nlenbe-nlsvdaDen bedste software for kvalitets- og risikostyring
Snel informatie vinden met slimme zoekresultaten binnen Zenya DOC documentmanagement software

Intelligente søgealgoritmer

Find hurtigt oplysninger takket være forskellige filtre og søgeforslag.

Let at administrere

Hold dokumenter og processer ajour; selvstændigt eller sammen.

Deling og sikring

Del dokumenter, interne og eksterne, med interessenter. Sikker gennemgang og godkendelse.

Interaktive dokumenter

Find de mest relevante oplysninger med det samme takket være målrettede spørgsmål.

Vil du vide, hvad Zenya DOC betyder for din organisation med det samme?

Vi har mere end 20 års erfaring med dokumenthåndtering i forskellige brancher. Det giver os mulighed for at dele bedste praksis med dig, så du kan komme i gang med at lære af hændelser med det samme.

Gå skridtet mod bedre dokumenthåndtering med Zenya DOC. Bed om en gratis personlig demo.

Het portaal van de Zenya Software Suite
Voorbeeld van feedback geven voor lezers binnen Zenya DOC

Sikker kvalitet uden at gå på kompromis med brugervenligheden

Zenya DOC hjælper din organisation med at strukturer information og præsentere den på en brugervenlig måde. Her er der plads til dokumenter med fuld kvalitetssikring – men også til mere flydende oplysninger i dokumenter, som du nemt kan holde opdateret sammen.

Der kan indstilles personlige præferencer for meddelelser og interessante oplysninger, så den professionelle kun ser de dokumenter, der er relevante for ham eller hende. Du kan også integrere DMS’et perfekt med eksisterende systemer som f.eks. et intranet, så den professionelle medarbejder kan finde alt på ét sted for at udføre sit arbejde optimalt.

Et godt DMS giver relevante oplysninger på det rigtige tidspunkt. Det bør derfor være ligegyldigt, hvor eller hvornår oplysningerne konsulteres, da de skal fungere når som helst, hvor som helst og på alle enheder.

Information ved hånden med Zenya Search App

Zenya Search App er løsningen for alle, der ikke (altid) arbejder fra en pc, men som regelmæssigt konsulterer virksomhedsdokumenter. Med denne app har medarbejderne altid og overalt den nyeste version af dokumenter og processer til rådighed på deres egen mobile enhed. Så du er ikke længere afhængig af pc’er eller bærbare computere på værkstedet.

Det er nemt at søge i appen, så du kan finde de oplysninger, du har brug for, på ingen tid. Er oplysningerne i et interaktivt dokument? Derefter er det endnu nemmere at søge efter oplysninger i søgeappen, da en række smarte spørgsmål bruges til kun at vise de relevante oplysninger, der er aktuelle.

Har medarbejderen ikke en internetforbindelse i et stykke tid? Det er ikke noget problem. Dokumenter gemmes automatisk på din enhed. Så dokumenterne er altid lige ved hånden, uanset hvor du er.

Læs mere om Zenya apps »

Link information til objekter med kortregister

Nogle oplysninger hører specifikt til en genstand, f.eks. arbejdsinstruktioner, manualer eller kontrakter. Med kortregisterfunktionen i Zenya kan du nemt linke dokumenter og andre oplysninger i DMS’et til et objekt.

Kortregisteret er en smart database, hvor du kan gemme, administrere og få adgang til alle disse oplysninger på ét centralt sted. Dette er nyttigt for oplysninger, som du kan bruge i forskellige moduler:

  • Du kan f.eks. bruge det som et behandlingsregister og nemt og sikkert gemme kontrakter fra leverandører;
  • Eller brug kortbakken f.eks. som et system til styring af enheder i meget kontrollerede miljøer som laboratorier.

For at arbejde med Zenya cardbox behøver du ikke at være særlig teknisk kyndig. Værktøjet er intuitivt og nemt at bruge.

Da kortboksen er forbundet med alle modulerne, kan du nemt indsamle eller se oplysninger. Ønsker du at tilføje eksterne oplysninger? Dette kan nemt gøres ved at indlæse Excel-lister.

Interactieve Documenten binnen Zenya DOC documentmanagement software

Interaktive dokumenter – den nye standard for dokumenthåndtering

Skab interaktive dokumenter i dit dokumenthåndteringssystem. Ved at bruge intelligente forespørgsler vises kun de oplysninger, som den professionelle leder efter på det pågældende tidspunkt.

Vidste du, at… hver enkelt fagperson foretrækker kun at se de oplysninger, som han eller hun har brug for på det pågældende tidspunkt?”

Forebyg fejl med bedre dokumentstyring

Fagfolk har behov for at kunne finde de rigtige, aktuelle oplysninger når som helst og hvor som helst. Smarte søgealgoritmer i vores dokumentstyringssystem gør det hurtigere og nemmere end nogensinde før at søge, så medarbejderne kan udføre deres arbejde bedre.

Du undgår også fejl på grund af manglende, forkerte eller forældede oplysninger med dette smarte DMS. Færre fejl betyder højere kvalitet, hvilket sparer dig for omkostninger og tid, fordi du ikke behøver at udføre reparationer.

Zenya DOC hjælper desuden organisationer med at overholde AVG-lovgivningen (alias GDPR) og mange andre standarder og retningslinjer. Det er et perfekt værktøj til at få styr på processtyring.

Voorbeeld van versiebeheer en beoordeling voor beheerders in Zenya DOC

Vil du vide mere om Zenya-softwarepakken?

Læs brochuren i ro og mag, og find ud af, hvad der gør denne suite og kombinationen af de fire moduler så effektiv.

Icoon Veiligheid - Zenya Kwaliteits- en Risicomanagement Software

SaaS - sikker og pålidelig

Icoon Laptop - Zenya Kwaliteits- en Risicomanagement Software

ISO 9001 og ISO 27001-certificeret

Integraties en Koppelingen voor Zenya QHSE SaaS systeem

Zenya DOC via SaaS

Zenya er en SaaS-løsning. Med andre ord: Software as a Service. Det betyder, at du ikke behøver at bekymre dig om den (tekniske) administration og sikkerhed af applikationen, vi tager os af dette for dig.
Fra opdateringer til vedligeholdelse garanterer vi, at du altid får det bedste kvalitetsstyringssystem, der altid er tilgængeligt.
Zenya Software Q-portaal Takenlijst

Vi satser på topkvalitet

For at holde os skarpe og demonstrere vores kvalitet er vi ISO 9001- og ISO 27001-certificeret.
Desuden får vi vores operationelle kvalitet, processer og kontrolforanstaltninger verificeret årligt af DNV GL.
Ofte stillede spørgsmål

Svaret på dine spørgsmål

Hvad er et dokumentstyringssystem?

Et dokumentstyringssystem, også kaldet DMS eller dokumentstyringssoftware, sikrer, at medarbejderne har adgang til de korrekte, opdaterede og godkendte dokumenter når som helst og hvor som helst. Dette omfatter protokoller, procedurer, arbejdsinstruktioner og procesbeskrivelser. Et DMS sikrer også alle arbejdsgange vedrørende versionsstyring og godkendelser.

Dokumentation kan gemmes i forskellige typer filer, f.eks. PDF, PowerPoint, Word, Excel, CAD eller endda video.

Et DMS er grundlæggende et værktøj, der hjælper en organisation med at styre alle processer omkring dokumenter nemt og effektivt.

Moderne dokumenthåndtering betyder også, at du hurtigt og intuitivt kan søge efter relevante oplysninger. Et eksempel er brugen af interaktive dokumenter: Ved at besvare nogle få smarte spørgsmål får du kun de oplysninger, du har brug for, og alt “støj” vises ikke. Og disse oplysninger kan omfatte andet materiale end tekst i et enkelt dokument. Du kan også lægge denne type dokumenter i et dokumenthåndteringssystem.

Hvad er dokumentstyring?

Med dokumentdigitalisering kan organisationer hele tiden bevare overblik og indsigt i en masse information. Dokumentstyring er en del af dette. Tænk f.eks. på protokoller, procedurer, arbejdsinstruktioner, procesbeskrivelser osv.

I videnintensive organisationer kan alle disse dokumenter og deres versioner i sidste ende føre til fragmentering og forurening. Dokumentstyring sikrer, at unødvendig søgning hører fortiden til, og at fejl kan undgås.

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) støtter organisationer i de opgaver, der er forbundet med dokumenthåndtering.

Hvad er et dokument?

Et dokument er en samling af data, også kaldet en informationsressource.

  • Dokumenter kan være i papirform eller digital form. Eksempler på dokumenter er procedurer, instruktioner, protokoller, rapporter, logbøger osv.
  • Du kan nemt digitalisere og administrere dokumenter i et dokumenthåndteringssystem (DMS). Det giver mere struktur og dermed mere overblik og indsigt.

Hvad er formålet med dokumentstyringssoftware?

Et DMS skal hurtigt kunne give en medarbejder de korrekte og opdaterede oplysninger. Især i betragtning af den høje grad af fragmentering, den høje informationstæthed og den korte holdbarhed af information i videnintensive organisationer.

Uden en god dokumenthåndteringssoftware er det et intensivt, tidskrævende og fejlbehæftet arbejde at søge efter et specifikt dokument. I et godt DMS kan hver medarbejder med højst to klik finde den korrekte og nyeste dokumentation for at udføre sine opgaver hurtigt og korrekt.

I et DMS kan du ikke kun gemme og administrere dokumenter, men også indhold som f.eks. undervisningsmateriale, videoer, PowerPoint-præsentationer osv. Ved at gemme alle de forskellige typer filer i et dokumenthåndteringssystem er det muligt at bevare overblikket og følge versionskontrollen.

Hvordan kan et DMS understøtte processtyring?

God dokumenthåndteringssoftware har mere at byde på end blot at kunne slå oplysninger hurtigt op. Det gør også dokumenthåndtering og oprettelse og vurdering af nye eller fornyede processer nemmere end nogensinde før. I et DMS kan du f.eks. nemt sikre ejerskab og overdrage opgaver til dine kolleger.

Sammenkæd dokumenter med proceselementer, og få intelligente arbejdsgange til at arbejde for dig. De hjælper dig med at overvåge fremskridt og status for processer ved hjælp af automatiske advarsler og meddelelser. Det giver dig styr på processtyringen og forhindrer fejl.

På den måde bliver du mere fleksibel over for kunder, leverandører og kolleger, og det giver dig en fordel.

Hvad er fordelene ved dokumentstyringssoftware?

Takket være dokumentstyringssoftware har medarbejderne altid og overalt opdaterede oplysninger til rådighed på et centralt sted. Ingen arbejder længere med forældede versioner, fordi ændringsprocessen er sikret løbende takket være en effektiv arbejdsgang. Dette sikrer en struktureret dokumenthåndtering og gør det nemt for brugerne at finde, dele og ændre dokumenter.

Denne redigering kan også udføres i teams, så medarbejderne kan samarbejde om det samme dokument på samme tid. Versionsstyring sikrer naturligvis, at gamle versioner og ændringer aldrig går tabt.

Derudover hjælper smarte søgealgoritmer og en mobilapp med at undgå spildtid ved at give medarbejderne mulighed for at finde de rigtige oplysninger hurtigere.

Desuden elimineres fejl som følge af utidige, manglende eller forkerte oplysninger. Og færre fejl betyder bedre kvalitet og lavere reparationsomkostninger.

Fordelene ved et DMS i et overblik:

  • Du er altid i besiddelse af opdateret dokumentation;
  • Du undgår spild af tid ved at bruge smart søgefunktionalitet;
  • Det har aldrig været nemmere at styre en arbejdsgang. Sikre den proces, hvor du som forfatter kan administrere den
  • dokument, der skal gennemgås, godkendes og anmodes om en læsebekræftelse;
  • Risikoen for fejl mindskes, da alle arbejder med de nyeste versioner af dokumenterne;
  • Du ved altid, hvem der er bekendt med ændringer i dokumenter eller processer ved at arbejde med læsebekræftelser;
  • Den holder automatisk styr på, hvilke ændringer der er foretaget i et dokument, hvornår og af hvem;
  • Administratorrettigheder giver dig mulighed for at sikre kvaliteten af dokumentationen.

Ved at implementere et DMS sparer du og de professionelle ikke kun tid, men du får også mulighed for at få mest muligt ud af din organisation.

Hvordan bidrager dokumentstyring til effektivt arbejde?

Takket være dokumentstyring begår medarbejderne færre fejl, fordi de altid og overalt har adgang til de mest opdaterede oplysninger, som de har brug for i deres daglige arbejde. Tænk på arbejdsinstruktioner, manualer, videoer, kontrakter, powerpointpræsentationer, Excel-filer eller andet indhold, som du lægger i et dokumenthåndteringssystem.

Med en mobil app kan de få adgang til virksomhedens dokumenter, der er gemt i DMS’et, uanset hvor de befinder sig, selv når de er på farten.

Desuden sikres processen (og dermed kvaliteten) for oprettelse og gennemgang af nye dokumenter af intelligente arbejdsgange. Disse arbejdsgange i et DMS hjælper med at overvåge processens fremskridt ved hjælp af automatiske opdateringsadvarsler og udrulning af opgaver til kolleger.

Det giver de medarbejdere, der er involveret i vedligeholdelsen af en vigtig informationsinfrastruktur, et klart billede af, hvilket bidrag der forventes af dem på et givet tidspunkt. De kan derefter nemt registrere dette bidrag i dokumenthåndteringssystemet.

Hvad er dokumentstyring?

Med et dokumentstyringssystem hjælper du din organisation med at styre dokumentationen. Alle dine dokumenter er gemt i et DMS. På den måde har alle i organisationen altid adgang til de rigtige oplysninger, og ved at tildele administratorrettigheder til hvert dokument og arbejde med versionsstyring kan du løbende sikre kvaliteten.

Desuden giver dokumentstyringssoftware alle mulighed for hurtigt at finde de rigtige oplysninger.

Hvad er versionsstyring?

Versionsstyring i et dokumenthåndteringssystem sporer ændringer i en fil (over en længere periode), så du kan hente en bestemt version på et senere tidspunkt. Versionsstyring sker med et smart versionsstyringssystem.

Takket være versionsstyring kan du f.eks. se ændringer mellem to versioner og se, hvem der sidst har ændret noget. På den måde kan justeringer eller fejl nemt spores tilbage.

Desuden har det den fordel, at du nemt kan ændre noget, hvis du laver en fejl eller har mistet en fil. Versionskontrol er derfor en uundværlig del af et DMS.

Undrer du dig over, hvad Zenya
kan gøre for din organisation?

Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.

Ontdek onze andere modules

Zenya FLOW - Module logo full-color

Hændelsesstyring


For en række forskellige signaler, inden for og uden for organisationen


Smidige arbejdsgange, nemme at oprette og udføre


Værdifulde rapporter og analyser


Foranstaltninger for enkeltpersoner og hold


Rapporter når som helst og hvor som helst med Capture App


Zenya CHECK - Module logo full-color

Revisionsforvaltning


Til revisioner, kontroller, inspektioner og undersøgelser


Spørgeskemaer til intern og ekstern brug


At gennemføre den fulde revisionsproces


Foranstaltninger for enkeltpersoner og hold


Zenya RISK - Module logo full-color

Risiko forvaltning


Kortlægning alle risici i hele organisationen


Risikodialog for større engagement


Forvaltningsforanstaltninger og kontrolprøver


Kontrol og justering via et integreret instrumentbræt