Slimme software voor kwalitatief goede zorg van mens tot mens.Hoeveel tijd ben je kwijt aan het bewaken van de kwaliteit in jouw GGZ-instelling? In de dagelijkse praktijk van de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) is kwaliteit en veiligheid natuurlijk topprioriteit. Maar eerlijk is eerlijk: het voelt soms als een flinke zoektocht. Een incidentmeldingssysteem hier, een map met protocollen daar, nog ergens een Excel-sheet… Het overzicht is zoek. En dat kost ongemerkt best veel tijd en energie.
Zeker in een sector als de GGZ, waar de werkdruk hoog is, processen complex zijn en de eisen vanuit wet- en regelgeving blijven toenemen, is het belangrijk dat kwaliteit ondersteunend is. En juist niet belastend. In deze blog staan we stil bij wat versnippering in je kwaliteitsprocessen eigenlijk kost. Niet alleen in euro’s op de begroting, maar in werkplezier, tijd en overzicht.
Als kwaliteitsinformatie verspreid is over allerlei systemen en plekken, noemen we dat versnippering. Denk aan losse documenten op het intranet, checklists op papier, incidentmeldingen in een apart systeem en een audit-overzicht in Excel. Iedereen houdt iets bij, maar niemand overziet eenvoudig het geheel. Dit gebeurt vaak onbedoeld en geleidelijk, maar het resultaat blijft hetzelfde: collega’s moeten telkens schakelen tussen verschillende plekken om hun werk te doen.
Zo’n versnipperd landschap voelt al snel onhandig. Het gebruik van veel verschillende systemen leidt tot verspilling van tijd en onnodige ergernis. Zorgprofessionals moeten zoeken, vergelijken en dubbel registreren. Kwaliteitsmanagers puzzelen rapportages bij elkaar. En ondertussen voelt kwaliteit als “extra last”, in plaats van een natuurlijk (en belangrijk!) onderdeel van het dagelijks werk.
Versnippering heeft een prijskaartje, al zie je die vaak niet letterlijk. Dit zijn een paar van de belangrijkste gevolgen die we in de praktijk zien:
Tijd is waardevol in de GGZ. Toch gaat er ongemerkt veel van verloren aan zoeken, registreren en controleren. Volgens cijfers van het CBS besteden zorgverleners in de GGZ gemiddeld ongeveer een derde van hun werktijd (34%) aan administratie. Toch voelt dat percentage in de praktijk veel hoger. In de veldbevraging Regeldruk 2025 schatten GGZ-medewerkers hun administratietijd zelf op zo’n 63% van hun werkweek. Dat zegt veel over hoe belastend die regeldruk wordt ervaren.
Als zorgprofessional raak je kostbare tijd kwijt aan dubbel werk. Kopiëren-en-plakken van informatie in twee verschillende systemen, een formulier invullen in nóg een ander systeem, of “even” controleren of een protocol wel de juiste versie is. Tijd die je liever in cliëntenzorg steekt.
Ook kwaliteitsmedewerkers besteden veel tijd aan het samenvoegen van losse bronnen en rapportages. Het overzicht is lastig te behouden. Daardoor blijft er minder tijd over om echt te sturen op verbetering.
Deze verborgen tijdkosten maken de organisatie minder efficiënt dan nodig en hebben uiteindelijk ook financiële gevolgen, bijvoorbeeld in de vorm van overuren of extra inzet om het werk gedaan te krijgen.
Deze verborgen tijdkosten maken de organisatie minder efficiënt dan nodig en hebben uiteindelijk ook financiële gevolgen, bijvoorbeeld in de vorm van overuren of extra inzet om het werk gedaan te krijgen.
Naast tijd kost versnippering ook iets anders waardevols: motivatie. Werken met een doolhofachtig landschap aan systemen en formulieren is frustrerend. Medewerkers moeten continu schakelen en inloggen, of worstelen met omslachtige procedures. Dit belemmert het werkplezier. Driekwart (74%) van de zorg- en welzijnsprofessionals geeft aan dat de administratieve druk hun werkplezier negatief beïnvloedt, blijkt uit onderzoek van de FNV. Kwaliteitsprocessen worden dan al snel gezien als bureaucratische verplichting in plaats van iets dat helpt.
Die frustratie heeft ook effect op de meldingscultuur. Als het melden van een incident een enorme klus is, zullen weinig zorgprofessionals dit enthousiast oppakken. Een verborgen kost van zo’n lage meldingsbereidheid is dat waardevolle leer- en verbeterkansen gemist worden. Daarnaast kan onvrede over onhandige kwaliteitsprocedures leiden tot het omzeilen ervan (“we vullen dat later wel in”), wat de betrouwbaarheid van kwaliteitsgegevens ondermijnt.
Misschien wel de belangrijkste verborgen kostenpost: een gefragmenteerd kwaliteitsproces verhoogt risico’s. Zonder centraal overzicht is de kans groter dat er iets over het hoofd wordt gezien. Belangrijke protocollen kunnen verouderd raken op één afdeling omdat niemand daar wist van een update ergens anders. Trends in incidenten worden mogelijk niet tijdig opgemerkt als meldingen versnipperd zijn. Dit kan resulteren in vertraagde acties of in herhalende fouten die uiteindelijk de cliëntveiligheid in gevaar brengen.
Ook op het vlak van compliance liggen er risico’s. Toezichthouders zoals de IGJ verwachten aantoonbaar inzicht in kwaliteit en veiligheid. Versnipperde informatie maakt het lastig om snel de juiste documenten of bewijzen te laten zien. Audits en certificeringen (bijvoorbeeld voor HKZ- of NEN-normen) worden een stressvolle exercitie waarbij op het laatste moment informatie bij elkaar geraapt moet worden. In het ergste geval loop je het risico op tekortkomingen bij inspecties, met reputatieschade of zelfs financiële sancties tot gevolg.
Al met al sluipen er in een gefragmenteerd kwaliteitssysteem allerlei verborgen kosten binnen. Van extra tijd en verminderde motivatie tot risico’s die kunnen leiden tot incidenten of niet-naleving. Gelukkig kan het ook anders. Door hun kwaliteitssystemen slim te verbinden, investeren steeds meer GGZ- en andere zorgorganisaties in efficiëntere processen, tevreden medewerkers en betere zorg.
Wanneer informatie, afspraken en verbeteringen op één plek samenkomen, ontstaat rust en overzicht. Zo groeit kwaliteit van iets wat “erbij komt” naar iets wat echt onderdeel is van het dagelijks werk.
Het loont om eens kritisch te kijken naar waar bij jouw zorgorganisatie versnippering optreedt. Welke “eilandjes” kun je versimpelen, verbinden of bundelen? Grote kans dat je meer samenhang kunt creëren dan je denkt. En daar wordt iedereen beter van: collega’s én cliënten. Wij denken graag met je mee!
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf ontdekken wat Zenya kan? Vraag een demo aan. We laten het je graag zien.
Ga met ons in gesprek. We denken graag mee over jouw uitdagingen.
