Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.Sind Sie von der Bedeutung eines integralen Risikomanagements in Ihrer Organisation überzeugt? Dann ist es Zeit für die eigentliche Arbeit. Wir erklären Ihnen die 6 Schritte, mit denen Sie ein integrales Risikomanagement in Ihrer Organisation einführen können.
Risikomanagement erfordert Zeit, aber jeder ist beschäftigt. Es fällt uns schwer, uns von Dingen zu distanzieren, und es bleibt keine Zeit für proaktive Analysen und Untersuchungen. Das macht ein Eingreifen fast unmöglich. Dies kann zu unnötigen Kosten oder anderen Unannehmlichkeiten führen.
Wenn Sie die Mitarbeiter im Vorfeld in Risiken einbeziehen, wirkt sich dies positiv auf die Wachsamkeit und die Bereitschaft, Vorfälle zu melden, aus. Schaffen Sie also Zeit und Aufmerksamkeit für Risiken, und beziehen Sie die Menschen in Ihre Geschichte ein. Dadurch wird das Risikomanagement auf lange Sicht viel effizienter und einfacher.
Manchmal kommt die Diskussion auf, ob die richtigen Risiken identifiziert wurden, obwohl das gar nicht so schwierig sein muss. Wenn wir bei der Erstellung eines Risikoregisters davon ausgehen, dass wir eine "relevante" Liste und keine "vollständige" Liste benötigen, dann wird alles viel einfacher.
Wie erstellen Sie also eine Liste relevanter Risiken? Indem Sie die Risiken, die Sie einbeziehen möchten, mit Zielen verknüpfen. Dadurch werden die Risiken, die Sie managen wollen, wirklich relevant: Das Ergebnis hängt von ihnen ab.
Wenn Menschen Verantwortung übernehmen, ändert sich alles. Mit Eigenverantwortung meinen wir die Übernahme von Verantwortung und die regelmäßige Rechenschaftslegung auf der Risikoebene.
Der Punkt ist: Risikomanagement ist nichts, was man alleine machen kann. Ein integriertes Risikomanagement wird von allen Ebenen einer Organisation getragen. Ein erfolgreiches Risikomanagement hängt also auch von der Beteiligung aller Mitarbeiter ab. Wie kann man also sicherstellen, dass die Mitarbeiter einbezogen werden?
Nutzen Sie zum Beispiel ein Netzwerk von informellen Risikoverantwortlichen. Sie gehen mit gutem Beispiel voran, und andere schauen zu ihnen auf. Und ein gutes Beispiel hat die Tendenz, befolgt zu werden. Wenn Sie den richtigen Mitarbeitern die Verantwortung übertragen, schaffen Sie Unterstützung und Macht in Ihrer gesamten Organisation.
Denken Sie daran, diese Risikoverantwortlichen regelmäßig um Feedback zu bitten, was benötigt wird oder wie der Status eines bestimmten Risikos ist. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiter einzubinden.
Viele Organisationen führen das Risikomanagement immer noch in Excel durch. Dabei geht es oft um Dutzende oder gar Hunderte von Risiken, die alle fein säuberlich kategorisiert sind. Das ist eine schöne Bestandsaufnahme, aber etwas Konkretes und Aktives daraus zu machen, ist oft schwieriger. Eine solche Liste birgt auch die Gefahr, dass sie weniger häufig aktualisiert wird.
Eine solche Liste einmal zu erstellen, ist in Ordnung, aber das ist kein aktives Risikomanagement. Aktives Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem Risiken kommen und gehen, wenn sich die Ziele ändern.
Ein bewährtes Verfahren für den Risikomanager ist die Strukturierung von Konsultationen und Rechenschaftspflicht. Planen Sie z. B. vierteljährlich eine solche Konsultation für die Rechenschaftslegung ein. Erstellen Sie dann Fragebögen, z. B. mit einer Risikomanagement-Software, und überprüfen Sie diese regelmäßig mit den Verantwortlichen und Risikoeignern für jedes Projekt oder jede Abteilung.
Mit der richtigen Software (wie z. B. der Zenya) lässt sich das Risikomanagement als wiederkehrender Prozess leicht planen und automatisieren.
Eine Liste von Risiken hilft nicht weiter. Es kommt darauf an, durch Daten und Rückmeldungen Informationen darüber zu erhalten, wie wirksam die Maßnahmen in der Praxis sind. Funktionieren sie, verringern sie die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt, oder reduzieren sie den Schaden? Und wie hoch sind die Kosten für die Umsetzung der Maßnahmen, so dass man abwägen kann, ob diese Kosten im Verhältnis zu den Kosten bei Eintritt des Risikos gerechtfertigt sind.
Die Maßnahmen beziehen sich häufig auf Dokumente, Richtlinien, Arbeitsanweisungen usw. Diese reichen jedoch nicht aus, um als Maßnahmen für das Risikomanagement zu fungieren. Das liegt daran, dass diese Maßnahmen nichts bewirken. Sie sind Beschreibungen, statische Maßnahmen. Hier ein Beispiel:
Während eines FAFS- oder Erste-Hilfe-Kurses lernen Sie unter anderem, wie man eine Herz-Lungen-Wiederbelebung durchführt, wie man eine Person in die stabile Seitenlage bringt und wie man verschiedene Arten von Bränden löscht. Das Zertifikat, das Sie erhalten, ist 1 oder 2 Jahre lang gültig, danach können Sie die Kurse wiederholen, um Ihr Wissen aufzufrischen. Aber kaum jemand wird sich noch genau daran erinnern, wie es früher war.
Eine App oder ein Buch mit Protokollen für Notfälle ist eine gute Grundlage für die Arbeit. Aber für jemanden, der noch nie einen Kurs besucht hat, ist eine solche App oder ein solches Protokoll nicht sehr nützlich, weil ihm das Grundwissen fehlt. Eine aktive Maßnahme ist daher eine kurze, regelmäßig durchgeführte Übung.
Bei der Festlegung der richtigen Maßnahmen, einschließlich der Überprüfung der Wirksamkeit, ist es wichtig, dass nur solche Kontrollen durchgeführt werden, die als sinnvoll erachtet werden, und dass keine Kontrollen nur um ihrer selbst willen durchgeführt werden. Denn dies ist dem Verantwortungsbewusstsein des Eigentümers nicht zuträglich.
Ihr sorgfältig aufgebauter Ruf kann in der heutigen Zeit der sozialen Medien sehr schnell ruiniert werden. Vereinbaren Sie daher mit Ihren Mitarbeitern, wie sie über Risiken, Katastrophen und Vorfälle kommunizieren sollen. Wir haben oben geschrieben, dass es schwierig ist, über Unsicherheit zu sprechen. Über Zwischenfälle zu sprechen, ist noch schwieriger. Aber die Zeiten, in denen man Fehler intern lösen konnte, ohne dass die Außenwelt davon Wind bekam (d. h. sie unter den Teppich kehren oder vertuschen konnte), sind nun wirklich vorbei.
Mit anderen Worten: Es ist besser, selbst offen und ehrlich zu kommunizieren, als dass es auf andere Weise herauskommt. Deshalb ist es wichtig, zu vereinbaren, wer was kommuniziert, falls es dazu kommt. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie bei Risikoanalysen immer auch die möglichen Konsequenzen für das Image mit einbeziehen.
Kontaktieren Sie unsere Experten unverbindlich! Wir freuen uns auf ein Brainstorming mit Ihnen.
