Maak werk van onboarding

Goede medewerkers binnenhouden. Hoe doe je dat in een complexe en overspannen arbeidsmarkt? Bastiaan Benjamins, HR-manager bij Infoland, vertelt hoe je er dankzij een goed doordacht onboardingstraject in slaagt. Hij legt uit wat het inhoudt, hoe je het structureel aanpakt en hoe je nieuwe mensen vandaag én morgen goed laat landen binnen je organisatie.

Onboarding is dus het laten landen van iemand binnen een organisatie, afdeling en functie. Daarbij gaat het erom dat de nieuwe medewerker de mensen, het bedrijf en de processen leert kennen. Bastiaan Benjamins vertelt: “Beide partijen bepalen tijdens het onboardingstraject of ze bij elkaar passen. En daar neem je de tijd voor. Het is als autorijden – dat leer je pas écht goed als je met rijbewijs de weg op gaat. Je nieuwe collega’s leer je pas goed kennen als ze aan de slag zijn gegaan, als ze kilometers bij je maken.”

Medewerkers écht laten landen

Wat medewerkers nodig hebben om goed te landen in een organisatie, varieert volgens Bastiaan van persoon tot persoon. Ieder bedrijf moet zich afvragen wat de basis is. Denk daarbij aan de bedrijfscultuur tot aan afdelingsspecifieke instructies. Het is fijn als een gedeelte van het onboardingstraject maatwerk is, maar dat is lang niet altijd te realiseren.

Bastiaan: “Organisaties waar maandelijks tientallen of zelfs honderden mensen tegelijk worden aangenomen, kunnen logischerwijs minder maatwerk leveren. Nieuwe medewerkers volgen vaak een gezamenlijk onboarding traject, waarbij persoonlijke aandacht een uitdaging kan zijn. Bij kleinere organisaties is een persoonlijke aanpak juist wel mogelijk, maar daar bestaat de kans dat leidinggevenden hun eigen koers varen.” Binnen een traject moeten er ook richtlijnen, hulpmiddelen en aanwijzingen voor managers en leidinggevenden zijn. Maar altijd met ruimte voor individuele behoeften en inzichten. “De ene persoon stapt snel op een collega af, terwijl een ander dat liever niet of pas later doet. Als leidinggevende kun je dat goed aanvoelen”, stelt Bastiaan.

Voor zowel grote als kleinere organisaties geldt dat ze het onboardingstraject moeten stroomlijnen en voorzien van vaste ankerpunten. Zorg ervoor dat je de stappen die je hebt gepland daadwerkelijk zet. Het is belangrijk dat een medewerker niet té snel wordt losgelaten. Daarbij moet je je afvragen hoe je mensen gedurende de onboarding bereikt, prikkelt en stap voor stap meeneemt om ze te laten leren en om het DNA van je organisatie over te brengen.

Drie fases van onboarding

Je kunt mensen loslaten en ze hun eigen weg laten vinden. Bastiaan: “Dat gebeurt in sommige organisaties en er zijn medewerkers die dat prettig vinden. Maar de meeste mensen geven de voorkeur aan een goed opgezette onboarding.” Die bestaat uit drie fases: preboarding, onboarding en postboarding.

• Met preboarding geef je je nieuwe medewerkers een goed gevoel voordat ze starten. In deze fase geef je bijvoorbeeld praktische informatie over de eerste werkdag, werktijden, parkeren en pauzes.
• De onboarding begint op de eerste dag. Als werkgever zorg je ervoor dat alle praktische zaken op orde zijn. Denk daarbij aan de werkplek, computer en inlogcodes. Dan start het stapsgewijze inwerkproces met diverse meetpunten. Elk contactmoment is een kans om feedback te krijgen op het traject en is waardevol voor je organisatie.
• Na een jaar hebben jij en je medewerker alles gezien. Toch nog twijfels? Kies er dan voor om via postboarding nog meer maatwerk te leveren.

Wanneer is de onboarding succesvol?

Of het onboardingstraject succesvol is, heeft niet per se te maken met de lengte van een werkrelatie. Iemand kan tenslotte tien jaar met tegenzin werken. Wanneer een medewerker zich prettig voelt en jij als werkgever of manager tevreden bent, is de onboarding geslaagd. Zeker wanneer iemand in het eerste jaar al aan persoonlijke doelen werkt en operationeel presteert. Al is dat geen vereiste: er zijn bijvoorbeeld trainee- of managementfuncties met andere (tussen)doelen.

Daarnaast is onboarding geslaagd als het proces binnen je organisatie is ingebed en als leidinggevenden en je collega’s hun verantwoordelijkheid nemen bij het inwerken en ondersteunen van nieuwe collega’s.

Wat gebeurt er als je de onboarding niet goed aanpakt?

• Gebrek aan binding met een nieuwe werkgever. In tijden van post-covid, waarin veel mensen thuis werken, is dat een reëel risico.
• De prestaties van een (nieuwe) medewerker blijven achter bij de verwachtingen van de persoon zelf óf van de organisatie, dit leidt tot frustratie.
• Quiet quitting (medewerkers die focussen op ‘doen wat ze moeten doen’ en alleen de primaire verantwoordelijkheden van hun functie uitvoeren, deze TikTok trend werd populair onder jongeren in 2022).

Trends en ontwikkelingen

Wat zijn de opvallendste onboardingtrends van het moment volgens Bastiaan?

1. Organisaties claimen steeds vaker een onboardingstraject te hebben, omdat ze daar de meerwaarde van inzien. Die belofte moet je dan wel waarmaken. Als dat tegenvalt, heeft dat effect op de motivatie van een nieuwe medewerker.
2. Jongere generaties sollicitanten stellen tegenwoordig vragen over het aanwezige onboardingstraject. Zij verwachten wederzijdse betrokkenheid. Onboarding is daar een voorbeeld van. Als jouw organisatie op dat gebied iets te bieden heeft, is dat een prikkel voor kandidaten om voor jouw organisatie te kiezen.
3. Het aantal digitale mogelijkheden om onboarding te organiseren neemt toe. Ze worden bijvoorbeeld ingezet om kennis te maken met een nieuwe werkgever of om relatief nieuwe medewerkers na enkele maanden een test te laten maken om te zien hoe de onboarding vordert. Via software en apps kun je bijvoorbeeld video’s en andere content delen om de betrokkenheid te vergroten en nieuwe medewerkers voor te bereiden.

Denk ook online

Onboarding is een lang en intensief traject. Organisatie, leidinggevende, medewerker: iedereen heeft een belangrijk aandeel. Hoe zorg je er als organisatie voor dat iedereen voldoende aandacht krijgt en precies weet wat ze moeten doen of wat er van ze verwacht wordt in dat traject? Bastiaan: “Nieuwe medewerkers moeten veel kennis opdoen. Hoe verbind je (nieuwe) collega’s met elkaar? Hoe zorg je ervoor dat mensen kennisdelen en discussiëren? Hoe kun je grote aantallen nieuwe medewerkers bereiken? Dat gebeurt natuurlijk via bijeenkomsten, werkgroepen en overleg. Face-to-face, want elkaar ontmoeten mag je niet onderschatten. Maar het traject kan ook online een enorme boost krijgen.

Met de software van Infoland, Zenya, kun je het onboardingsproces borgen. Bastiaan legt uit: “We hebben recent een nieuwe module, Zenya BOOST, aan onze software suite toegevoegd. Dit softwarepakket kun je inzetten ter versterking van je onboarding in Zenya. Je kunt een campagne opzetten waarmee je in één keer een grote groep nieuwe medewerkers bereikt. Dat is handig voor bijvoorbeeld grote organisaties. Met BOOST kun je binnen een campagne interactieve content afwisselen, waardoor het onboardingstraject interessant blijft voor verschillende generaties medewerkers, zoals Gen Z’ers. Zij willen graag een interactieve, persoonlijke en digitale onboarding met onder andere video’s. Je kiest steeds de content die het beste blijft hangen. Daarnaast maakt de chatfunctie het mogelijk dat mensen elkaar snel leren kennen en dat het groepsgevoel groeit.”

Niet alleen nieuwe collega’s moeten worden meegenomen. Vergeet leidinggevenden en collega’s niet! Als je als organisatie weet hoe je onboarding wilt aanpakken, kun je dat bijvoorbeeld vertalen naar een campagne voor nieuwe medewerkers en een campagne voor leidinggevenden met software zoals Zenya BOOST. Op deze manier borg én structureer je succesvol de continue begeleiding van nieuwe medewerkers.