nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Nieuwe medewerkers in coronatijd, hoe ga je daar mee om?

Als je Infoland een beetje volgt op social media, heb je vast gezien dat wij de afgelopen maanden diverse vacatures hebben uitgezet. Het besef dat dit niet heel gewoon is in de coronacrisis, is ook bij ons geland. En vooral ook dat wij ons gelukkig mogen prijzen dat wij in deze tijd redelijk ‘normaal’ hebben kunnen doorwerken. Voor veel organisaties is dat zeker anders (geweest). Maar hoe ga je om met nieuwe medewerkers tijdens de coronacrisis? We nemen je in dit artikel graag mee in onze ervaring met het werven en onboarden van nieuwe collega’s in deze bijzondere tijd.

Werving tijdens het ‘nieuwe normaal’

Of kunnen we dit beter het tijdelijke abnormaal noemen? Want we hopen natuurlijk allemaal dat we ooit weer handen mogen schudden en gezellig met elkaar aan één tafel kunnen zitten zonder de 1,5 meter afstand. Voorlopig zit dat er nog niet in, premier Rutte was er in zijn laatste persconferentie stellig in. Corona is niet verdwenen en we zullen de komende tijd moeten dealen met dit feit.

 

Een vacature uitzetten is in deze tijd niet wezenlijk anders dan hiervoor. Wat je wel merkt is dat iedere organisatie, en ook Infoland, zich de vraag stelt of het aantrekken van nieuw personeel op dit moment noodzakelijk is. Vooral aan het begin van de pandemie, toen het nog onbekend was hoe lang dit zou gaan duren, hebben veel organisaties ervoor gekozen om vacatures (tijdelijk) on hold te zetten. Ook horen we organisaties die wel vacatures uit hebben staan maar hier niet actief op zoeken. Zij lijken er nog niet helemaal over uit te zijn of ze de functie wel willen vervullen, maar wachten misschien op de perfecte kandidaat die zich uit zichzelf aandient.

Nu de wereld weer langzaamaan opengaat, we de horeca weer mogen bezoeken, de vakanties begonnen zijn of voor de deur staan en we gewend raken aan de anderhalvemetersamenleving, pikken steeds meer organisaties de draad weer op. Want voor groei, zo ervaren wij, is het noodzakelijk om voldoende personeel te hebben, op de juiste plekken. Binnen Infoland zijn nieuwe functies ontstaan, die bij moeten dragen aan de groei die we de komende jaren willen gaan realiseren. Naast dat we hier nieuwe mensen voor aannemen, zijn er ook medewerkers doorgegroeid. Deze plekken willen we ook graag opgevuld zien. Net zoals de lege plaatsen die de enkele vertrekkende collega’s achterlaten.

De juiste kandidaat

Ondanks dat wij, en met ons vele andere organisaties, nog steeds op zoek zijn naar nieuw personeel, loopt het werkloosheidscijfer op. Dat komt omdat veel branches hard geraakt zijn door de pandemie en ook komende tijd nog niet op volle capaciteit kunnen gaan draaien. Dit kost omzet en dit gaat, ondanks compensatie vanuit de overheid, gepaard met het verlies van banen.

Na een tijd van krapte op de arbeidsmarkt, komen er meer mensen beschikbaar, terwijl het aantal vacatures nog achterblijft. Toch is het invullen van de vacatures in deze periode niet per definitie gemakkelijker. Zonder iemand tekort te willen doen, ervaren wij dat er weliswaar meer mensen solliciteren op een functie, maar dat er wel vaker sprake is van een mismatch.

Dit zit hem, bij ons, veelal in het missen van de gevraagde, relevante ervaring. En dit is heel begrijpelijk: we leren tenslotte dat als je grotendeels matcht met de vacature, je het beste de gok kunt wagen om hier toch op te reageren. Een 100% match is vrijwel nooit mogelijk. Toch kost het organisaties die een of meerdere vacatures uitzetten nu meer tijd om een goede schifting te maken. En hoewel bemiddelingsbureaus hier ook mee te maken hebben, hebben zij natuurlijk wel de ervaring om hier gemakkelijker een selectie in te maken. Een samenwerking met zo’n bureau kan jou dan ook tijd besparen, door je werk uit handen te nemen, zoals die voorselectie. En dat kan ook behoorlijk wat frustratie schelen!

‘Over de perfecte match gesproken, ik herinner me nog mijn eigen sollicitatie bij Infoland. Ik kwam binnen met een gigantische blunder: ik spelde Curriculum Vitae verkeerd. Als tekstschrijver natuurlijk een vergissing van formaat. Mijn nieuwe collega’s waren dan ook sceptisch: moeten we met haar in zee gaan? Het feit dat ik inmiddels anderhalf jaar met veel plezier bij Infoland mag werken, zegt genoeg over dat wij er uiteindelijk samen zijn uitgekomen. Ik ben onwijs dankbaar dat ik die fout recht heb kunnen zetten en wil iedereen die op zoek is naar nieuwe medewerkers dan ook op het hart drukken: staar je niet blind op één (min)punt, maar bekijk het grotere plaatje. Een focus op de perfecte kandidaat maakt dat je misschien voorbij gaat aan de beste match!’

Digitale sollicitatiegesprekken

Het voelt heel onnatuurlijk om een (eerste) kennismaking digitaal te moeten doen. Toch was dit enkele maanden vrijwel de enige manier om sollicitatiegesprekken te voeren. Dit vereist enige aanpassing aan beide kanten, maar toch zien we dat het niet perse nadelig hoeft te zijn om het op die manier te doen. Je ziet namelijk hoe mensen omgaan met situaties die anders zijn dan anders.

De digitale gesprekken trekken de kandidaten uit hun comfortzone, iets wat waarschijnlijk vaker gaat gebeuren, vooral in de eerste periode bij een nieuwe werkgever. Gelukkig kunnen we inmiddels weer live gesprekken voeren. Het blijft anders, je kunt elkaar nog steeds geen hand schudden en je blijft op afstand. Wel is het fijn elkaar weer live aan te kunnen kijken.

Inwerken

Onboarding in tijden van social distancing

Binnen Infoland zijn meerdere nieuwe collega’s gestart net voor of midden in de coronacrisis. Waar vrijwel heel Infoland de eerste maanden thuiswerkte, en een groot deel dat nu nog steeds (deels) doet, moesten diverse nieuwe collega’s op verschillende afdelingen opgevangen en ingewerkt worden. En wij waren zeker niet de enige organisatie die voor deze uitdaging stond.

Dat terwijl onboarding een belangrijk onderdeel is van de eerste ervaringen van een medewerker. Zo belangrijk dat dit een bepalende factor is bij werkplezier maar ook bij de vraag of iemand de stof snel (genoeg) oppikt en geschikt is voor de baan. Bij een beperkt inwerkbeleid kan het zijn dat iemand niet uit de verf komt, waardoor er, wellicht te snel, afscheid van elkaar genomen wordt.

Maar hoe doe je dat als je afstand moet houden? Er zijn nog steeds veel bedrijven waarvan de kantoren gesloten zijn of waar nog grotendeels thuisgewerkt wordt. Overal heb je te maken met de 1,5 meter afstand, wat uitleg in alle gevallen zal bemoeilijken. Hoe leg je goed uit hoe een apparaat bediend moet worden, als je bij elkaar uit de buurt moet blijven? En als het wordt afgeraden om hetzelfde toetsenbord, touchscreen, knop etc. vlak na elkaar aan te raken, laat staan te bedienen?

Tijdens deze afstand is contact belangrijker dan ooit. Dus waar we normaal al op moeten letten dat we nieuwe collega’s niet teveel laten zwemmen, worden ze nu in het diepe gegooid en kunnen we hooguit vanaf de zijlijn inbellen als coach, ze een reddingsboei toewerpen zonder te weten of ze die vangen en ze van afstand proberen te behoeden voor verdrinking. Of toch niet?

Digitale vinger aan de pols

Als je doet wat je altijd deed, krijg je het resultaat dat je altijd kreeg. De huidige situatie vraagt dus om een nieuwe aanpak. Om te zorgen dat je nieuwe collega het gevoel heeft dat hij of zij in ieder geval zwembandjes krijgt als verdrinking dreigt. Dus plan je misschien vaker dan voorheen een evaluatiemomentje in, al dan niet via videobellen. Zorg dat je elkaar ook kunt zien, non-verbale communicatie zegt meer dan enkel  woorden. Iemand durft misschien niet snel te zeggen dat het allemaal niet meevalt, maar je kunt dit vaak wel aflezen aan de lichaamstaal en gezichtsuitdrukking.

Maar naast deze evaluatiemomenten is het belangrijk dat iemand weet wat er van hem of haar verwacht wordt. En dat het hen gemakkelijk gemaakt wordt om dit op te zoeken en bij te houden. Denk aan werkinstructies in tekst, maar ook met beeld en video. Werkinstructies waarbij de gebruiker op een interactieve manier naar de relevante stukken kan gaan. En naslagwerken waar je door een aantal vragen direct naar het juiste onderdeel wordt geleid.

Maar ook e-learnings, waarmee je kunt toetsen hoe het staat met de kennis, dragen bij aan een goede kennisoverdracht. Waarbij je aan de antwoorden extra informatie kunt toevoegen als leermoment. Waar je naast vragen stellen, ook kunt werken met interactieve elementen als (bewegend) beeld en welke je interessant houdt door een keuzemogelijkheid uit diverse vraagtypes. Had je nog geen kennismanagement proces staan, dan heeft de afgelopen periode wel aangetoond dat dit een zeer waardevolle toevoeging binnen je organisatie is. De momentjes van kennisoverdracht bij de koffieautomaat, in de wandelgangen of simpelweg on the job zijn weggevallen of sterk verminderd.

 

Nieuwe medewerkers

De menselijke factor

De coronacrisis heeft impact op vrijwel alle aspecten van ons leven. En dus ook op ons werk, het zoeken naar werk, het zoeken naar nieuwe werknemers en het welkom heten van die nieuwe collega’s. Toch geloven wij dat de menselijke factor, al is het op afstand, nog steeds de belangrijkste rol speelt. Wil je weten hoe wij in deze periode nieuwe collega’s binnenhalen en ontvangen? Wij delen graag onze verhalen met je!

En ben je nog op zoek naar een leuke baan bij een gezellig, innovatief Brabants bedrijf? Kijk dan vooral eens bij onze vacatures!

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts! Wij denken graag met je mee.