nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Taal en veiligheid: verminder risico’s met document- en incidentmanagement

Binnen organisaties gaan taal en veiligheid hand in hand. Met name in de bouw en de gezondheidszorg kunnen taalproblemen grote risico’s opleveren.

Ongeveer 2,5 miljoen Nederlanders hebben problemen met lezen en schrijven. Volgens een onderzoek van Greenports is het aantal internationale medewerkers van 2010 tot 2020 gestegen van 357,7 duizend naar 540,6 duizend. De bouwsector krijgt bijvoorbeeld steeds meer te maken met werknemers en (onder)aannemers die niet uit Nederland komen en dus de Nederlandse taal niet of niet helemaal machtig zijn.

Voor deze mensen is informatie in het Nederlands, zoals complexe veiligheidsprotocollen, niet te volgen. Dit kan leiden tot miscommunicatie en bedrijfsongevallen. Wij vertellen je graag hoe je dit probleem aanpakt met document- en incidentmanagementsoftware.

Op welke manier vormen taalproblemen door internationalisering een risico?

Internationalisering zorgt voor een toename van diverse talen binnen bedrijven. Dit kan nadelig zijn voor de onderlinge communicatie én voor de veiligheid binnen een bedrijf. De afgelopen jaren ligt het aantal bedrijfsongevallen dat te maken heeft met taal op zo’n 10%. Dat percentage is al lang stabiel, dus we mogen wel stellen dat taal in de werkomgeving erg belangrijk is.

Bedrijfsongevallen door taalproblemen worden mede veroorzaakt doordat werk- en veiligheidsinstructies vaak primair in het Nederlands zijn opgesteld. Inmiddels hebben veel organisaties die met meerdere nationaliteiten te maken hebben, deze vertaald naar Engels, en misschien nog een andere taal als Duits of Frans.

Helaas lost dit niet alle problemen op. Voor velen is Engels niet de moedertaal en is het de vraag of de vertalingen 100% kloppen. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat 50% van de veiligheidsdocumenten onvoldoende leesbaar is voor werknemers, omdat het gebruikte taalniveau simpelweg te hoog ligt.

Taalproblemen door internationalisering

Ook taalproblemen bij Nederlandstalige werknemers vormen risico’s

Ook bij werknemers die de Nederlandse taal spreken, spelen taalproblemen een rol. In Nederland hebben we namelijk nog steeds te maken met analfabetisme en laaggeletterdheid.

Naar schatting hebben zo’n 1,8 miljoen Nederlanders, die deel uitmaken van de beroepsbevolking, problemen met lezen en schrijven. Meer dan de helft daarvan heeft een Nederlandse achtergrond. De grote vraag is dan: hoe ga je werknemers die niet goed kunnen lezen, werk- en veiligheidsinstructies geven?

Eenzelfde uitdaging ligt er voor mensen met dyslexie. Stel dat er een incident plaatsvindt en een protocol gevolgd moet worden. Mogen we dan verwachten dat iemand met dyslexie dit uit het hoofd geleerd heeft? Of wachten we tot het echt misgaat omdat hij of zij niet snel genoeg door het protocol heen komt?

Een laatste groep die hier ook benoemd mag worden, is de groep mensen met een gehoorbeperking of een visuele beperking. Ook hier heb je te maken met een taalbarrière.

Taalbarrières overkomen dankzij gedegen software-oplossingen

Taalbarrières heb je natuurlijk niet meteen morgen opgelost, maar software kan je daarbij helpen. De risicomanagementsoftware van Zenya helpt je om de risico’s van taalbarrières in kaart te brengen dankzij risicoanalyses. Vanuit daar kun je oplossingen zoeken en implementeren, zodat iedereen een veilige werkplek krijgt.

Hoe kun je de taalproblemen oplossen om zo het risico op bedrijfsongevallen te verminderen? Ons antwoord daarop is: goed document- en incidentmanagement.

Bied een mix van materialen aan met behulp van documentmanagement

Maak belangrijke documenten, processen en werkinstructies beschikbaar in meerdere talen, bij voorkeur in de moedertaal van de werknemers. Dit lijkt misschien een hele klus, maar wanneer je gebruikmaakt van een documentmanagementsysteem als Zenya DOC, is het beheer gelukkig een stuk eenvoudiger. De koppeling van verschillende taalversies van één document maakt versiebeheer en updates behapbaar.

Informatie kan ook op andere manieren dan in geschreven tekst worden vastgelegd. Kies bijvoorbeeld voor een video, gesproken instructie of animatie. Daarmee spreek je werknemers op een andere manier aan. En dat is niet alleen een uitkomst voor taalproblemen. Iedereen leert namelijk op een andere manier, ongeacht het taalniveau. Door materiaal op verschillende manieren aan te bieden, maak je het leerproces voor iedereen gemakkelijker.

steeds internationaler en dus meer talen

Vraag je je nu af hoe je al deze informatie overzichtelijk houdt? Met interactieve documenten in Zenya DOC kun je veel informatie, op verschillende manieren, in één document aanbieden. Dus ook informatie in verschillende talen. Medewerkers hoeven enkel antwoord te geven op enkele intuïtieve vragen om zo bij de juiste informatie te komen.

Kortom: maak een mix van materialen en talen, waardoor iedereen zich aangesproken voelt. Ongeacht welke taal ze spreken of op welke manier ze leren. Ook voor blinde of dove medewerkers of mensen met dyslexie kun je op deze manier eenvoudig informatie beschikbaar maken.

Krijg inzicht in veelvoorkomende risico’s met incidentmanagement

Ontstaan er gevaarlijke situaties of vinden bedrijfsongevallen plaats? Dan is het belangrijk dat deze incidenten zoveel mogelijk gemeld worden. Door incidenten te melden, krijg je inzicht in veelvoorkomende problemen binnen je organisatie. Zo kun je zwakke plekken ontdekken en deze verbeteren.

Laagdrempelige incidentmanagementsoftware als Zenya FLOW draagt bij aan de meldingsbereidheid van medewerkers. Incidenten melden gaat makkelijk via deze software en je kunt acties koppelen aan bepaalde meldingen. Op die manier handel je incidenten adequaat af.

Naast het afhandelen van incidenten biedt het tools waarmee je incidentanalyses uit kunt voeren. Blijkt daaruit dat je nog kunt verbeteren op het gebied van taal binnen jouw organisatie? Dan kun je hier verbetermaatregelen op nemen.

Blijf verbeteren op het gebied van veiligheid en taal met Zenya

Je wilt natuurlijk dat taal niet langer een drempel is binnen jouw organisatie, maar hoe pak je dat aan? Betrek laaggeletterde of slechthorende medewerkers bijvoorbeeld bij veiligheidsprotocollen door middel van video’s. Of maak alle documenten in de moedertaal van internationale medewerkers beschikbaar.

Zenya DOC is de ideale software voor het beheren van documenten en beeldmateriaal in diverse talen. Krijgt een bepaald veiligheidsprotocol een update? Geen probleem! Dankzij deze software heb je altijd de laatste versie van een document in handen, in welke taal dan ook.

Gaan er toch dingen mis? Gebruik dan Zenya FLOW om incidenten in kaart te brengen. Zo ontdek je waar je nog verbeteringen kunt doorvoeren.

Dankzij Zenya:

  • Verminder je de risico’s die taalproblemen met zich meebrengen;
  • Betrek je je medewerkers bij het bedrijf;
  • Creëer je een veilige werkomgeving voor iedereen.

Ervaar je uitdagingen op het gebied van taal binnen je bedrijf of organisatie? Neem dan eens contact op met onze experts of vraag een gratis demo aan!

Meer weten over Zenya?

Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.

Download de brochure voor Zenya Software - Software voor kwaliteits- en risicomanagement

Gratis demo beschikbaar

Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.

Benieuwd hoe Zenya jou kan helpen met het oplossen van taalbarrières?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.