Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Heb je als kind wel eens in de hoek gestaan omdat je iets deed wat niet mocht? Waarschijnlijk wel. We groeien namelijk op met het straffen van mensen als zij iets verkeerd hebben gedaan. Dit gedrag zetten we vaak op latere leeftijd voort, maar is dat eigenlijk wel handig? Door dit gedrag durven medewerkers geen incidenten te melden, wat het omgekeerde is van wat je wil bereiken in je organisatie. Hoe zorg je er nu voor dat medewerkers incidenten wél durven te melden? In dit artikel lees je hoe je van een Blame Culture naar een veilige meldcultuur gaat en hoe dit leidt tot meer meldingen.
To blame, letterlijk vertaald ‘de schuld geven’, verslechtert de meldcultuur binnen je organisatie. Helaas gebeurt dit nog al te vaak. Als er een (bijna-)incident plaatsvindt, gaan we bijna als vanzelf op zoek naar de schuldige. Wie heeft er een fout gemaakt? Wie heeft de verkeerde informatie verstrekt? Dit soort vragen leiden uiteraard naar één of meerdere personen. Straf je iemand als een incident heeft plaatsgevonden? Dan zal de angst om het (weer) verkeerd te doen overblijven. Zo creëer je een onveilige werkcultuur waarin fouten onder het tapijt geveegd worden en waardoor uiteindelijk veel medewerkers de organisatie zullen verlaten.
Waar vaak aan voorbij wordt gegaan, is dat mensen in vrijwel alle gevallen de fout niet bewust of opzettelijk maken. Vaak komt dit door verkeerde voorlichting of andere factoren, zoals werkinstructies die niet eenvoudig te raadplegen zijn of onvoldoende beschermingsmiddelen. De schuldvraag stellen, oftewel ‘blamen’, werkt averechts. Want als er straf staat op een fout die je (onbewust) gemaakt hebt, waarom zou je dan toegeven dat je een fout gemaakt hebt? Een Blame Culture zorgt op deze manier voor een onveilige meldcultuur en uiteindelijk ook voor minder meldingen.
Gelukkig is er ook een andere manier om met fouten en incidenten om te gaan: de Just Culture. Dit is het tegenovergestelde van de Blame Culture. Deze cultuur staat voor psychologische veiligheid. Incidenten kunnen veilig gemeld worden zonder de schuldvraag te hoeven beantwoorden. En dat niet alleen, mensen kunnen open en eerlijk vragen beantwoorden over het incident en hun eventuele rol hierin, zonder hiervoor gestraft te worden. In Nederland kennen we deze cultuur vooral in de zorg, onder de term Veilig Incident Melden (VIM).
Just Culture gaat dus over veilig incidenten melden en analyseren zonder met vingers te wijzen of mensen (persoonlijk) te beschuldigen. Dit vraagt wel wat van veiligheidsdeskundigen en leidinggevenden: zij moeten namelijk (mede) die psychologische veiligheid weten te creëren. Dat gaat verder dan alleen de schuldvraag schrappen; mensen moeten zich écht op hun gemak voelen om zich open te stellen. Dus de hele sfeer in een werkomgeving moet prettig zijn, er moet een vorm van wederzijds vertrouwen en misschien zelfs wel kameraadschap ontstaan. Daarom is het belangrijk om mee te doen aan bijvoorbeeld teamuitjes of bedrijfsactiviteiten. Maar ook samen lunchen en andere kleine dingen kunnen ervoor zorgen dat er een prettige omgeving ontstaat waarbij mensen hun ervaringen, zowel positief als negatief, willen delen.
Binnen de zorg is ook een positieve tendens waar te nemen, welke Safety II wordt genoemd. Hierbij wordt aangespoord om bij incidentanalyses niet alleen te kijken naar wat er niet goed is gegaan, maar juist ook de punten die wél goed zijn gegaan te benoemen. Dit is niet hetzelfde als Just Culture, waarbij het gaat over het schrappen van de schuldvraag. Bij Safety II gaat het om het benoemen van positieve gebeurtenissen, waardoor er een fijne sfeer ontstaat. Oftewel, als ook de positieve zaken gezien worden, kan een psychologische veiligheid gecreëerd worden waarbij mensen ook makkelijker toegeven wat er niet goed is gegaan.
Just Culture en Safety II zijn dus gericht op het veilig melden van incidenten. Just Culture is ook bekend onder de noemer Veilig Incident Melden, oftewel VIM. Hiervoor hebben met name zorgorganisaties een procedure opgesteld. Dat is een positieve tendens, terwijl veel organisaties buiten de zorg nog een slag te slaan hebben op dit gebied. Maar naast psychologische veiligheid is het ook belangrijk om incidenten melden makkelijker te maken voor medewerkers.
Onze incidentmanagementsoftware helpt medewerkers om snel incidenten te melden in één geïntegreerd systeem. De melding komt direct in een workflow terecht, zodat deze goed wordt afgehandeld. Door incidenten melden zo eenvoudig mogelijk te maken voor medewerkers, zullen zij sneller een melding doen. De Zenya Capture app ondersteunt hier extra bij. Met deze app kunnen medewerkers direct ter plaatse een melding doen, zelfs als zij geen internetverbinding hebben. Bovendien hebben zij geen pc nodig, want ze kunnen de melding eenvoudig vanaf hun smartphone doen. Omdat de melding meteen gedaan kan worden, is deze betrouwbaarder en wordt je incidentanalyse krachtiger. Met onze software én een veilige meldcultuur kom je tot effectieve verbetermaatregelen en creëer je veiligere situaties in de toekomst.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya FLOW voor jouw organisatie kan gaan betekenen?
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
