Stel: een zzp’er of poolmedewerker komt voor het eerst op een locatie. Ze heeft ervaring, weet hoe zorg werkt en is gemotiveerd. Maar welk protocol gebruikt ze? Het medicatiebeleid dat ze vorige week op locatie A heeft gezien en nog op haar telefoon heeft staan? Of de bijgewerkte versie, die ergens in een gedeelde map staat die ze nog niet kent? Helaas komt deze situatie vaker voor in de ouderen- en gehandicaptenzorg. In deze blog duiken we hier dieper op in en geven we je drie praktische, laagdrempelige tips die helpen om werkinstructies uniform te borgen.
Met wisselende teams, poolkrachten en zzp’ers in de ouderen- en gehandicaptenzorg wordt informatie overdragen een vak apart. Vaste medewerkers dragen kennis over via collega’s, informele gesprekken en eigen interpretaties van wat “de afspraak” is. Nieuwe gezichten missen die context en hebben geen tijd om die op te bouwen. Een zzp’er die twee dagen per week werkt, heeft al helemaal geen gelegenheid om de lokale gewoonten te leren kennen.
Tegelijkertijd werken veel organisaties in de ouderen- en gehandicaptenzorg met meerdere locaties. En elke locatie heeft zo zijn eigen werkwijzen. Niet omdat mensen richtlijnen negeren, maar omdat protocollen nu eenmaal leven in de hoofden van de mensen die er al lang werken. Zodra die mensen wisselen, verandert ook de interpretatie.
Het resultaat: twee locaties van dezelfde organisatie werken net anders. Een poolmedewerker past zich aan de locatie aan, niet aan het beleid. En de kwaliteitsmanager weet het, maar heeft geen eenvoudige manier om het bij te sturen.
De gevolgen zijn zelden spectaculair. Het gaat niet meteen mis, maar de risico’s stapelen zich wél op.
Medewerkers werken met verouderde versies van protocollen die ze ooit hebben uitgeprint of opgeslagen. Denk aan een hygiëneprotocol dat is aangepast na een inspectie, maar waarvan de oude versie nog steeds rondzwerft op de afdeling. Of een protocol grensoverschrijdend gedrag dat op papier bestaat, maar dat nieuwe medewerkers nooit actief onder ogen krijgen. Terwijl juist in de ouderenzorg situaties rond grensoverschrijdend gedrag regelmatig voorkomen en herkenning essentieel is.
In de gehandicaptenzorg speelt dit ook bij het medicatiebeleid. Richtlijnen worden aangescherpt, maar de vraag is of alle vaste medewerkers, poolmedewerkers én zzp’ers op hetzelfde moment dezelfde informatie hebben.
Bij een calamiteit of inspectie blijkt dan dat twee teams dezelfde situatie anders hebben afgehandeld. Niet omdat ze slecht hebben gewerkt, maar omdat ze andere informatie hadden. Voor kwaliteitsmanagers betekent dit voortdurend brandjes blussen. Navragen, corrigeren, uitleggen. En dat voor elke nieuwe medewerker, op elke locatie, opnieuw.
Er is geen magische oplossing voor de complexiteit van wisselende teams. Was het maar zo eenvoudig, hè? Maar we hebben goed nieuws: er zijn keuzes die het structureel eenvoudiger maken om werkinstructies uniform te borgen, over meerdere locaties heen. Houd je pen of toetsenbord in de aanslag:
Kies ervoor om één actuele versie van een werkinstructie te laten bestaan, op één plek. Dat wil zeggen: niet op het intranet én in een map én in een oude mail. Of er nu een vaste medewerker binnenkomt die er al tien jaar werkt of een nieuwe poolkracht, iedereen moet zeker weten dat het gevonden protocol klopt. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar vraag eens na hoeveel versies van jullie meest gebruikte protocol momenteel in omloop zijn.
Een protocol dat moeilijk te vinden is, wordt niet gevonden. Zo simpel is het. Zeker niet door een zzp’er of poolkracht die weinig tijd heeft en de weg nog niet kent. Het loont om na te denken over hoe informatie georganiseerd is. Zijn protocollen logisch ingedeeld? Zijn ze doorzoekbaar op trefwoord? Kan iemand ze vinden zonder een collega te vragen?
Afspraken verouderen als niemand ze bewaakt. Elk document heeft een eigenaar en die eigenaar wordt actief herinnerd aan een reviewmoment. En dan bedoelen we niet achteraf, als iemand toevallig merkt dat een protocol niet meer klopt. Als documenten structureel worden bijgehouden en gecheckt, voorkom je verouderde afspraken en verwarring.
Dichterbij, een organisatie in de gehandicaptenzorg, herkende deze situatie ook. Documenten stonden versnipperd over meerdere systemen, waren niet altijd actueel en er circuleerden meerdere versies naast elkaar. Projectleider Henri Pijnappels omschrijft de gewenste situatie helder:
“Collega’s moeten ervanuit kunnen gaan dat informatie snel te vinden is én dat de informatie actueel is, ongeacht van het systeem waaruit de informatie komt. Je wil niet dat er drie verschillende versies van een document rondzweven.”
Het gaat er zeker niet om dat je perfecte uniformiteit afdwingt. Dat kan ook helemaal niet. Als je ervoor zorgt dat de juiste informatie altijd vindbaar is voor wie het nodig heeft en goed bijgehouden wordt, kunnen je vaste medewerkers, poolkrachten en zzp’ers met meer rust en vertrouwen werken. Ook over locaties heen.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf ontdekken wat Zenya kan? Vraag een demo aan. We laten het je graag zien.
Lees dan vooral nog even hun klantverhaal of vraag het aan onze experts.
