Regels zijn noodzakelijk maar hoe voorkom je regeldruk?

We kunnen in het leven niet zonder regels. Zonder verkeersregels zou het op de weg bijvoorbeeld één grote chaos zijn. Maar aan de andere kant zijn we misschien wel een beetje doorgeslagen en hebben we te veel regels. Dit levert regeldruk op, wat tot hoge werkdruk en zelfs werkstress en hoge psychosociale arbeidsbelasting kan leiden.

Regels zijn dus nodig, maar kunnen (onverwachte) negatieve effecten hebben. Terwijl regels meestal met de goede intenties bedacht en ingevoerd worden. Hoe voorkom je nu dat regels hun doel voorbijschieten en hoe kun je regeldruk verminderen?

Voer regels in met de juiste intenties

Het lijkt een open deur: voer regels in met de juiste intenties. Toch gebeurt het nog vaak genoeg dat  regels worden ingevoerd om de verkeerde redenen. 

Regels die bijvoorbeeld worden ingevoerd om een aanstaande crisis in de kiem te smoren, hebben meestal als doel te laten zien dat je de situatie onder controle hebt. Een langetermijnvisie ontbreekt nog wel eens. 

Deze regels zijn vaak niet nuttig en leiden tot regeldruk bij medewerkers. Sterker nog, ze kunnen zorgen voor psychosociale arbeidsbelasting. Want medewerkers willen graag het goede doen, maar als regels ze hierin tegenwerken, kunnen ze hierdoor stress ervaren.

Dit betekent natuurlijk niet dat je, als er iets ernstigs gebeurt, hier niets mee moet doen. Maar als je eerst onderzoekt wat er mis is gegaan en hoe je dit in de toekomst kunt voorkomen, dan kun je regels invoeren die voortkomen uit een visie en dat zal ertoe leiden dat deze beter ontvangen en nageleefd worden.

Laat je hierbij helpen door software voor incidentmanagement zoals Zenya FLOW. Incidenten kun je niet alleen (laten) vastleggen en opvolgen, maar ook analyseren. Zo weet je waardoor het mis kan gaan en op basis daarvan kun je dan regels bepalen. 

Als je die regels als procedure of proces vastlegt in een documentmanagement systeem als Zenya DOC, weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Dit voorkomt werkdruk en maakt het dagelijkse werk een stuk gemakkelijker.

Regeldruk is funest voor creativiteit…

Wanneer je altijd in de pas moet lopen, is er weinig ruimte voor creativiteit. In sterk gereguleerde omgevingen, zoals het leger, worden over het algemeen niet de meest creatieve dingen bedacht. Logisch natuurlijk dat regels de dienst uitmaken als het gaat om het beschermen en bewaken van veiligheid. 

Binnen elke organisatie is het belangrijk dat veiligheid, intern en extern, geborgd wordt. Maar eigenlijk zouden regels enkel moeten dienen als ondergrens om die veiligheid mogelijk te maken. Om regeldruk en daarmee een hoge werkdruk te voorkomen, maar ook omdat je met teveel regels  eigen initiatief en de creativiteit van mensen om zeep helpt. 

Als je kijkt naar psychosociale arbeidsbelasting, dan zie je dat medewerkers dit een stuk minder ervaren als ze het gevoel hebben ideeën in te mogen brengen. Ze willen dat creativiteit gestimuleerd en gewaardeerd wordt. 

Waar wil jij als organisatie voor staan? Wil je dat de medewerkers als een soort robot alle regels volgen, of wil je dat mensen plezier hebben in hun werk? Dat ze eigen initiatief durven tonen en verantwoordelijkheid nemen voor hun werk. 

Het is heel begrijpelijk dat regels binnen de ene organisatie een belangrijkere rol spelen dan bij andere. Vooral als het gaat om veiligheid, van medewerkers en externen, heb je regels nodig. 

Waar we je echter vragen over na te denken, is of alle regels binnen jouw organisatie hier aan bijdragen of dat ze een andere rol hebben. Is dat laatste het geval, dan kun je je afvragen of dit niet leidt tot onnodig hoge regeldruk en werkdruk en of je er misschien beter een paar kunt schrappen. 

… en flexibiliteit

Daarnaast betekent het volgen van regels dat er weinig ruimte is voor flexibiliteit. Daarom zijn stiptheidacties ook veel efficiënter dan stakingen. De voorbeelden van stiptheidacties in de afgelopen jaren laten wel zien dat het strikt volgen van regels juist leidt tot minder kwaliteit voor de klant, en dat raakt de organisatie hard.

We kunnen verschillende andere voorbeelden benoemen waarin regeldruk leidt tot vermindering van de kwaliteit en klanttevredenheid. De media schrijven maar wat graag verhalen over situaties waarin rigide wordt vastgehouden aan regels, bijvoorbeeld door overheidsinstanties. En juist die verhalen tonen aan dat we met regeldruk en het vasthouden aan regels, soms juist het tegenovergestelde bereiken. 

Het wat meer loslaten van regels biedt medewerkers de mogelijkheid om verantwoordelijkheid te nemen, zoals we hierboven ook al zagen. Maar het biedt ze ook de vrijheid om soms flexibel om te gaan met vraagstukken en daarmee de dienst- of serviceverlening juist naar een hoger plan te tillen. 

Regeldruk zorgt niet per se voor meer veiligheid 

Regels kunnen dus funest zijn voor creativiteit, flexibiliteit, eigen initiatief en eigen verantwoordelijkheid. Als de regels dan nog zouden bijdragen aan meer veiligheid, dan zou het nog te verdedigen zijn. 

Helaas is dat vaak niet het geval. Veel mensen hebben een hekel aan regels die in hun ogen onnodig zijn. Dan ervaren ze ook regeldruk en zelfs werkdruk. Het gevolg van dat gevoel is dat ze de regels, vooral als niemand anders het ziet, niet opvolgen.

Dat kan dan weer leiden tot onnodig gevaarlijke situaties. Daarbij mag je ervan uitgaan dat medewerkers ook elke dag heelhuids thuis willen komen en weldenkende mensen niet zomaar in zeven sloten tegelijk lopen. Wanneer je juist veel (veiligheids)regels oplegt, kunnen ze zich niet serieus genomen voelen. 

Een voorbeeld hiervan vinden we in de bouw: hier zijn voor het gebruik van rolsteigers enige tijd geleden strengere regels ingevoerd. Deze moeten het werken op hoogte veiliger maken. Echter, omdat degenen die met de rolsteigers en op hoogte moeten werken deze strengere regels onzin vinden, wordt het niet veiliger. Ondanks alle goede bedoelingen. 

Houd de regels eens kritisch tegen het licht

Maar hoe zorg je dan dat medewerkers wél veilig gaan werken? Zonder dat ze regeldruk of hoge werkdruk, of zelfs psychosociale arbeidsbelasting, ervaren? 

De oplossing is tweeledig: bedenk regels die daadwerkelijk nuttig zijn en niet onnodig veel tijd kosten én houd regels eens in de zoveel tijd tegen het licht. 

Als je regels invoert, is het goed om ook te laten zien waarom ze nuttig zijn. Wat basiskennis van psychologie kan je hierbij helpen, vooral als het gaat om regels die het werken veiliger moeten maken. 

Regelmatig je regels evalueren is, net zoals het evalueren van verbeter- en beheersmaatregelen binnen je incident- en risicomanagement,  noodzakelijk om relevant te blijven. Doe dit ook vooral niet alleen, maar betrek anderen hierbij. Juist degenen voor wie de regels moeten gelden, kunnen hier inhoudelijk goede feedback op geven.

Daarnaast zou het goed zijn om regels op te heffen als ze hun nut niet (meer) bewijzen. Daar heb je wel wat lef voor nodig, maar het kan de organisatie zoveel meer opleveren dan wanneer je vasthoudt aan een situatie die niet meer voldoet.

Zo zorg je dat de regels die nuttig zijn, regels van iedereen zijn, in plaats van voor iedereen. Daardoor wordt het gevoel van regeldruk minder en dat creëert een prettigere werkomgeving.

De regels die je wél nodig hebt, moeten uiteraard goed vastgelegd worden. Zodat íedereen ze altijd kan raadplegen. Hierbij kan een documentmanagementsysteem helpen. Wil je daar meer over weten? Neem dan eens contact op met onze experts.