Zenya voor de gehandicaptenzorg
Alles op één plek, zodat je teams zeker handelen, meldingen altijd ergens toe leiden en er meer tijd overblijft voor persoonlijke zorg.
“Collega’s moeten ervanuit kunnen gaan dat informatie snel te vinden is én dat de informatie actueel is”
Je ondersteunt mensen soms een leven lang. Dat maakt het werk persoonlijk en het organiseren ingewikkeld. Wat er met déze cliënt is afgesproken, moet ook kloppen op een dag dat er iemand anders staat. Daar komt de Wzd bovenop, met afwegingen die je jaren later nog moet kunnen navertellen. Kwaliteitsbeleid schrijven is dan het overzichtelijke deel van je werk. Het moeilijke deel komt daarna: het moet landen op elke woning, bij iedereen die er die dag werkt.
Ontdek hoe organisaties in de gehandicaptenzorg dat aanpakken met Zenya.
Gekozen door onder andere: Dichterbij, ORO
Complexiteit in de gehandicaptenzorg
Niemand in de gehandicaptenzorg levert half werk. Dat is niet het probleem. Er zitten een paar dingen in deze branche ingebakken die borgen simpelweg moeilijker maken dan elders. Kom je dit tegen?
Wisselende teams. De vaste kracht heeft het in haar vingers. De invaller moet het ergens kunnen lezen.
Elke cliënt is anders. Wat bij de één rust geeft, kan bij de ander juist escalatie uitlokken.
Melden kost tijd die er niet is. En wie nooit hoort wat ermee gebeurde, meldt de volgende keer niet.
Informatie is versnipperd. Deels in het ECD, deels in een map in de woning, deels in wat collega’s elkaar vertellen.
Dit zegt niets over de kwaliteit van je beleid. Dat is bij vrijwel iedereen in orde. Het gaat om wat ervan overblijft in de praktijk: weet je begeleider op donderdagavond wat er geldt, zonder te bellen of te zoeken? Daar valt aan te werken. Niet allemaal tegelijk, maar op de plek waar het nu het meeste knelt.
Vijf tips om kwaliteit te borgen
Een nieuwe manier van werken landt zelden in één keer meteen organisatiebreed. Bouw op wat teams al hebben staan, in plaats van het te vervangen. Kies bijvoorbeeld één locatie of één proces en optimaliseer daar eerst.
Eén plek, één geldende versie, en taal die iedereen begrijpt. Begrijpt een nieuwe collega of invaller iets niet binnen twee minuten? Of kan diegene de juiste afspraak niet vinden? Dan is het nog niet klaar.
Wie pas bij de uitrol hoort dat er iets verandert, gaat het niet omarmen. Laat begeleiders en deskundigen het ook ervaren voordat de keuze vaststaat, en laat ze meebeslissen over de inrichting. Eén enthousiaste collega op een locatie doet meer dan drie mails over waarom het goed werkt.
Een melding die stil verdwijnt, is mogelijk de laatste die je van die persoon krijgt. Koppel dus terug: dit hebben we aangepast, dit hebben we in het team besproken, en hier is het blijven liggen omdat het niet kon. Ook dat laatste helpt.
Als verantwoording een los project is, ben je drie weken aan het verzamelen zodra de auditor belt. Zit het in je normale werkweek, dan kun je altijd laten zien waar je staat. En vergeet het niet bij te houden. Kaders veranderen, cliëntgroepen veranderen, teams veranderen. Je afspraken dus ook.
Toepassingen in de praktijk
Maatwerk per cliënt gaat nergens heen, en dat is goed nieuws. Wat wél mag verdwijnen: het zoeken, het narekenen en het achteraf verzamelen. Staat een afspraak waar je hem verwacht, krijgt een melding een vervolg en werkt elke locatie vanuit hetzelfde vertrekpunt, dan wordt jouw werk een stuk voorspelbaarder. En weet je begeleider wat er van haar verwacht wordt, ook op een avond die anders loopt dan bedoeld.
Een maatregel begint bij één cliënt en één afweging. Een jaar later moet je nog kunnen laten zien wie erbij was en waarom het langer duurde dan bedoeld. Meestal zit dat dan in een verslag, een mail en iemands geheugen. Met Zenya leg je het op één plek vast en verantwoord direct wanneer nodig, of die vraag nu van de IGJ komt of van een auditor.
Aanbevolen voor jou
Er is ’s avonds iets gebeurd en de begeleider die alleen op de woning staat, meldt het tussen twee dingen door. Hoort ze er daarna niets over, dan meldt ze de volgende keer niet. En dan mis je niet één melding, maar het patroon dat over zeven locaties zichtbaar had moeten worden. In Zenya loopt een MIC-melding van registratie naar een aangepaste afspraak, en hoort de melder waar het geëindigd is.
Aanbevolen voor jou
Stel dat er op een woongroep een nieuwe begeleider staat die de cliënt niet kent. Dan is het essentieel om te weten welke medicatie er nodig is, wat het signaleringsplan is en welke afspraken er met de familie zijn gemaakt. Protocollen en werkinstructies kunnen een deel van de basisinformatie verschaffen, maar alleen als de versie op de woongroep ook echt de laatste is.
Lukt het opzoeken niet? Dan belt de begeleider een collega of doet hij of zij het zoals het de vorige keer ging. Dat gaat meestal goed en soms niet, en jij hoort het pas achteraf. In Zenya staat het op één plek, en zie jij welke afspraak waar geldt.
Bij Dichterbij is Zenya verbonden aan het intranet. Collega’s zoeken vanaf hun bekende startpagina en komen altijd op de juiste versie uit.
Aanbevolen voor jou
Aan de slag met één van deze thema’s? Of heb je een ander vraagstuk?
We denken graag met je mee.
Zenya voor de zorg
Wil je kwaliteit en veiligheid efficiënt borgen, dan helpt het als je systeem meewerkt: één plek waar alles samenkomt en actueel blijft, meldingen in één proces met opvolging die je kunt terugkoppelen, dashboards die verantwoording eenvoudig maken. Maar software is de helft.
De andere helft zijn de mensen erachter. Iemand die de ouderenzorg kent, die meedenkt over hoe jij het inricht, en die opneemt als je belt. Goed geborgde kwaliteit haal je niet uit een installatie. Je groeit er samen naartoe, en dat gaat makkelijker met iemand naast je die het vaker deed.
“We hebben er alle vertrouwen in dat we met Zenya de goede weg zijn ingeslagen.”
Overstappen
Een nieuw kwaliteitssysteem kiezen is geen kleine stap. Daarom zeggen we vooraf wat het van je vraagt. Of je nu een bestaand kwaliteitssysteem vervangt of voor het eerst iets inricht: je krijgt dezelfde aanpak en dezelfde begeleiding. Een vaste route van zeven stappen, met een vaste consultant die het van start tot livegang overziet.
In de gids lees je per module wat het aan tijd vraagt en wat je zelf kunt voorbereiden.
