5 Tipps für die Unterstützung bei der Softwareeinführung

Der Erfolg einer Software-Implementierung hängt davon ab, wie die Software nach der Einführung genutzt wird. Nicht jeder ist immer bereit, eine neue Software zu verwenden. Wie können Sie also sicherstellen, dass die Software in Ihrer Organisation gut angenommen wird?

Mit den bewährten Praktiken und den 5 wertvollen Tipps in diesem Artikel, kombiniert mit einem soliden Software-Implementierungsprozess, werden Sie die Unterstützung innerhalb Ihrer Organisation erhöhen und die Chancen auf eine vollständige Übernahme steigern.

Zwang funktioniert nicht. Aber was funktioniert?

Eine neue Software wird eingeführt und implementiert, und die Mitarbeiter sollen dann sofort damit arbeiten. Aber bei weitem nicht jeder ist in der Lage oder willens, sofort damit zu arbeiten. Manche sehen in der sofortigen Arbeit damit eher eine Herausforderung, bei anderen kann es tatsächlich zu Widerständen führen.

Wenn die Umsetzung zu Widerstand führt, kann man die Menschen nicht zwingen. Wenn die Leute keine Lust haben oder nicht sehen, warum die alte Arbeitsweise nicht mehr ausreicht, werden sie auch nicht bereit sein, sich in die neue Software einzuarbeiten.

In einem solchen Fall zahlt es sich aus, zunächst mehr Unterstützung bei den Mitarbeitern zu schaffen. Sie werden sehen, dass die Software mit mehr Unterstützung leichter angenommen wird. Ein guter Schritt-für-Schritt-Plan für die Software-Implementierung ist dabei von großer Bedeutung.

Würden Sie Ihr Produkt auf diese Weise verkaufen?

Wenn Sie Unterstützung für Veränderungen oder die Akzeptanz eines Software-Implementierungsplans schaffen wollen, können Sie auch auf Ihre Mitarbeiter zugehen, als ob sie Ihre Kunden wären. Einem neuen Kunden sein Produkt über die Bühne zu werfen und auf ein gutes Ergebnis zu hoffen, ist in der Regel auch nicht sehr erfolgreich.

Wie können Sie also an dieses Thema herangehen?

1. Verknüpfen Sie Produktfunktionen mit den Problemen Ihrer Kunden;
2. Machen Sie Ihren Kunden auf ein (latentes) Bedürfnis aufmerksam;
3. Und stellen Sie sicher, dass der Kauf einfach zu erwägen ist.

Bei der Einführung einer neuen Software verhält es sich eigentlich genauso. Finden Sie heraus, welche Bedürfnisse Ihre Mitarbeiter bei ihrer Arbeit haben, und ermitteln Sie, wie diese Bedürfnisse erfüllt werden können. Sie werden sehen, dass die Menschen auf diese Weise bereits sehr viel offener für Veränderungen sind.

TIPP: Nutzen Sie auch die 10 bis 15 % Ihrer Mitarbeiter, die von der neuen Software begeistert sind. Diese Leute sind immer da, und sie sind die idealen Botschafter Ihres Projekts. In der Regel wird ihnen die Umstellung nicht schwer fallen und sie werden gerne darüber sprechen - also auch mit denjenigen, die die neue Lösung zunächst nicht sehen.

Nutzen Sie die bewährten Verfahren und Tipps!

Die Softwareentwicklung steht nie still, so dass Sie ständig mit neuer oder aktualisierter Software zu tun haben. Ihre Organisation ist also bei weitem nicht die einzige, die eine bessere Unterstützung bei der Einführung neuer Software benötigt.

Möchte Ihre Organisation mit einer neuen Software beginnen? Dann nutzen Sie die bewährten Verfahren.

Mit den folgenden 5 Tipps in Ihrem Implementierungsplan für neue Software können Sie den Support verbessern.

Tipp 1. Beziehen Sie die Mitarbeiter von Schritt 1 an mit ein

Starten Sie zum Beispiel eine Arbeitsgruppe, die sich mit der Nutzung der neuen Software befasst. Eine solche Arbeitsgruppe kann Ihnen wertvolle Informationen liefern, z. B. darüber, welche Anforderungen die neue Software erfüllen muss. In der Regel können Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Aber auf diese Weise können Sie die Menschen in Entscheidungen und Überlegungen einbeziehen.

Mit einer solchen Arbeitsgruppe geben Sie ein klares Signal, dass Sie den Endnutzern zuhören. Dies gibt den Menschen das Gefühl, dass sie ein Mitspracherecht haben, was die Akzeptanz von Veränderungen erhöht.

Beginnen Sie sofort, indem Sie den Bedarf an Veränderungen deutlich machen. Stellen Sie dabei Fragen wie:

• Warum ist diese Änderung wichtig?
• Was wird dieser Wandel bringen?

Heben Sie die Vorteile hervor, wie Zeitersparnis, bessere oder einfachere Zusammenarbeit oder mehr Übersicht für eine einfachere Berichterstattung.

Wenn man auf diese Weise mit Veränderungen umgeht, werden die Menschen auch erkennen, dass die alte Arbeitsweise nicht mehr haltbar ist. Dass die Dinge besser gemacht werden können. Und dass dies auf die von Ihnen vorgeschlagene Weise geschehen kann, zum Beispiel durch die Einführung der neuen Software.

Tipp 2. Halten Sie Ihre Organisation mit einer vorhersehbaren Kommunikation auf dem Laufenden.

Ist die Implementierung im Gange? Dann lassen Sie die Organisation regelmäßig wissen, wie es läuft.

Seien Sie offen und ehrlich in Ihrer Kommunikation, sowohl über Erfolge als auch über Herausforderungen und Fallstricke. Erklären Sie klar und deutlich, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden oder nicht.

Diese Art der ehrlichen, offenen Kommunikation ist wichtig, weil sie sowohl Begeisterung als auch Verständnis schafft. Dieses Verständnis ist wichtig, wenn die Dinge nicht so laufen wie geplant. Außerdem gibt eine klare und regelmäßige Kommunikation allen Mitarbeitern Zeit, sich an den Gedanken zu gewöhnen, dass sie bald auf eine andere Art arbeiten werden.

Haben Sie schon einen Termin, wann Sie die Software einführen wollen? Dann erwähnen Sie auch diesen, damit man sich darauf einstellen kann.

Tipp 3. Prüfung und Schulung

Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, haben Sie natürlich schon eine Vorstellung von der Software. Sie lassen die IT-Abteilung Dinge ausprobieren und sehen, ob sie den Anforderungen der Organisation entspricht. Vergessen Sie nicht, dass andere Abteilungen eine andere Sichtweise auf Software haben. Die Fachleute, die am Ende mit der Software arbeiten, werden sie anders betrachten als Sie oder die IT-Abteilung.

Oft erfährt man erst dann, wie eine Software wirklich funktioniert, wenn die Fachleute sie ausprobieren. Beziehen Sie diese Personen also frühzeitig in die Auswahl des neuen Softwarepakets ein und hören Sie auf ihr Feedback.

Sie müssen die Anwendung nicht von allen Benutzern testen lassen. Nutzen Sie z. B. die zuvor gebildete Arbeitsgruppe erneut. Beziehen Sie höchstens ein paar mehr ein. Nutzen Sie die sozialen Konventionen: Setzen Sie die Kollegen ein, zu denen andere aufschauen. Denn wenn ihnen die neue Lösung gefällt, stehen die Chancen gut, dass auch die anderen mitziehen.

Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie mit dem Angebot von Schulungen beginnen können.

• Gestalten Sie diese Schulungen praxisnah, damit sich die Teilnehmer schnell mit allen Funktionen und Möglichkeiten vertraut machen können;
• Je mehr Spaß die Schulungen machen, desto besser! Verwenden Sie Videos, machen Sie ein Quiz oder lassen Sie einen Witz einfließen. So lässt sich der Stoff leicht aufnehmen und vermitteln.

Seien Sie sich bewusst, dass jeder Mensch auf eine andere Art und Weise lernt. Machen Sie also die Schulungen für alle zugänglich, die mit der Software arbeiten müssen. Je mehr Personen Sie gut schulen können, desto besser wird der Plan zur Einführung der Software funktionieren.

Tipp 4. Machen Sie die Einführung zu einer Party

Erfolge müssen gefeiert werden, und die erfolgreiche Einführung einer neuen Software mit Hilfe der positiven Unterstützung der Mitarbeiter ist definitiv ein Erfolg. Ein Grund zum Feiern!

Wenn die Mitarbeiter sowohl bei der Implementierung als auch bei der Einführung Spaß haben, ist dies ein wichtiger Schritt zur Akzeptanz. Eine Einführungsparty kann dazu beitragen. Stellen Sie also einen Barista ein, bestellen Sie leckeres Essen und schmücken Sie den Ort mit Girlanden und Luftballons. Verwöhnen Sie die Leute und danken Sie ihnen für ihren positiven Beitrag. Sorgen Sie dafür, dass niemand die Einführungsfeier ignorieren kann, damit die Mitarbeiter am nächsten Tag mit einem guten Gefühl mit der neuen Software arbeiten können.

Während des Festes, aber auch in den Tagen danach, ist es wichtig, dass die ersten Nutzer gut betreut werden. Überlassen Sie nichts dem Zufall. Lassen Sie die Leute wissen, wer geschult wurde und wer helfen kann, und sorgen Sie dafür, dass Fragen sofort beantwortet werden können. Auf diese Weise bleibt das gute Gefühl erhalten.

Nicht ganz unwichtig: Sorgen Sie auch dafür, dass alle Manager, Führungskräfte und IT-Mitarbeiter vom ersten Moment an mit gutem Beispiel vorangehen. Denn wenn sie die Einführung der neuen Software nicht unterstützen, warum sollten es andere Mitarbeiter tun?

Also, alle Mann an Deck, Hände in die Luft und los geht die Party!

Tipp 5. Nachsorge für erfolgreiche Nutzung und Akzeptanz

Nach der Einführung einer neuen Software muss deren Nutzung in der Organisation verankert werden. Die IT-Abteilung arbeitet bereits am nächsten Projekt, aber die Fachleute fangen erst jetzt an, sie wirklich zu nutzen. Das ist der Moment, in dem man sich wirklich mit Fragen oder Problemen auseinandersetzen muss, und in dem eine gute Unterstützung unerlässlich ist.

Ist in dieser Akzeptanzphase keine Antwort oder Lösung verfügbar? Dann besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter in alte Gewohnheiten zurückfallen. Die neue Anwendung wird weggeschmissen (oder einfach nicht genutzt), oder es wird ein Rollback auf eine ältere Version durchgeführt. Wir machen einfach wieder das, was wir immer gemacht haben, weil? Zumindest funktioniert es so.

...mit allen Konsequenzen für die Organisation und für die Einführung der neuen Software.

Stellen Sie also sicher, dass die Nachbetreuung der Software-Implementierung gut organisiert ist. Und dass die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich im Falle von Problemen wenden können. Wenn Sie weiterhin Unterstützung anbieten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter die Software weiterhin nutzen - auch lange nach Abschluss der Implementierung.

Die Einführung hört nicht nach dem ersten Tag, der ersten Woche oder gar dem ersten Monat auf. Sie ist ein fortlaufender Prozess.

Die Unterstützung für den Wandel wird mit den beteiligten Mitarbeitern geschaffen

Es sollte also klar sein: Softwareeinführung ist Menschenarbeit. Und zur Implementierung gehört mehr als nur Schulung oder Einführung. Die Schaffung von Unterstützung ist entscheidend. Nur Mitarbeiter, die intrinsisch motiviert sind, werden die Software nutzen und weiter verwenden.

Hat Ihre Organisation zum Beispiel die Einführung von Zenya ins Auge gefasst? Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, brauchen Hilfe oder möchten einfach nur mehr darüber erfahren, wie man Unterstützung innerhalb von Organisationen schafft"?

Wir verfügen über umfangreiche Erfahrungen bei der Implementierung von Softwarepaketen oder einzelnen Modulen. Wir können Sie dabei unterstützen und Ihnen Arbeit abnehmen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir gemeinsam dafür sorgen können, dass Ihre Softwareeinführung und -übernahme reibungslos verläuft.