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Ein kontrolliertes Wachstum, die Reaktion auf externe Veränderungen und die Einbeziehung von Risiken in die täglichen Entscheidungen: Das ist das Konzept des integrierten Risikomanagements (IRM). Es überrascht nicht, dass wir den Trend beobachten, dass neben dem/den Risikomanager(n) auch die Mitarbeiter in den Betrieben eine immer wichtigere Rolle im IRM spielen. Heute werden wir erklären, warum dies wichtig ist und wie das integrierte Risikomanagement in Ihrem Unternehmen wirklich zum Leben erweckt wird.
Das Drei-Linien-Modell des Institute of Internal Auditors (IIA) ist weltweit für das Risikomanagement weit verbreitet. In den Niederlanden wird es hauptsächlich von großen Organisationen verwendet. Das Modell erklärt die drei Verantwortungsebenen innerhalb einer Organisation, die als Grundlage für ein solides integrales Risikomanagement dienen können. Die drei Ebenen sind wie folgt:
Die ersten beiden Linien haben das gemeinsame Ziel, Maßnahmen zu ergreifen, die es der Organisation ermöglichen, ihre Ziele zu erreichen. Die Rolle der ersten Linie besteht dabei darin, den Kunden Dienstleistungen und Güter zu liefern und Risiken zu verwalten, während die zweite Linie die erste Linie in allen risikobezogenen Angelegenheiten unterstützt. Dazu gehören der Austausch von Fachwissen, die Bereitstellung von Unterstützung, die Überwachung von Risiken und die Bewältigung von Risikoproblemen. Die dritte Ebene berät die Managementebene bei der Erreichung der Unternehmensziele.
Intelligente und kurze Selbstbewertungen werden zunehmend in Organisationen eingeführt, um das Unternehmen aktiver in das sogenannte Drei-Linien-Modell einzubinden. Nicht länger sind die zweite und dritte Linie hauptsächlich für ein angemessenes Risikomanagement verantwortlich. Gerade durch die Einbeziehung der Mitarbeiter, die am meisten unter den Risiken leiden, wird ein kollektives Gefühl für die Nützlichkeit und Notwendigkeit geschaffen.
Viele Organisationen tun sich jedoch schwer damit, wie sie die kostbare Zeit dieser ersten Linie, also des Unternehmens, minimieren und maximieren können. Marieke Kessels, Geschäftsführerin von Infoland und Doktorandin auf diesem Gebiet, erklärt: "Bei Infoland sehen wir viele Möglichkeiten dafür, gerade indem wir jeden in der Organisation in das Risikomanagement einbeziehen:"Sicherzustellen und zu zeigen, dass die Organisation die Kontrolle hat, ist der Hauptgrund für die regelmäßige Durchführung von Kontrolltests. Dabei handelt es sich häufig um Selbstbewertungen, mit denen die Wirksamkeit der bestehenden Managementmaßnahmen (Kontrollen) festgestellt werden soll. Es erfordert jedoch ein gewisses Maß an Risikobewusstsein - und damit einen gewissen Grad an Risikoreife - seitens des Unternehmens, um diese Aufgabe sinnvoll zu erfüllen.
Die Sicherstellung eines integrierten Risikomanagements auf allen Ebenen erweist sich daher in vielen Organisationen als eine der größten Herausforderungen. So werden beispielsweise Selbstbewertungen oder andere Formen von Kontrolltests traditionell nach einem festen Schema durchgeführt. Abweichungen vom erwarteten Ergebnis werden aufgezeichnet und als Probleme abgerechnet. Marieke: "Hier drückt oft der Schuh. Probleme führen zu Verbesserungsmaßnahmen oder anderen Aktivitäten, die umgesetzt und überwacht werden müssen. Mit zunehmender Größe der Organisation ist es äußerst komplex, den ganzheitlichen Überblick zu behalten."
Es sind gerade die Menschen in den Betrieben, die täglich ihren Beitrag leisten und den Wert des Risikomanagements erhöhen können. Vielleicht nicht immer bei den Risikoanalysen selbst, aber dadurch, dass man sie in die regelmäßigen Kontrollen einbezieht und ihnen die Möglichkeit gibt, verschiedene Vorfälle einfach zu melden. Denken Sie an Berichte über (Beinahe-)Vorfälle, Abweichungen, Verbesserungsvorschläge oder Beschwerden, die einen wertvollen Input liefern und als Nahrung für ein integrales Risikomanagement dienen. So entsteht ein kontinuierlicher Fluss von Erkenntnissen aus dem Unternehmen, der das Risikomanagement auf die nächste Stufe hebt.
"Mehr Daten aus verschiedenen Perspektiven machen das Gesamtrisikoprofil valider und zuverlässiger", erklärt Marieke. Es ermöglicht Organisationen,:
Marieke: "Die Einbindung der Unternehmen und die Umwandlung ihrer Beiträge in wertvolle Erkenntnisse hängt von der Einrichtung eines angemessenen IRM-Systems ab, das über die reine Erfassung und Verwaltung von Risiken hinausgeht." In einer idealen Welt verwenden Organisationen daher eine integrierte Lösung, in der Themen wie Issue Management, Incident Management und Audit Management neben Risikoanalyse und Kontrolltests ihren Platz haben. Die Integration dieser Komponenten in das IRM-Tooling schafft praktische Einblicke dank (Echtzeit-)Dashboards. Dies gewährleistet ein effektives Risikomanagement.
Zenya RISK ist eine Lösung, die dies möglich macht. Die Software hilft Ihnen, operative und strategische Risiken und deren Kontrollen optimal zu identifizieren, zu bewerten, zu verwalten und zu überwachen. Die Erkenntnisse, die Ihnen Tools wie RISK liefern, können dann direkt in die Identifizierung und Bewertung von Risiken und Kontrollmaßnahmen einfließen. Diese Erkenntnisse können auch dazu genutzt werden, das Risikobewusstsein zu erhöhen. Indem beispielsweise Dashboards auch am Arbeitsplatz (und in der Kantine) verteilt werden, sehen die Mitarbeiter die positiven oder negativen Auswirkungen ihres Handelns. Auf diese Weise wächst die Risikobereitschaft Ihres Unternehmens!
"Die Einbindung der Unternehmen und die Umwandlung ihrer Beiträge in wertvolle Erkenntnisse hängt von der Einrichtung eines angemessenen Risikomanagementsystems ab, das über die reine Erfassung und Verwaltung von Risiken hinausgeht.
Marieke Kessels, Geschäftsführerin Infoland
"In der Praxis sehen wir ein weiteres leistungsfähiges Instrument zur Steigerung des Risikobewusstseins am Arbeitsplatz. Dabei geht es um Wissenstransfer durch kurze Fragen und Wissensblitze", sagt Marieke. Wussten Sie, dass wir seit kurzem auch hierfür ein Zenya zur Verfügung stellen? Entdecken Sie die Vorteile von Microlearning mit Zenya BOOST.
Nehmen wir zum Beispiel die Einhaltung von Sicherheits- oder Hygienevorschriften, zwei Themen, die in vielen Organisationen nicht zusammenpassen. Die Praxis zeigt, dass die Wirkung von Newslettern, Handbüchern oder (Präsenz-)Lehrgängen sehr begrenzt ist. Wissen bleibt nur haften, wenn es direkt anwendbar ist. Das neue Lernen verlagert sich daher auf das Mikrolernen am Arbeitsplatz in Form von kurzen, digitalen Schulungen und Tests.
Lassen Sie uns zum Beispiel ein Thema wie die Datenschutzgrundverordnung (GDPR) näher betrachten: ein Thema, das organisationsweit alle möglichen Risiken birgt. Vom Ausdrucken und Liegenlassen von Lebensläufen bis hin zum Versand sensibler Kundeninformationen. Jeder in einer Organisation muss sich damit befassen.
Die regelmäßige Versendung eines kurzen Wissenstests hält das Thema aktuell und sammelt mit den richtigen Fragen eine Menge Daten. Wenn man die Teilnehmer beispielsweise bittet, die Fallstricke der Datenschutz-Grundverordnung mit einer Zeigefrage auszuwählen, beginnen sie aktiv zu denken und die Situation zu analysieren. Und weil sie nach ihrer Antwort sofort ein Feedback in Form eines Wissensblitzes erhalten, wird ihr Risikobewusstsein sofort geschärft. Heatmaps zeigen auf, wo Mitarbeiter häufig oder weniger häufig geklickt haben. Wissenslücken und damit Risiken werden auf diese Weise sofort aufgedeckt. Dies kann zu zusätzlichen Maßnahmen im Bereich Risikomanagement (Kontrollen), Lernprogrammen oder anderen Aktionen führen.
"Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein effektives Risikomanagementsystem eine Reihe von Anwendungen bietet, die jeden in Ihrer Organisation bei einer besseren und umfassenderen Bewertung von Risiken unterstützen. Mehr Daten aus verschiedenen Perspektiven machen das gesamte Risikoprofil valider und zuverlässiger", erklärt Marieke.
Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Thermometer-Momente eingeführt werden, um zu überprüfen, ob die Fachkräfte in den Betrieben die Kontrollmaßnahmen tatsächlich einhalten und ob das Risikobewusstsein gut ausgeprägt ist. Hierfür eignen sich Mittel wie Issue- und Incident-Management, Audit-Management und Microlearning. So entsteht eine sich ständig verbessernde Organisation, in der alle Ebenen einen Mehrwert schaffen. Und dann funktioniert das integrierte Risikomanagement wirklich als Erfolgsfaktor.
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