Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Wo Menschen arbeiten, werden Fehler gemacht. Wie können Sie als Organisation aus diesen Fehlern lernen? Und wie sorgen Sie für strukturelle Verbesserungsmaßnahmen? Hier kommt das Incident Management ins Spiel. Wir möchten Ihnen einige Tipps geben, wie Sie einen Vorfall in einen Lernmoment verwandeln können. Denn nur so ist eine kontinuierliche Verbesserung in der Organisation möglich!
Unter Incident Management versteht man die Meldung, Analyse und Lösung eines Problems. Sie kennen das sicher: Sie haben gerade mit der Arbeit begonnen und plötzlich fällt das WLAN aus. Oder der Drucker funktioniert plötzlich nicht mehr, kurz bevor Sie ein wichtiges Dokument ausdrucken wollten. Aber Sie wollen auch wichtigere Vorfälle wie Stürze oder Unfälle verhindern. Aber wie geht man damit um?
Dank der Software für das Vorfallsmanagement können Sie das Problem, auch als Vorfall bezeichnet, ganz einfach melden. Ihr Bericht erreicht dann die richtige Abteilung, die sofort Maßnahmen ergreifen kann. Durch den richtigen Umgang mit Vorfällen stellen Sie sicher, dass Vorfälle so wenig negative Auswirkungen wie möglich innerhalb Ihrer Organisation haben.
Am Arbeitsplatz kann alles Mögliche schief gehen. Ob Datenschutzverletzungen, Sturzunfälle, Kollisionen oder andere (Beinahe-)Zwischenfälle: Als Unternehmen können Sie auf das Management von Zwischenfällen einfach nicht mehr verzichten.
Die Folgen von Zwischenfällen können erheblich sein. Nicht nur für die betroffenen Mitarbeiter, sondern auch für die Organisation im Allgemeinen. Denken Sie an negative Publicity, Imageschäden oder eine Geldstrafe. Vorbeugen ist besser als heilen, aber wie stellt man das an? Indem man aus einem Zwischenfall lernt und ein Zwischenfallmanagement anwendet.
Möchten Sie als Organisation sicherer arbeiten, Zwischenfälle so weit wie möglich verhindern und wissen, wie Sie strukturelle Verbesserungsmaßnahmen ergreifen können? Lesen Sie im Folgenden, wie Sie mit sieben Tipps von der Meldung von Zwischenfällen zur kontinuierlichen Verbesserung gelangen.
Nutzen Sie das Wissen und die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter. Sie sind oft die ersten, die sehen, wo etwas schief läuft. Und genau diese Informationen brauchen Sie, um das Beste aus dem Störungsmanagement herauszuholen. So erhalten Sie einen Einblick in die verschiedenen Vorfälle, die sich in allen Abteilungen Ihrer Organisation ereignen.
Stellen Sie sicher, dass sie einen (Beinahe-)Vorfall jederzeit und überall problemlos melden können. Unsere einfache und benutzerfreundliche App hilft dabei.
Es ist nicht nur notwendig, so viele Meldungen von (Beinahe-)Vorfällen wie möglich zu erhalten, sondern es ist auch wichtig, diese Meldungen so schnell und gut wie möglich zu bearbeiten. Dies kann z. B. durch einen intelligent gestalteten Workflow geschehen, der es Ihnen ermöglicht, schneller zu handeln und Verbesserungsmaßnahmen mit den richtigen Personen oder Teams zu verknüpfen.
Das Vorfallmanagement umfasst mehrere Prozesse. Dazu gehören die Erstellung eines Berichts, die Zuweisung an die richtige Abteilung und die Bearbeitung des Berichts. Es liegt auf der Hand, dass Sie möchten, dass das Follow-up so schnell wie möglich nach der Meldung erfolgt und dass die Bearbeitung reibungslos abläuft.
Durch die Automatisierung dieser Prozesse mit komfortabler Incident Management Software läuft die Berichterstattung über Vorfälle effizient und es ist für jeden klar, wer wann Maßnahmen ergreifen sollte. Die Kollegen werden proaktiv auf offene Maßnahmen aufmerksam gemacht, was eine reibungslose Abwicklung gewährleistet.
Was ist, wenn Kollegen auf einen Vorfall stoßen, der nicht sofort gelöst werden muss, oder wenn sie sich nicht sicher sind, ob es sich lohnt, einen Vorfall zu melden? Auch wenn der Vorfall nicht dringend ist, ist es wichtig, ihn zu melden.
Je mehr Vorfälle gemeldet werden, desto mehr Einblick erhält Ihre Organisation in potenzielle Risiken und wie diese vermieden werden können. Es ist auch wichtig, den Mitarbeitern die Konsequenzen bewusst zu machen, wenn sie keine Meldungen machen. Zeigen Sie, dass es durch mehr Meldungen letztlich weniger Zwischenfälle und Abweichungen gibt. Nutzen Sie die Ergebnisse als Beweis.
Jeder Vorfall hat unterschiedliche Auswirkungen auf Ihre Organisation. Gehen viele Meldungen zur gleichen Zeit ein? Dann klären Sie, welche Vorfälle die größten Auswirkungen haben.
Auf diese Weise nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer IT-Abteilung optimal aus und können die Vorfälle mit der höchsten Priorität am schnellsten bearbeiten.
Zu wissen, was in einer Organisation vor sich geht, beginnt mit Einblicken. In diesem Fall mit Einblicken in Vorfälle und deren Behandlung, aber auch in den Status von Verbesserungsmaßnahmen, die Sie auf der Grundlage früherer Vorfälle eingeführt haben.
Ein leistungsstarkes Dashboard und die Möglichkeit, intelligente Berichte aus dem Incident Management System zu extrahieren, unterstützen Sie dabei. So können Sie Hotspots oder Engpässe frühzeitig erkennen und entsprechend handeln. Sie gewinnen nicht nur Einblicke, sondern können diese Informationen dank Dashboards und Berichten auch mit wichtigen Interessengruppen, z. B. dem Management, teilen.
Wenn Sie ein komplettes Qualitätsmanagementsystem wie Zenya verwenden, können Sie außerdem Informationen aus Audits, Kontrollen, Inspektionen oder Sicherheitsrunden leicht miteinander verknüpfen, so dass Sie immer wissen, was vor sich geht.
Wenn Sie die Ursache eines Vorfalls herausfinden wollen, gehen Sie einen Schritt weiter. Verwenden Sie zum Beispiel bewährte Methoden zur Analyse von Vorfällen wie Tripod, 5 Whys und Root Cause.
Wenn die Ursache für einen Zwischenfall beispielsweise ein defektes Gerät ist, kann die Ursache eine überfällige Wartung oder ein Missbrauch sein. Und das bedeutet, dass wahrscheinlich noch viel mehr Risiken lauern.
Diese Analysen sind entscheidend, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern. Durch die Überwachung von Risiken, Abweichungen und unsicheren Situationen gehen Sie vom reaktiven zum präventiven Vorfallmanagement über.
Haben Sie alles im Blick, sind Vorfälle gemeldet und bearbeitet worden und erkennen Sie Muster in den Analysen? Prima! Dann gibt es noch eine Sache, die Sie tun können, um echte strukturelle Verbesserungen zu erreichen. Ein entscheidender Schritt, der manchmal vergessen wird.
Wir haben es oben schon kurz erwähnt: Die Verknüpfung von Verbesserungsmaßnahmen verhindert die Wiederholung von Fehlern und trägt dazu bei, Vorfälle in Zukunft zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten mit den Verbesserungsmaßnahmen einverstanden sind. Auf diese Weise haben Sie den Schlüssel zum Lernen und zur Verbesserung des Zwischenfallmanagements in der Hand.
Möchten Sie auf einfache Weise Vorfälle melden, sie bearbeiten und Verbesserungsmaßnahmen verknüpfen, um eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen? Lesen Sie alles über die Software von Zenyafür das Management von Zwischenfällen. Oder kontaktieren Sie uns! Gemeinsam arbeiten wir an einer strukturellen Verbesserung innerhalb Ihrer Organisation mit unserer Software.
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