Prozesse zu entwerfen, zu optimieren und zu implementieren: das ist ein Beruf für sich. Das Prozessmanagement ist einer der wichtigsten Schwerpunkte in der Qualitätssicherung - es steht oft im Mittelpunkt von Qualitätsmodellen wie den ISO-Normen oder dem INK-Modell, und das aus gutem Grund. In der Praxis zeigt sich oft, dass dies für Organisationen im Gesundheitswesen immer noch eine Herausforderung sein kann. Unser Kunde, das Wilhelmina Hospital Assen (WZA), arbeitet kontinuierlich an der Optimierung der Prozesse. In diesem Artikel gehen wir näher auf ein konkretes Beispiel dafür ein, wie sie dies tun.
Reibungslose Abläufe zu erreichen, ist gar nicht so einfach. Einer der Gründe dafür ist gleichzeitig das Kennzeichen von Prozessen: nämlich, dass mehrere Personen aus verschiedenen Organisationen, Abteilungen, Teams und Hierarchieebenen beteiligt sind. Ziel ist es, eine optimale, effiziente, effektive, sichere und zuverlässige Zusammenarbeit zu erreichen .
Ein weiterer Aspekt ist, dass die Prozesse eine Vielzahl von Aktivitäten miteinander in Einklang bringen müssen. Kees hat eine Reihe von Prozessen im WZA erfolgreich entworfen, optimiert und implementiert, wobei er sich auf die optimale Benutzerfreundlichkeit konzentrierte.
Kees sagt: "Was früher ein mühsamer Prozess mit vielen Unsicherheiten, Verzögerungen, Qualitätsproblemen und unnötigen Kosten war, ist jetzt ein rationalisierter und zuverlässiger Prozess geworden. Das ist genau das, was man will, wenn man nach Qualität und kontinuierlicher Verbesserung strebt. Das bringt viele Vorteile mit sich: nicht nur intern, sondern auch für den Patienten, für die Finanzabteilung und letztlich für die gesamte Organisation."
Im konkreten Beispiel des WZA geht es um die Beschaffung von neuen Geräten (CMT). CMT steht für die Beschaffung von Medizintechnik (MDR/Medizinischer Bund). Der von Kees eingerichtete Prozess wird unterstützt durch Zenya FLOW. Mit unserer Workflow-Management-Software richten Sie Formulare und Workflows ein, die genau auf Ihre Organisation und Ihre Prozesse abgestimmt sind.
Laut Kees sind dies die Ausgangspunkte für einen reibungslosen Prozess bei der Anschaffung neuer medizinischer Geräte:
Ein Prozess kann je nach Art der Anwendung aus 15 Prozessschritten bestehen. Kees gliederte den CMT-Prozess zunächst in fünf klare Stufen:
Kees sagt, dass in jeder Phase je nach Art der Anfrage die richtigen Fachleute (relevante Experten) einbezogen werden. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass die Infektionsprävention, der Implantatspezialist, die Medizintechnik oder die IKT-Abteilung einbezogen werden. Die Beschaffungsabteilung ist der Prozessverantwortliche für den gesamten Prozess.
Zenya FLOW sorgt dafür, dass die richtigen Fachleute zum richtigen Zeitpunkt eine Aufgabe oder E-Mail mit allen notwendigen Informationen und zusätzlichen Fragen erhalten. Welche Fragen sollten das sein? Kees bespricht und koordiniert das mit allen Beteiligten, damit auch wirklich die richtigen Dinge geteilt und erfasst werden. "Die Einbindung der verschiedenen Fachleute, die die Arbeit erledigen müssen, ist natürlich ein wichtiger Erfolgsfaktor für einen optimalen Prozess. Jede Phase wird von den richtigen Personen überprüft und freigegeben", erklärt Kees.
Ein weiterer Vorteil von Zenya FLOW ist, dass alle relevanten Formulare und Dokumente in der Akte gespeichert und zugänglich sind. Auf diese Weise haben Sie alles zur Hand und können jederzeit den Status des Antrags einsehen oder erhalten proaktive Signale, wenn Maßnahmen nicht innerhalb der vereinbarten Zeit abgeschlossen werden.
Bei der Entwicklung eines Standardprozesses besteht eine der größten Herausforderungen darin, zu bestimmen, was der Standard ist und was Ausnahmen sind. Kees hat für einige Ausnahmen sogar einen alternativen Weg durch den Prozess automatisiert, macht aber auch deutlich, dass man nicht alle Ausnahmen mit demselben Prozess kontrollieren sollte.
Kees: "In den letzten zwei Jahren haben etwa 230 Anwendungen diesen erneuten Prozess durchlaufen, und alle Beteiligten waren sehr zufrieden." Man kann also mit Fug und Recht behaupten, dass dies ein Paradebeispiel dafür ist, was erreicht werden kann, wenn man einen Prozess mit einem gut funktionierenden Workflow-Management-System (neu) gestaltet und erleichtert.
Unsere Workflow-Management-Software wird inzwischen von mehr als 400 zufriedenen Gesundheitseinrichtungen für alle Arten von Prozessen eingesetzt: Vorfallmanagement, Verbesserungsmanagement, Beschwerdemanagement und mehr.
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