nlenbe-nlsvdaDen bedste software for kvalitets- og risikostyring

Enkel hændelsesrapportering for større sikkerhed hos Sanofi

Efter en orienteringsfase valgte biotekvirksomheden Sanofi (dengang Genzyme) et nyt system til indberetning af hændelser. Brugervenlighed var et vigtigt krav, tærsklen for at indberette var lav som muligt for de ansatte. Det fremmer trods alt indtastningen af rapporter, hvilket i sidste ende betyder færre hændelser. Tænkning om sikkerhed, miljø og trivsel arbejdspladsen gennemsyrede derfor hele organisationen. 

Manager EHS Yves Berghmans og forebyggelseskonsulent Luc Royens forklarer, hvordan valget af Zenya FLOW blev truffet, og hvordan det passer ind i sikkerhedsbevidstheden i den biotekniske virksomhed. 

KundeSanofi
ModulFLOW
Branche

Behov for digitalisering af hændelsesrapporter

Yves Berghmans fastsatte, da han tiltrådte, at organisationen skulle certificeres efter ISO 14001 og OHSAS 18001 – som siden 2018 har været ISO 45001 – og at den skulle certificeres efter ISO 14001 og OHSAS 18001. Dette krævede en procedure for indberetning af hændelser.  

Denne procedure er udviklet af EHS-afdelingen (miljø, sundhed og sikkerhed) selv. Medarbejderne udfyldte en udskrevet formular, og den ansvarlige leder skulle derefter undersøge rapporten og foreslå eventuelle korrigerende foranstaltninger. 

Den originale rapportformular blev sendt til EHS-afdelingen, og den tilsynsførende modtog en kopi. Der var én formular til indberetning af både hændelser og manglende overholdelse. Selv om denne måde at arbejde på gav mange fordele, var der også ulemper.  

Dette var en noget besværlig procedure, da der var stor risiko for, at papirrapporten blev liggende i en “at gøre-bunke”. Det samme gjaldt risikoen for, at en formular gik tabt.  

Desuden syntes der at være en barriere for indberetning, da medarbejderne trods alt skulle gå til deres leder. Behovet for at digitalisere og opdatere proceduren voksede samtidig.  

Genzyme var også i vækst og blev overtaget af Sanofi i 2011. Infoland blev inviteret, og de ramte straks hovedet på sømmet. Fordi den enkelhed, som Zenya, Infolands kvalitetsstyringssystem, udviste, var helt i tråd med Sanofis måde at tænke på i forbindelse med rapportering af hændelser. Desuden var der mange ligheder med deres eksisterende papirbaserede procedure. Det var præcis, hvad Sanofi ønskede. 

Keep it simple er et ordsprog hos os. Vi er ved at fra en reaktiv til en forebyggende organisation gennem vores sikkerhedspolitik.”

Yves Berghmans
Leder af EHS hos Sanofi

Fordelene ved Zenya FLOW

  • Det er blevet en lav tærskel at foretage en indberetning af en hændelse. Alle kan foretage en indberetning: fra operationel medarbejder til leder. Præcis som Sanofi havde planlagt. Systemet skulle være yderst brugervenligt. Desuden får journalisten nu altid feedback om, hvordan hændelsen blev håndteret.
  • Ejerskabet af rapporterne ligger nu hos de operationelle ledere: Hver morgen giver Zenya FLOW besked til den afdelingsleder, som en CPM skal behandles af. Først når afdelingslederen har lukket den, venter EHS-afdelingen på en gennemgang. Dette er naturligvis meget mere interessant end et Excel-ark, som er langt fra de daglige driftsprocesser.

Kulturskifte 

Organisationen har gennemgået et stort skifte i de seneste år. Sikkerhedsbevidstheden støttes af flere og flere medarbejdere. En god rapporteringskultur er et signal om dette. Det digitale system og den beskrevne arbejdsgang medfører også, at flere personer skal rådføre sig om risici. 

Det markerer den øgede bevidsthed om sikkerhed og miljø hos Sanofi. Det er som sådan organisationens udtrykkelige forpligtelse; i erklæringen om sikkerheds- og miljøpolitikken hedder det, at den ønsker at skabe en kultur, hvor løbende forbedringer er centrale. Her passer indberetning af hændelser, som Zenya FLOW letter, perfekt ind. 

Vil du vide mere om Zenya-softwarepakken?

Læs brochuren i ro og mag, og find ud af, hvad der gør denne suite og kombinationen af de fire moduler så effektiv.

Arbejde med sikkerhed – en proces med løbende forbedringer 

Det store fokus på sikkerhed og miljø hos Sanofi udmønter sig bl.a. i stramme procedureaftaler mellem organisationerne. Når der er foretaget en anmeldelse, og der er foretaget en risikovurdering, sendes der en e-mail til virksomhedens EHS-organisation i Boston, afhængigt af risikoens alvor og betydning. Meddelelsen genereres automatisk, så snart meddelelsen er angivet. Det er så et af de punkter, som de lokale og globale sikkerhedschefer taler sammen om. 

Naturligvis overføres hændelsen og forbedringsforanstaltningerne til hele Sanofi, når det er relevant. Hvad skal organisationen selv stadig gøre? Det smukke ved et digitalt system er naturligvis, at det giver mulighed for at få ny indsigt ved at indsamle og analysere alle hændelsesrapporter, CPM’er og lignende ved at indsamle og analysere alle hændelsesrapporter, CPM’er og lignende. 

Arbejdet med sikkerhed på arbejdspladsen er således blevet en løbende forbedringsproces. 

Undrer du dig over, hvad Zenya
kan gøre for din organisation?

Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.