Erleichtern Sie sich das Onboarding

Gute Mitarbeiter halten. Wie schafft man das in einem komplexen und überlasteten Arbeitsmarkt? Bastiaan Benjamins, HR-Manager bei Infoland, erklärt, wie man es dank eines gut durchdachten Onboarding-Prozesses schafft. Er erklärt, was er beinhaltet, wie man ihn strukturell angeht und wie man es schafft, dass neue Mitarbeiter heute und morgen in Ihrem Unternehmen gut ankommen.

Beim Onboarding geht es also darum, jemanden in einer Organisation, einer Abteilung und einer Funktion anzusiedeln. Dazu gehört, dass der neue Mitarbeiter die Menschen, das Unternehmen und die Prozesse kennen lernt. Bastiaan Benjamins sagt: "Beide Parteien stellen während des Onboarding-Prozesses fest, ob sie zueinander passen. Und dafür nimmt man sich die Zeit. Es ist wie beim Autofahren - man lernt es erst richtig, wenn man den Führerschein hat. Man lernt seine neuen Kollegen erst dann richtig kennen, wenn sie ihre Arbeit aufgenommen haben und mit ihnen Kilometer machen."

Mitarbeiter wirklich an Land ziehen

Bastiaan zufolge ist das, was Mitarbeiter brauchen, um in einer Organisation gut anzukommen, von Person zu Person unterschiedlich. Jedes Unternehmen sollte sich fragen, was die Grundlagen sind. Denken Sie dabei an die Unternehmenskultur bis hin zu abteilungsspezifischen Anweisungen. Es ist in Ordnung, wenn ein Teil des Onboarding-Prozesses maßgeschneidert ist, aber das ist bei weitem nicht immer möglich.

Bastiaan: "Organisationen, in denen jeden Monat Dutzende oder gar Hunderte von Mitarbeitern auf einmal eingestellt werden, können logischerweise weniger Anpassungen vornehmen. Neue Mitarbeiter durchlaufen oft einen kollektiven Onboarding-Prozess, bei dem eine persönliche Betreuung schwierig sein kann. In kleineren Organisationen ist ein personalisierter Ansatz möglich, aber dort ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Manager ihren eigenen Kurs fahren. Im Rahmen eines Einführungsprozesses sollte es auch Leitlinien, Instrumente und Anweisungen für Manager und Führungskräfte geben. Aber immer mit Raum für individuelle Bedürfnisse und Einsichten. "Der eine tritt schnell an einen Kollegen heran, der andere lieber nicht oder erst später. Als Führungskraft kann man das sehr gut spüren", so Bastiaan.

Sowohl für große als auch für kleinere Organisationen gilt es, den Onboarding-Prozess zu rationalisieren und mit festen Ankerpunkten zu versehen. Stellen Sie sicher, dass Sie die geplanten Schritte auch tatsächlich durchführen. Ein Mitarbeiter darf nicht zu früh entlassen werden. Dabei müssen Sie sich fragen, wie Sie die Menschen während des Onboardings erreichen, sie stimulieren und Schritt für Schritt mitnehmen, damit sie lernen und die DNA Ihrer Organisation vermitteln können.

Drei Stufen des Onboarding

Man kann die Menschen loslassen und sie ihren Weg finden lassen. Bastiaan: "In manchen Organisationen ist das möglich, und manche Mitarbeiter mögen das auch. Aber die meisten Menschen bevorzugen ein gut durchdachtes Onboarding". Dieses besteht aus drei Phasen: Preboarding, Onboarding und Postboarding.

• Mit Preboarding sorgen Sie dafür, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter wohlfühlen, bevor sie anfangen. In dieser Phase geben Sie praktische Informationen über den ersten Arbeitstag, die Arbeitszeiten, Parkplätze und Pausen.
• Das Onboarding beginnt am ersten Tag. Als Arbeitgeber sorgen Sie dafür, dass alle praktischen Dinge in Ordnung sind. Denken Sie an Arbeitsplatz, Computer und Anmeldecodes. Dann beginnt der schrittweise Onboarding-Prozess mit verschiedenen Messpunkten. Jeder Kontakt ist eine Gelegenheit, Feedback zum Prozess zu erhalten, und ist für Ihre Organisation wertvoll.
• Nach einem Jahr haben Sie und Ihr Mitarbeiter alles gesehen. Haben Sie noch Zweifel? Dann entscheiden Sie sich für eine noch individuellere Anpassung durch Post-Boarding.
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Wann ist das Onboarding erfolgreich?

Ob der Onboarding-Prozess erfolgreich ist, hat nicht unbedingt etwas mit der Dauer einer Arbeitsbeziehung zu tun. Schließlich kann jemand 10 Jahre lang nur widerwillig arbeiten. Das Onboarding ist dann erfolgreich, wenn sich ein Mitarbeiter wohlfühlt und Sie als Arbeitgeber oder Manager zufrieden sind. Vor allem, wenn jemand bereits im ersten Jahr an persönlichen Zielen arbeitet und operative Leistungen erbringt, obwohl das keine Voraussetzung ist: Es gibt zum Beispiel Trainee- oder Führungspositionen mit anderen (Zwischen-)Zielen.

Darüber hinaus ist Onboarding dann erfolgreich, wenn der Prozess in Ihrer Organisation verankert ist und wenn Führungskräfte und Ihre Mitarbeiter die Verantwortung für die Einführung und Unterstützung neuer Mitarbeiter übernehmen.

Was passiert, wenn Sie das Onboarding nicht richtig durchführen?

• Mangelnde Bindung an einen neuen Arbeitgeber. In der Zeit nach dem Bürgerkrieg ist dies ein echtes Risiko, wenn viele Menschen von zu Hause aus arbeiten.
• Die Leistung eines (neuen) Mitarbeiters bleibt hinter den Erwartungen der Person oder des Unternehmens zurück, was zu Frustration führt.
• Quiet quitting (Angestellte, die sich darauf konzentrieren, "das zu tun, was sie tun müssen" und nur die primären Aufgaben ihres Jobs ausführen; dieser TikTok-Trend wurde 2022 unter jungen Menschen populär).

Trends und Entwicklungen

Was sind laut Bastiaan die bemerkenswertesten Onboarding-Trends der Gegenwart?

1. Immer mehr Organisationen behaupten, ein Onboarding-Programm zu haben, weil sie dessen Mehrwert sehen. Sie müssen dieses Versprechen dann auch einlösen. Wenn das nicht der Fall ist, wirkt sich das auf die Motivation der neuen Mitarbeiter aus.
2. Jüngere Generationen von Bewerbern stellen heute Fragen zum Onboarding-Prozess. Sie erwarten gegenseitiges Engagement. Das Onboarding ist ein Beispiel dafür. Wenn Ihr Unternehmen in diesem Bereich etwas zu bieten hat, ist dies ein Anreiz für Bewerber, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden.
3. Die Zahl der digitalen Möglichkeiten , das Onboarding zu organisieren, nimmt zu. Sie werden zum Beispiel genutzt, um einen neuen Arbeitgeber kennenzulernen oder um relativ neue Mitarbeiter nach einigen Monaten einen Test machen zu lassen, um zu sehen, wie das Onboarding voranschreitet. Sie können beispielsweise Videos und andere Inhalte über Software und Apps teilen, um das Engagement zu erhöhen und neue Mitarbeiter vorzubereiten.

Außerdem: Think Online

Onboarding ist ein langer und intensiver Prozess. Organisation, Manager, Mitarbeiter: Jeder muss eine wichtige Rolle spielen. Wie stellen Sie als Organisation sicher, dass jeder genügend Aufmerksamkeit erhält und genau weiß, was er zu tun hat oder was in diesem Prozess erwartet wird? Bastiaan: "Neue Mitarbeiter müssen sich viel Wissen aneignen. Wie kann man (neue) Kollegen einbinden? Wie bringt man Menschen dazu, Wissen zu teilen und zu diskutieren? Wie erreicht man eine große Anzahl von neuen Mitarbeitern? Natürlich geschieht dies durch Treffen, Arbeitsgruppen und Konsultationen. Von Angesicht zu Angesicht, denn das gegenseitige Kennenlernen sollte nicht unterschätzt werden. Aber der Prozess kann auch online einen enormen Auftrieb erhalten.

Zenya, die Software von Infoland, ermöglicht die Sicherung des Onboarding-Prozesses. Bastiaan erklärt: "Wir haben kürzlich ein neues Modul, Zenya BOOST, zu unserer Software-Suite hinzugefügt. Mit diesem Softwarepaket können Sie Ihr Onboarding in Zenya verstärken. Sie können eine Kampagne einrichten, um eine große Gruppe neuer Mitarbeiter auf einmal zu erreichen. Dies ist zum Beispiel für große Organisationen nützlich. Mit BOOST können Sie interaktive Inhalte innerhalb einer Kampagne abwechseln und so den Onboarding-Prozess für verschiedene Generationen von Mitarbeitern, wie z. B. die Generation Z, interessant gestalten. Sie mögen interaktives, persönliches und digitales Onboarding, einschließlich Videos. Sie wählen immer die Inhalte, die am besten haften bleiben. Außerdem ermöglicht die Chatfunktion ein schnelles Kennenlernen, und das Gruppengefühl wächst."

Nicht nur neue Kollegen sollten einbezogen werden. Vergessen Sie nicht die Führungskräfte und Kollegen! Wenn Sie als Organisation wissen, wie Sie Onboarding angehen wollen, können Sie dies mit einer Software wie Zenya BOOST in eine Kampagne für neue Mitarbeiter und eine Kampagne für Führungskräfte umsetzen. Auf diese Weise sichern und strukturieren Sie erfolgreich die kontinuierliche Betreuung neuer Mitarbeiter.