallen voelt én genegen is iets met die feedback te doen? De afgelopen jaren is er een tendens zichtbaar waarbij organisaties zich steeds meer gaan focussen op de positieve punten. Negatieve punten worden daarentegen niet langer als fout gezien, maar als kans om te verbeteren. Eenzelfde beweging zien we bijvoorbeeld ook in incidentmanagement en risicomanagement. Dit wordt ook wel Safety II genoemd en betekent dat er ook wordt gekeken naar wat er wél goed gaat, bijvoorbeeld welke maatregelen een ernstiger incident hebben voorkomen.
Uit een interne audit komen onherroepelijk verbeterpunten. 100% perfectie is namelijk een illusie, net zo goed als 100% veiligheid dat is. We kunnen wel proberen om in de buurt van 100% te komen. Auditen is daarvoor een goed middel. Maar hoe ga je al die feedback verwerken?
Een beproefde methode voor het geven van persoonlijke feedback, is de sandwich-methode. Hierbij begin je altijd met het uiten van één of meerdere positieve punten. Zorg er wel voor dat je niet meteen alles op tafel gooit, maar minimaal één positief punt bewaart voor later. Daarna volgen de minder positieve punten, waarbij ook een advies wordt gegeven hoe het beter kan. Doe dit niet door te zeggen: ‘zo moet het’ maar door te zeggen: ‘je zou het zo of zo kunnen doen’. Of stel aan de ander de vraag hoe hij/zij denkt dat het anders en dus beter kan. Sluit vervolgens af met nog minimaal één positief punt. Ook de output van een audit kun je zo structureren.
Inmiddels hebben we al een aantal tips gegeven over hoe auditen weer leuker maar ook efficiënter kan worden. Door andere mensen te betrekken, creëer je een frisse blik en nieuw enthousiasme. Het geven van feedback middels een meer positieve benadering, zorgt voor minder beladen momenten. Maar er zijn nog andere manieren waarop auditen minder als een moetje gaat voelen.
Allereerst een belangrijke tip: zorg er voor dat mensen de tijd krijgen om te auditen! Het wordt nog te vaak als extra werk gezien, waar weinig tijd voor gegeven wordt. En dat terwijl auditen zo belangrijk is. Maak het een prioriteit in de werkzaamheden. Ook de plaats waar audits plaatsvinden, doet veel. Stop auditors niet in een kantoor of kamertje maar laat de audits plaatsvinden op de werkvloer. Creëer een sfeer waarin medewerkers zich vrij voelen om hun ervaringen te delen. Zo kunnen auditors vragen stellen, in plaats van alleen op afstand zaken te controleren. Dit levert zoveel meer informatie op dan alleen een afgevinkt lijstje.
Zorg daarnaast voor training en opleiding. De wereld verandert continu en auditen met verouderde of onvoldoende kennis is niet leuk en niet effectief. Bovendien worden mensen door trainingen uitgedaagd en velen hebben die extra stimulans nodig om uit de sleur te komen.
Als laatste, zorg dat audits via een vast stramien kunnen verlopen. Procesmatig auditen is namelijk veel waardevoller dan zomaar willekeurig auditen. Plan interne audits dan ook met enige regelmaat in en zorg voor goed materiaal. Slimme audit management software helpt audits efficiënt te plannen en uit te voeren én maakt het werk voor professionals dus makkelijker.
Benieuwd hoe jij effectiever en efficiënter kunt auditen? Onze experts gaan hierover graag met je in gesprek.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
