Zenya voor de ouderenzorg
Meer zekerheid op de werkvloer, meer overzicht voor jou. Zonder dat iemand er extra werk aan heeft.
“De software maakt niet alleen mijn werk makkelijker, het zorgt er uiteindelijk voor dat we betere zorg kunnen bieden aan cliënten. En dat is waar het allemaal om draait.”
Meer cliënten met zwaardere zorgvragen, verdeeld over locaties, met teams die elke week anders zijn samengesteld. Daar komt bij dat je een veilige en kwalitatieve manier van werken moet kunnen laten zien: aan de IGJ, aan je auditor, aan een familie die vraagt hoe een incident kon gebeuren. En wat in je handboek staat, is nog niet wat er om zeven uur ’s ochtends op de afdeling gebeurt. De kunst zit erin dat je afspraken de vloer bereiken, zonder dat het jou je avonden kost.
Ontdek hoe we dat doen voor organisaties in de ouderenzorg. Van individuele woonzorglocaties tot groepen met thuiszorg, verpleeghuizen en behandelcentra.
Gekozen door onder andere: De Waalboog, Argos Zorggroep, Agapè
Kwaliteit in de ouderenzorg
Niemand in de ouderenzorg doet zijn werk verkeerd. Toch loopt kwaliteit borgen hier tegen dingen aan die je niet met harder werken oplost. Vier daarvan komen we het vaakst tegen.
Wisselende teams. Een deel van je afspraken zit in de hoofden van vaste collega’s. De uitzendkracht van vandaag heeft die niet.
Elke locatie werkt nét anders. Eén afspraak, en op elke locatie een eigen uitvoering ervan.
Melden kost tijd en levert zichtbaar niets op. Wie nooit hoort wat er met zijn melding gebeurde, meldt de volgende keer minder snel.
Informatie zit overal en nergens. In het ECD, op de gedeelde schijf, in een klapper bij de balie.
Geen van deze vier zegt iets over de kwaliteit van je beleid. Het gaat om de meters tussen het handboek en de kamer van meneer De Wit: weet de verpleegkundige die daar vanavond staat wat jullie hebben afgesproken? Daar valt aan te werken. Niet met één grote uitrol, maar door te beginnen met één locatie of één proces waar het meteen verschil maakt.
Vijf tips om kwaliteit te borgen
Een team dat jaren aan zijn eigen werkwijze heeft gebouwd, zit niet te wachten op een schone lei. Begin bij één locatie of één proces en bouw voort op wat er al is. Werkt dat aantoonbaar beter, dan hoef je de rest een stuk minder te overtuigen.
Eén actuele versie, op één plek, in taal die een nieuwe collega in zijn eerste week begrijpt. Geen vijf documenten die elkaar half tegenspreken. En zoeken moet werken met de woorden die je collega’s gebruiken, niet met de naam van de map waar het in staat.
Verpleegkundigen en teamleiders die pas bij de uitrol horen dat er iets verandert, gaan het niet verdedigen. Laat ze het eerder zien en laat ze meebepalen hoe het wordt ingericht. Eén enthousiaste collega per locatie doet meer dan drie mails van jou.
Een aangepaste werkafspraak, een gesprek met de apotheek of een extra controle bij het uitzetten van medicatie: zo kan het eruitzien als er iets met een melding wordt gedaan. Maar als de medewerker die meldde nooit hoort wat er is opgepakt, meldt hij de volgende keer niet meer. En dan zie je een patroon niet meer aankomen.
Verantwoorden is geen project van een paar weken voor de audit. Hang het aan wat je toch al doet, dan kun je op elk moment laten zien waar je staat. En reken erop dat je afspraken meebewegen: richtlijnen veranderen, dus die op je locaties ook.
Toepassingen in de praktijk
Software maakt de bezetting niet ruimer, dat zou een rare belofte zijn. Wat wel kan: dat de werkinstructie er is op het moment dat iemand hem nodig heeft. Dat een melding terechtkomt bij iemand die er iets mee doet. En dat je van twaalf locaties niet twaalf keer apart hoeft na te vragen hoe het ervoor staat. Voor jou betekent dat minder losse eindjes. Voor je collega’s dat ze niet hoeven gokken.
De Wkkgz vraagt dat je kwaliteit aantoonbaar op orde hebt. De IGJ komt kijken of dat zo is, je HKZ-audit staat elk jaar weer op de agenda, en het Generiek Kompas wil zien hoe jullie leren en verbeteren. Steeds gaat het om hetzelfde bewijs. Met Zenya ligt dat bij elkaar: welke afspraken gelden, wat er uit je audits kwam, en wat je met de bevindingen hebt gedaan.
Bij Argos Zorggroep was de HKZ-certificering de reden om over te stappen. Met hun eigen digitale protocollenboek was die niet haalbaar.
Aanbevolen voor jou
Een val, een medicatiefout, een deur die niet op slot zat. Los van elkaar zeggen die weinig. Bij elkaar zie je waar het steeds misgaat: op welke locatie, in welke dienst, bij welk soort zorg. In Zenya verdwijnt een melding niet in een archief, maar gaat hij door: naar een eigenaar, naar een verbetering, en terug naar degene die hem deed.
Bij De Waalboog gingen meldingen eerst op papier naar personeelszaken en werden ze zelden geanalyseerd. Nu komen ze digitaal bij de juiste verantwoordelijke en laten de kwartaalrapportages trends zien. Het aantal meldingen steeg, precies omdat de drempel om te melden lager werd.
Aanbevolen voor jou
De verpleegkundige die vanavond op de afdeling staat, hoeft niet te bedenken wat de afspraak is. Die staat er, in de versie die nu geldt. Jij weet daardoor dat er overal hetzelfde gebeurt. Dat scheelt vragen aan de teamleider, en het voorkomt dat iemand op eigen inzicht iets anders doet.
Aanbevolen voor jou
Aan de slag met één van deze thema’s? Of heb je een ander vraagstuk?
We denken graag met je mee.
Zenya voor de zorg
Wil je kwaliteit en veiligheid efficiënt borgen, dan helpt het als je systeem meewerkt: één plek waar alles samenkomt en actueel blijft, meldingen in één proces met opvolging die je kunt terugkoppelen, dashboards die verantwoording eenvoudig maken. Maar software is de helft.
De andere helft zijn de mensen erachter. Iemand die de ouderenzorg kent, die meedenkt over hoe jij het inricht, en die opneemt als je belt. Goed geborgde kwaliteit haal je niet uit een installatie. Je groeit er samen naartoe, en dat gaat makkelijker met iemand naast je die het vaker deed.
“Onze contactpersonen kennen ons en zijn technisch goed onderlegd. Ze denken goed met ons mee hoe het systeem zo efficiënt mogelijk ingericht kan worden.”
Overstappen
Een nieuw kwaliteitssysteem kiezen is geen kleine stap. Daarom zeggen we vooraf wat het van je vraagt. Of je nu een bestaand kwaliteitssysteem vervangt of voor het eerst iets inricht: je krijgt dezelfde aanpak en dezelfde begeleiding. Een vaste route van zeven stappen, met een vaste consultant die het van start tot livegang overziet.
In de gids lees je per module wat het aan tijd vraagt en wat je zelf kunt voorbereiden.
