Een medewerker meldt een incident in Zenya FLOW. Het team analyseert de melding, bedenkt een verbeteractie en past het protocol aan. De melding gaat op afgehandeld. Klaar, zou je denken.
Maar waar staat dat nieuwe protocol? Vaak in SharePoint, op een netwerkschijf of in een map die alleen de opsteller kent. Wie het niet kan vinden, werkt gewoon door op de oude manier. En dan heeft de verbeteractie op de werkvloer niets veranderd.
Je weet dat het protocol is bijgewerkt. Maar welke versie gebruiken ze op de afdeling? Staat de oude nog opgeslagen op de afdelingscomputer? En heeft het nachtteam de wijziging gezien?
Daar komt een tweede uitdaging bij. Ook als het nieuwe protocol wél wordt gevolgd, kun je dat lastig laten zien. Niet aan de auditor, en ook niet aan je eigen MT. De melding staat op de ene plek, de afspraak die eruit voortkwam op een andere. Hoe een melding uiteindelijk tot ander gedrag op de werkvloer leidde, is dan niet te volgen.
En juist naar dat verhaal vraagt een auditor. Die wil zien dat je leert van wat niet goed gaat en dat het niet bij een plan blijft. De vraag is dus niet of het in het protocol staat. De vraag is: hoe heb je ervoor gezorgd dat mensen ook echt anders zijn gaan werken? En daarna: zie je dat terug in minder incidenten?
In Zenya FLOW heb je de eerste helft van de cirkel al goed geregeld. Je meldt, analyseert en zet verbeteracties uit. Met Zenya DOC in dezelfde omgeving maak je de cirkel af. Zo werkt dat in de praktijk:
1. Je wijst een verbeteractie in FLOW toe aan een eigenaar
2. De eigenaar legt de nieuwe afspraak vast in een document in DOC
3. De eigenaar koppelt dat document aan de maatregel in FLOW
4. Het document doorloopt de goedkeuring en wordt gepubliceerd
5. Medewerkers geven een leesbevestiging
6. Je meet het effect in FLOW: nemen herhaalmeldingen af?
Zo weet je zeker dat de verbetering is vastgelegd en bij de juiste mensen is aangekomen. De verbeteractie ligt vast in een goedgekeurd document, gekoppeld aan de melding waar het mee begon. En je ziet wie de nieuwe afspraak gelezen heeft.
Wees daarbij wel eerlijk tegenover jezelf en je auditor. Een leesbevestiging betekent dat iemand het document gelezen heeft. Begrijpen is een volgende stap en toepassen nog een stap verder. Wil je daar meer zicht op? Met bijvoorbeeld een Zenya BOOST-campagne breng je de nieuwe afspraak actief onder de aandacht, met laagdrempelige vragen die laten zien of de kern is blijven hangen.
Dan blijft de belangrijkste vraag over: heeft de verbeteractie ook effect gehad? Dat is altijd het lastigste deel om aan te tonen. Maar in Zenya FLOW zie je wél of herhaalmeldingen afnemen. En daar doe je het uiteindelijk voor: minder incidenten en veiligere zorg.
Een verbetering die medewerkers niet kunnen vinden, verandert niets aan hoe er gewerkt wordt. Met DOC staat elk protocol op één plek, in één geldige en goedgekeurde versie. Wie wil weten hoe iets moet, zoekt het op in het portaal en vindt meteen de actuele afspraak. Geen twijfel meer of je met de goede versie werkt. Zo komt een verbetering ook echt op de werkvloer terecht.
Voor jou als kwaliteitsfunctionaris wordt het overzichtelijker. De eigenaar van een verbeteractie koppelt het aangepaste document aan de maatregel in FLOW. Je ziet welke verbeteracties al een geborgde afspraak hebben opgeleverd en welke nog openstaan.
En bij een audit vertel je het hele verhaal in een paar schermen: van de meldingen naar de maatregel, naar het aangepaste protocol, naar de leesbevestigingen. Je hoeft niet te zoeken in mappen en mailboxen, want het spoor staat in één omgeving.
Je Zenya-omgeving staat er al. Je gebruikers, je afdelingen en je manier van werken zijn ingericht. DOC voeg je toe aan diezelfde omgeving, dus je begint niet opnieuw.
Je staat er ook niet alleen voor. Onze consultants helpen je bij de inrichting, met best practices uit andere zorgorganisaties. Heb je nu documenten in SharePoint of op een netwerkschijf? Dan begeleiden we je bij het overzetten. En ook na de livegang houd je een vast aanspreekpunt.
“We voelen ons gehoord. Zo hebben we elk jaar een evaluatiesessie en een vast aanspreekpunt, iemand bij wie we altijd terecht kunnen. Dat is voor mij heel belangrijk in een samenwerking: het gevoel dat we er niet alleen voor staan.”
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf ontdekken wat Zenya kan? Vraag een demo aan. We laten het je graag zien.
Benieuwd hoe FLOW en DOC samenwerken in jouw omgeving? We laten het je graag zien, met jullie eigen processen als uitgangspunt. Neem contact op met je accountmanager. Dan kijken we samen wat het voor jullie organisatie betekent.
